Дэниел Левитин – Организованный ум (страница 81)

Директор отдела корреспонденции Белого дома во времена первого президентского срока Обамы Майк Келлехер говорит, что каждую неделю в офис поступает 65 000 бумажных писем, 500 000 электронных писем, 5000 факсов и 15 000 телефонных звонков[775]. Чтобы тратить хотя бы минуту на каждую входящую единицу, потребуется 9750 человеко-часов, то есть 244 сотрудника, занятых полный рабочий день. Такие объемы предполагают быстрое разделение и расстановку приоритетов, которые Эд Литтлфилд использовал для сортировки своей почты, когда был членом правления компаний Wells Fargo, Chrysler и Utah International. В офисе Келлехера 49 штатных сотрудников, 25 стажеров и небольшая армия добровольцев. Бумажные письма в зависимости от получателя (первая леди, собака первой леди, дети, вице-президент, секретариаты кабинета министров, такие как министерство жилищного строительства, министерство транспорта или министерство обороны) раскладываются по ящичкам и гнездам сотен специальных шкафов, похожих на те, которые мы видим в помещении для почтовых служащих. С такими входящими объемами делегирование необходимо. Белый дом не может объявить, что не в состоянии справиться с электронной почтой[776], как предложил Лоренс Лессиг в главе 3. Можно представить, что сотни тысяч писем, обычных и электронных, адресованы президенту, при этом многие вопросы касаются дел, находящихся в юрисдикции определенных департаментов администрации или непосредственно входящих в их обязанности. Вопросы здравоохранения, экономической политики или ветеранских пособий направляются в соответствующие отделы. Большая часть входящей корреспонденции – это просьбы к президенту написать поздравления по самым разным поводам, например создание организации Американских скаутов, столетний юбилей, золотая свадьба и много других, которые Белый дом старается отмечать. Эти просьбы попадают в канцелярию президента. И опять же, не существует централизованных принципов и инструкций касательно сортировки и хранения электронной почты; сотрудники используют любые методы, которые считают приемлемыми, до тех пор, пока те должным образом могут обеспечивать работу.

Все чаще пользователи электронной почты заводят несколько отдельных учетных записей. У Очень Успешных Людей, кроме одного-двух личных адресов, могут быть два рабочих ящика: один для тех, с кем они регулярно общаются, а другой проверяют их помощники. Это помогает разбить дела на категории, а также меньше отрываться от работы: вы можете отключить все свои аккаунты на тот час, когда требуется трудиться с максимальной продуктивностью, за исключением разве что того адреса, который служит для срочной связи с помощником и начальником. Самый продуктивный способ применять несколько учетных записей – использовать одну компьютерную программу, куда будут приходить письма со всех адресов. Большинство программ для управления электронной почтой, включая Outlook, Apple Mail, Gmail и Yahoo! позволяют загружать в интерфейс любую почту с какого угодно сервиса. Преимущество заключается в том, что, если все ваши учетные записи отображаются в одном интерфейсе, легче найти искомое, потому что не нужно входить в несколько аккаунтов ради конкретного адреса или документа. Кроме того, между категориями нет четких границ. Приглашение на ужин от коллеги может появиться в рабочем ящике, но нужно согласовать его с женой, которая отправила свое расписание на ваш личный адрес.

Еще раз повторю то, о чем уже говорил в главе 3. Некоторые люди, особенно с синдромом дефицита внимания, паникуют, если не видят свои документы открытыми. Организация электронной почты на компьютере – процесс довольно напряженный, и поэтому часто необходимо распечатывать документы – система, которую предлагает Линда. Существуют открытые шкафчики и стенды для бумаг, так что их совсем не обязательно прятать в ящики. Некоторые просто не могут создавать или поддерживать системы хранения, не в силах понять идею помещения вещей в отсеки: либо им это невозможно осознать, либо это нарушает их творческий процесс. Это связано с разницей двух систем внимания, о которых я писал в главе 2. Творческие люди работают гораздо лучше, если отвлекаются на мечтания и фантазии. Чтобы распределять информацию по маленьким отсекам, требуется не только включенность, но и работа в центральном режиме исполнения. Напомним, что они работают как качели: если вы в одном режиме, вы не можете быть в другом. Следовательно, многие творческие люди сопротивляются описанным здесь странным системам, где все разбито на категории. Практически во всех сферах жизни, в науке и искусстве, в любой профессии, от юристов до врачей, найдутся те, кто сопротивляется структурированию. В этих случаях они либо нанимают помощников, чтобы те создавали за них систему хранения документов, либо объявляют о своей несостоятельности в этом вопросе, и тогда их дела повсюду начинают скапливаться грудами.

Возьмем, к примеру, Джеффа Моджайла – творческого и продуктивного генетика, исследующего поведение. Его система организации хранения безупречна: на столе всегда чисто, и единственное, что на нем лежит, – необходимые для работы вещи, причем сложенные аккуратными стопками. Другая крайность – Роджер Шепард, чей офис всегда выглядел так, будто там только что бушевало стихийное бедствие. Стол был завален грудами бумаг, причем они лежали там столько времени, что он даже не помнил, какого цвета стол. Кучи документов были везде, где находилось свободное место, включая журнальный столик, пол и подоконники. Едва можно было проложить себе путь от двери до стола. Но Шепард всегда знал, где что находится, благодаря удивительно развитой временной и пространственной памяти. «Эти груды здесь лежат уже пять лет, – сказал он, – а вот эта – всего месяц»[777]. Когда я был студентом, прогулка по коридору от кабинета Роджера Шепарда до комнаты Амоса Тверски была отрезвляющим наблюдением контрастов. У Амоса был такой чистый и опрятный офис, что посетители иногда невероятно пугались; на его столе никогда ничего не было. Годы спустя его ближайший сотрудник, Даниэль Канеман, признался: «Да, стол был чистым. Но вам никогда не захотелось бы заглянуть в его ящики и шкафы!»[778] Аккуратный человек и организованный – не обязательно одно и то же[779].

Изучающий психологию личности Лью Голдберг известен как открыватель «Большой пятерки черт личности», он также разработал систему хранения корреспонденции и оттисков статей других ученых. Коллекция перепечатанных статей состояла из 72 тематических категорий, и каждый материал был представлен, как вы догадались, на индексной карточке 7×12 см. Они «жили» в деревянных библиотечных каталогах и были связаны перекрестными ссылками по автору, названию и теме. Голдберг находил в каталоге нужную карточку, которая направляла его к одной из нескольких сотен папок на кольцах, занимающих всю стену в его кабинете, от пола до потолка. Эта система исправно работала долгих пятьдесят лет, но Лью признаёт, что она не для всех. Его коллега из Орегонского университета Стив Кил – один из первых, изучавших механизмы синхронизации мозга, – был в этом отношении похож на Роджера Шепарда: копил все кучами и грудами. «Стив был известен самым неряшливым кабинетом в мире, и все же он всегда мог найти там все. Повсюду лежали кучи, кучи и кучи вещей и бумаг. Например, вы входили к нему со словами: “Стив, я знаю, что это не ваша область, но мне вдруг стало интересно, как люди зацикливаются на движущейся визуальной цели”. И он отвечал: “О, у меня есть студент, который в 1975 году написал об этом статью, я еще не проверил ее, она… вот здесь”».

Однако есть кучи, а есть – кучи. Часто их создатели просто откладывают решение о том, что сохранить, а что выбросить; они не могут решить, актуально это или уже нет. Важно регулярно просматривать эти кучи, чтобы немного уменьшать их, сокращать количество, «причесывать» и перекладывать бумаги из одной в другую: не все в них востребовано.

Вспомните систему, позволяющую все хранить на компьютере, которую продвигал в главе 3 старший научный сотрудник Microsoft Малколм Слейни. Джейсон Рентфроу, ученый из Кембриджского университета, соглашается, добавляя, что «Gmail не организует ваши файлы, но при этом позволяет очень легко получить к ним доступ и возможность поиска. В некотором смысле это похоже на применение поисковика Google, равно как и на программу “Поиск”. Может, даже не стоит думать о том, чтобы складывать все в папки: заведите одну папку для всего, а затем используйте функции поиска, чтобы найти то, что хотите. Можно ограничить лишь дату, содержание, название и так далее».

Как перестать заниматься несколькими делами одновременно и предусмотреть неудачи

В главе 6 я привел доказательство того, что мультизадачность нельзя считать оптимальной стратегией для выполнения большого объема работы. Но реально ли отказаться от столь заманчивой возможности: разве не способность делать все сразу так нужна нам в деловом мире? Профессор Стэнфордского университета Клиффорд Насс, как и многие другие, считал, что мультизадачные сотрудники – это суперлюди, умеющие с успехом решать несколько задач одновременно: говорить по телефону, проверять почту, вести беседы и писать сообщения. Он предположил, что они могут последовательно переключать внимание на все цели, которые выстраиваются в их голове определенным порядком.