Бэйли Крис – Гиперфокус. Как я научился делать больше, тратя меньше времени (страница 10)

Это не значит, что нельзя как-то выйти из положения, действуя в режиме автопилота. Реагируя на все поступающие рабочие задачи, можно держать под контролем большинство из них и оставаться достаточно продуктивным, чтобы не потерять работу. Но автопилот не позволяет значительно продвинуться в работе. Подозреваю, вам платят не за то, чтобы вы, как сортировщик на почте, по мере поступления направляли письма, беседы и сообщения в мессенджерах в нужных направлениях. Нам иногда приходится это делать, как и реагировать на поступающие непредвиденные запросы. Но при любой возможности надо активно выбирать, на что вы хотите потратить время и внимание.

Если вы еще этого не сделали, сейчас отличный момент, чтобы заполнить таблицу 2×2 – распределить стандартные ежемесячные задачи на основании того, продуктивны они или нет, привлекательны или нет. Парадоксально, что, пока вы трудитесь на офисных галерах, инвестировать в собственную продуктивность почти невозможно. Дело в том, что вам необходимо успевать делать слишком много – ходить на встречи, участвовать в электронной переписке с массой участников, сдавать проекты в срок. По этой причине лучшие приемы повышения продуктивности – те, которые требуют, чтобы вы сделали шаг в сторону и отключились от работы. Тогда у вас в голове появится пространство, которое позволит критически осмыслить, как можно подойти к работе по-другому. И когда вы вернетесь к ней, то сможете работать умнее, а не просто усерднее. Выявив четыре типа рабочих задач, вы, в частности, делаете такой «шаг в сторону». Сейчас лучший момент для этого – особенно перед чтением следующего раздела. Это займет всего пять – семь минут.

Исследуя внимание и намерения в течение нескольких лет, я разработал несколько повседневных упражнений, которые помогают поставить перед собой цель. Вот три моих любимых упражнения.

1. Правило трех

Если вы уже знакомы с моими текстами, этот раздел, наверное, можно пробежать по диагонали. Если нет, разрешите мне представить «Правило трех». Начинайте день с выбора трех задач, которые хотите завершить к вечеру. Список дел нужен нам для детализации предстоящих действий, а эти три намерения необходимо направить на важнейшие задачи.

В дни, когда расписание жестко зафиксировано – например, когда вы находитесь на конференции, – порой невозможно самому решить, на что потратить время и внимание. Однако можно изменить отношение к вещам, которые необходимо сделать. Например, вместо намерения «послушать выступления на конференции» запланируйте «поговорить с пятью новыми людьми на фуршете».

Я проделываю это каждое утро – с тех пор, как много лет назад услышал об этом правиле от Джея Ди Майера, директора по переходу на цифровые технологии Microsoft. Правило выглядит обманчиво просто. Определяя в начале дня всего три главных для вас задачи, вы добиваетесь нескольких целей. Вы решаете, что сейчас важно и что неважно – ограничения, наложенные правилом, показывают, что имеет для вас первостепенное значение. Кроме того, правило обеспечивает вам некоторую гибкость действий в пределах дня. Если он забит встречами, это, возможно, определит их объем и содержание, а свободный день можно посвятить более важным и не таким срочным делам. Если возникнут непредвиденные обстоятельства и проекты, можно будет пересмотреть очередность новых и уже сложившихся планов. Поскольку три задачи хорошо помещаются в пространство внимания, вы относительно легко сможете вспомнить изначальные намерения.

Обязательно держите три главные задачи на виду – я записываю их на большой белой доске в кабинете или, если я в отъезде, над списком дел на день, который программа OneNote синхронизирует между моими гаджетами. Возможно, вам будет полезно назначить три задачи на неделю, а также выбрать три ежедневных не относящихся к работе дела – например, не вспоминать о работе во время ужина, зайти вечером в спортзал или собрать чеки для налоговой декларации.

2. Задачи с максимальными последствиями

Второе правило при определении намерений, которое мне очень помогает, – решить, какие дела в списке моих задач имеют максимальные последствия.

Если вы привыкли составлять список дел (а я горячо это рекомендую и ниже расскажу, какую пользу это может принести), задумайтесь на секунду о том, какие последствия может иметь каждое из них – как кратковременные, так и долговременные. Главные задачи в этом списке – те, которые приведут к самым значительным положительным последствиям.

Что изменится в мире – или в вашей работе и жизни, если вы потратите время на выполнение каждого из пунктов? Какая задача, как упавшая костяшка домино в длинном ряду, запустит цепную реакцию и в итоге приведет к впечатляющему результату?

Еще один способ оценить ситуацию: решая, что нужно сделать, думайте не только о немедленных последствиях своих действий, но и о влиянии второго и третьего порядка. Например, вы решаете, стоит ли заказать на десерт торт «Муравейник». Немедленным последствием этого решения будет удовольствие от поедания сладкого. Но последствия второго и третьего порядка могут оказаться весьма печальными – например, вы потом будете ужасно себя чувствовать, или наберете вес, или нарушите предписанный режим питания.

Это сильная идея, которую стоит хорошо усвоить, особенно потому, что многие важные задачи часто не относятся к тем, которые кажутся наиболее срочными и продуктивными в конкретный момент. Например, составление справочника для новых сотрудников может показаться не таким полезным делом, как ответ на десяток электронных сообщений, однако справочник сократит время адаптации новых сотрудников, вызовет у них ощущение радушного приема и повысит продуктивность. А значит, это задача с максимальными последствиями. Такими задачами могут быть автоматизация повторяющегося процесса, который вас раздражает, распределение ролей в текущем проекте или подготовка программы, которая позволит сотрудникам делиться знаниями.

Если в вашем списке много дел, спросите себя: какие из них приведут к самым важным последствиям? Это упражнение хорошо работает в сочетании с распределением дел по четырем группам. Как только вы расставите их в сектора необходимого, целенаправленного, отвлекающего и малозначимого, спросите себя: какие из необходимых и целенаправленных дел могут запустить цепную реакцию?

3. Ежечасный сигнал к осознанности

Определить три намерения на день и отдать приоритет задачам с самыми важными последствиями – отличный способ действовать целенаправленно каждый день и каждую неделю. Но уверены ли вы, что действуете осознанно в каждый момент времени?

Когда речь идет о продуктивности, эти моменты имеют первостепенное значение – бесполезно ставить себе цели и формулировать задачи, если вы ничего не делаете для их воплощения в течение дня. Мой любимый способ контролировать, что я придерживаюсь своих целей, – как можно чаще проверять, чтó занимает мое пространство внимания. Это позволяет понять, сосредоточен ли я на важных вещах, которые имеют серьезные последствия, или соскользнул в режим автопилота. Для этого я использую ежечасный сигнал к осознанности.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.