И. Каравашкин – Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства (страница 44)

Но кроме внутренних связей, у компании существует и немалый набор внешних связей кадрового толка. Это непрерывная связь с различными фондами, службами и военкоматами. Вот здесь-то вообще никаких ошибок быть не должно, все транзакции должны быть расписаны не хуже, чем в инструкции по технике безопасности: ошибки могут стоить для компании очень дорого, как и для должностного лица.

В конце положения об отделе кадров не лишним будет раздел посвящённый «организационной работе». В самом простейшем виде – это, обычно, строчка содержащая утверждение, что отдел кадров осуществляет свою деятельность строго в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации. Но, лучше все же чуть расширить и углубить раздел, указав специфичные для организации в вопросах кадровой работы, моменты, например, про ненормированный рабочий день, командировки и так далее. Ведь при недостаточно чёткой организации труда в компании, возможны авралы. Когда необходимо подготовить огромный пакет документов по персоналу уже «вчера», или для систематической периодической аттестации работников, кадровикам необходимо убывать в служебные командировки в другой город.

В финале расписывается процедура реорганизационных мероприятий по отделу. Ведь отдел может быть, как упразднён, так и расширен, или переподчинён, или внутренне перестроен.

Положение об отделе кадров – документ не лишний, сложный, многопрофильный. Составляется как минимум на основе правовых актов более высокого порядка. Чем он продуманнее, структурирование, тем лучше для бизнеса. Усиленная детализация этого документа нужна, как руководитель компании, так и руководителю отдела. Разрабатывать и совершенствовать положение можно постоянно, замена устаревшего производится путём введения нового. Положение, оформленное на общем бланке, подписывает руководитель и передаёт на утверждение генеральному директору (руководителю организации).

Работа кадровика, как самостоятельная, так и в составе отдела кадров, определяется границами правового поля в области трудовых отношений. Трудовой кодекс – это настольная книга специалиста по персоналу, даже если должностными обязанностями у него является только обеспечение кадрового делопроизводства. В любой рабочей ситуации руководствоваться необходимо именно статьями кодекса, а в случае их относительно малой конкретики – законами и постановлениями. В самом сложном случае – судебной практикой.

Составляя правила внутреннего трудового распорядка можно использовать, как базу государственные нормативные акты из области трудового права. Но в таком случае уровень конкретики создаваемого документа будет недостаточен. В работе с персоналом существует огромное количество ситуаций, когда к работнику предъявляются некие требования. Э то может быть требование предоставить некий документ или какие-то сведения. Не обладая специфическими знаниями по теме кадровой работы, работник может отнестись негативно к такому требованию, что породит конфликтную ситуацию. Очень часто в ответ на просьбу принести какую-то справку или заполнить какую-то анкету, кадровик слышит в ответ: «А я не обязан». Вот именно для таких случаев необходимо разработать и утвердить в компании внутренний локальный акт, в котором будет подробно расписана вся иерархия документов, легитимирующая действия кадровой службы компании.

В трудовом кодексе в одних статьях чётко прописаны требования наличия определённых документов, в других какие-то документы и их наличие в документообороте организации упоминаются несколько расплывчато. Для повышения организованности и чёткости действий всех структурных единиц организации в целом, и отдела кадров в частности, следует определить их функции, затем проводится стандартизованная формализация бизнес-процессов. Вот почему, хоть должностные инструкции необязательны, а всё можно вписать в правила внутреннего трудового распорядка, разработка положения о должностных инструкциях важный момент в кадровой работе.

Вообще, самыми важными внутренними нормативными актами для кадровой службы можно считать положение о работе отдела кадров, должностные инструкции для работников отдела кадров и инструкции по кадровому делопроизводству в компании. Проработав и утвердив положение об отделе кадров, следующим шагом следует считать процесс разработки должностных инструкций.

Важно понимать, что в бизнесе, как и в юриспруденции существует правило: чего нет на бумаге, того нет и в природе. И, когда секретарь-делопроизводитель отказывается выполнить распоряжение начальника отдела кадров, мотивируя свой отказ тем, что он не обязан это делать, то это – конфликтная ситуация. Заставить начальник не может, а на просьбу как-то повлиять на работника, генеральный директор предлагает решать проблему самостоятельно, ведь для того и назначали главным по кадрам. Конечно, какое-то решение ситуации будет найдено, но сколько на это уйдёт времени, которое по факту – убытки для компании, так как непродуктивное. Так что должностные инструкции – это очень важно.

Должностная инструкция более конкретизированный регламент, чем просто ссылка на трудовой кодекс и классификационный справочник. Это основной организационный нормативный акт, описывающий модель поведения работника в рамках конкретных трудовых отношений. В инструкции описывается не только набор рабочих функций, но и требования к выполнению таковых, критерии оценки соответствия этим требованиям, логика и механика разрешения трудовых споров, система поощрения и вознаграждения за работу, условия наложения взысканий и прекращения трудовых отношений.

На возникновение вопросов относительно трудовых отношений, у работника всегда будет под рукой источник информации, и только в особо сложных случаях ему потребуется непосредственное обращение к начальству. То есть. Чем конкретнее должностная инструкция, тем меньше времени кадровик тратит время на разъяснительную работу по типовым ситуациям.

Качественно составленная должностная инструкция хорошее подспорье для разработки программы рекрутмента. Поиск и подбор работников на вакансии строятся на основе именно должностной инструкции, профессиограммы и экспертных заключений. В самых простейших случаях рекрутер для составления объявления о работе берёт соответствующую информацию из инструкции к определённой должности.

Составление должностной инструкции, даже самой простой, подразумевает наличие типовых показателей – должностных обязанностей и требований к квалификации – которые можно взять из соответствующих справочников или стандартов, а также специфичными для данной компании индивидуальных должностных обязанностей прочих правомочных требований к работнику.

Любая должность в компании может быть подразделена на три раздела: должностные обязанности, необходимые знания, требования к квалификации. В первый раздел вносят перечень основных функций, поручаемых работнику назначаемого на данную должность. При этом необходимо учитывать техничность и взаимозаменяемость выполняемых работ. Поэтому в разделе должны присутствовать конкретные обязанности, права и ответственность работника.

Раздел необходимых знаний должен содержать основные требования к работнику назначаемого на данную должность относительно специальных знаний, соответствующих знаний из области законодательства, правовых регламентов, положений, инструкций, директив, методов, средств, и прочих сведений необходимых для выполнения должностных обязанностей.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.