Эрика Дхаван – Цифровой язык тела. Как построить доверительные отношения и наладить коммуникацию на расстоянии (страница 22)
Как стать асом проведения собраний
Для того, чтобы успешно
Возьмем в качестве примера Джонатана, которого пригласили на видеоконференцию, намеченную на следующее утро. То, что его добавили в число участников так поздно, уже было причиной почувствовать себя недооцененным, еще до начала встречи и дискуссии. Дальше хуже: никто не сообщил ему, на какую тему будет проводиться собрание. Когда конференция началась, он быстро понял, что и у других участников нет ни малейшей идеи, зачем они здесь, кто еще входит в число собравшихся, как долго продлится собрание и почему это нельзя было обсудить по электронной почте.
Через пять минут после начала обсуждения Джонатан остановил организатора: «Извините, что перебиваю, – сказал он, – но пока мы еще не погрузились в обсуждение проблемы, не могли бы вы поделиться с нами, к чему мы хотим в итоге прийти и какова повестка собрания? И нельзя ли каждому из присутствующих дать десять секунд на то, чтобы представиться?» Сразу же была определена четкая цель. У каждого появилось ясное представление о том, что он может привнести в эту встречу и чего ему следует ожидать в будущем.
Как руководителю научиться проводить собрания, на которых каждый будет чувствовать, что его ценят и уважают?
Четко планируйте повестку дня и подробно продумывайте, какого результата вы ожидаете на выходе. Это свидетельствует о высоком уровне ответственности и о том, что вы цените время своих коллег. В начале собрания скажите: «Успешным итогом этого собрания было бы то-то и то-то». В конце подытожьте, достигли вы этого результата или нет; если нет, то перечислите, чего не хватает.
В начале каждой видеоконференции или конференцсвязи выделяйте пять минут на то, чтобы представить участников. Попросите каждого поделиться какой-нибудь новостью профессионального или личного плана. Это позволит укрепить доверие, выявить факторы уязвимости и лучше познакомиться с другими участниками мероприятия. За сутки до собрания разошлите участникам повестку дня и предложите каждому вести дискуссию по одному из вопросов. Периодически, а не только в конце конференции, просите каждого принимать участие в обсуждении. Если это конференцсвязь по телефону, запретите использовать кнопку «выключение микрофона», чтобы избежать неловких пауз и выполнения нескольких дел одновременно.
Из уважения ко времени других участников встречи не забывайте следить за тем, не может ли кто-то из них уже покинуть собрание. Например, один директор по цифровым технологиям компании из рейтинга
Проще говоря, мы все ценим собственное время. А если мы будем демонстрировать уважение к времени других людей, это колоссально увеличит ощущение удовлетворенности ситуацией и стремление работать.
• Убедитесь, что у каждого из присутствующих есть ответ на вопрос «Зачем я на этом собрании?».
• Планируйте только собрания, требующие минимальных затрат времени. Помните закон Паркинсона: работа заполняет время, отпущенное на нее.
• Начинайте и заканчивайте собрания вовремя.
• Перед собранием разошлите всем ясную повестку дня или четко сформулируйте, к чему вы в итоге хотели бы прийти.
• Каждую неделю организуйте «час виртуального офиса» – выход на связь по поводу мелких вопросов, для обсуждения которых не требуется общее собрание.
• Чаще пересматривайте список повторяющихся мероприятий и отменяйте те из них, которые уже не актуальны.
• Не организуйте встреч с более чем восемью участниками, если только это не стратегическое расширенное собрание коллектива, общее совещание или собрание с целью доведения важной информации до всего подразделения.
• Если вы пригласили на встречу кого-то из топ-менеджеров компании, четко укажите, насколько обязательным является его присутствие и сможет ли вместо него в случае необходимости присутствовать заместитель.
Перестаньте делать несколько дел одновременно
Сейчас 16:15, среда, и я одновременно отвечаю на свои электронные письма в одной вкладке браузера, делаю заблаговременные покупки к Рождеству в онлайн-магазине в другой и выбираю ресторан для ужина в третьей. Мне кажется, я почти нашла идеальный рождественский подарок… и тут чей-то голос возвращает меня к реальности: «Эрика, как вы считаете?.. Эрика. Эрика? Эрика!»
Точно. У меня же конференцсвязь. «Извините, у меня был выключен микрофон», – говорю я, хотя он вовсе не был выключен, я просто была погружена в свои мысли. О чем же только что шел разговор? Бизнес-план? «Да, я полностью согласна с последним утверждением», – выпалила я, судорожно закрывая свои полдесятка вкладок и переводя дыхание. Кто-нибудь заметил, что я не слушала? «О, прекрасно, это отличная новость, – говорит кто-то в ответ, – спасибо, Эрика». Чудом пронесло.
У каждого из нас есть слабые места. Мои – это многочисленные вкладки в браузере и кнопка отключения микрофона. Все знают, что совмещать звонки по телефону или видеоконференции с другими делами – очень легко, но рискованно. Лично я, каюсь, прекрасно знаю на своем опыте, как это уменьшает способность понимать услышанное. Но по крайней мере я в этом не одинока. Согласно одному исследованию, примерно 65 % респондентов признались, что во время видеоконференций параллельно занимаются другими делами или отвечают на сообщения[47].
Именно поэтому я взяла за правило запрещать использование кнопки отключения микрофона во время конференций с членами моей команды. Кроме того, я стараюсь планировать только действительно нужные собрания и приглашать на них только тех участников, которых обсуждение действительно касается, чтобы у коллег не было причин во время обсуждения бесцельно витать в облаках.
Однажды я проводила мастер-класс для 30 представителей фармацевтической компании. Все казались заинтересованными, за исключением одной женщины в заднем ряду, которая не отрывала глаз от своего телефона. И даже когда я была буквально в метре от нее, она так и осталась слово приклеенной к экрану. Это раздражало меня и даже отвлекало других присутствующих. При этом по должности она была едва ли не самой старшей из присутствующих! Мы все хотя бы раз так делали. И поэтому наша задача – знать о рисках такого поведения и понимать, как это влияет на
Понять, зачем нам
Воспользуйтесь приведенной ниже шкалой оценки, чтобы понять, выполняется ли установка на
Глава 5. Общаться внимательно
Я была младшим ребенком в семье иммигрантов из Индии, и потому довольно легко схватывала основы английской грамматики. Но поначалу мне не хватало понимания некоторых контекстуальных нюансов, которые были очевидны для моих сверстников. Помню, как однажды предложила одноклассникам пойти в местный ресторан со своей семьей. В какой-то момент подруга шепнула мне, что официанты считают нас «грубыми». Никто не говорил ничего, что могло бы вызвать такую реакцию, все дело было в тоне общения. Понимаете ли, когда люди просят что-то на индийском английском, они используют нисходящую интонацию, и это звучит больше как утверждение, чем как вопрос. Большинство американцев привыкли к тому, что просьба должна заканчиваться восходящей интонацией. И тогда я точно поняла, что моя подруга имела в виду: мы с моей семьей, сами того не подозревая, в ресторане вели себя как хозяева, которые отдают приказы слугам!
Когда люди общаются, они неосознанно добавляют к словам широкий спектр контекстуальных сигналов, которые помогают читать между строк. Например, значение фразы «Обожаю этот фильм» будет абсолютно разным в зависимости от того, будете ли вы, произнося ее, кивать головой, подкатывать глаза и подмигивать.
Как я уже отмечала ранее, мы все – «иммигранты» в сегодняшнем цифровом мире, и, чтобы научиться понимать, что именно другие имеют в виду, используя контекстуальные сигналы, нам нужны время, терпение и даже немного усилия мысли.
В качестве примера рассмотрим ситуацию, которая случилась на