Андрей Ивлев – Управление изменениями. Как успешно трансформировать бизнес в меняющемся мире (страница 2)
Как это работает?
Система управления ставит цель, формирует управляющее воздействие и передает его объекту управления.
Объект управления реагирует на это воздействие и меняет свое состояние.
Информация о состоянии объекта по каналу обратной связи возвращается в систему управления.
Система управления сравнивает текущее состояние с целевым, видит отклонение и формирует новое управляющее воздействие, чтобы скорректировать отклонение.
Простой пример: термостат и отопительная система.
• Система управления: термостат
• Объект управления: отопительная система + помещение
• Цель: температура 22 градуса
• Датчик: термометр (обратная связь)
Термостат получает информацию, что температура 20 градусов. Он сравнивает с целью (22 градуса), видит отклонение (-2 градуса) и включает отопление. Температура растет. Когда она достигает 22 градусов, термостат выключает отопление. Это элементарный контур управления, но принцип тот же самый работает и в управлении компанией.
Из модели Винера следуют три необходимых следствия эффективного управления:
Условие 1: Разотождествленность СУ и ОУ
Система управления и объект управления должны быть различимы, разделены. Звучит очевидно, но на практике это условие часто нарушается. Владелец малого бизнеса одновременно является и системой управления, и исполнителем. Он не может посмотреть на ситуацию со стороны, потому что находится внутри нее.
Для эффективного управления нужна позиция наблюдателя, внешняя по отношению к объекту управления. Нужно уметь выйти "над" деятельностью, посмотреть на нее сверху. Это особенно важно для управления изменениями. Чтобы управлять деятельностью, нужно выйти за ее пределы.
Условие 2: Наблюдаемость объекта
Система управления должна получать информацию о состоянии объекта управления. Если вы не видите, что происходит с объектом, вы не можете им управлять. Это как вести машину с завязанными глазами. В бизнесе наблюдаемость обеспечивается системой отчетности, показателей, метрик. KPI, финансовая отчетность, операционные данные – всё это инструменты наблюдаемости.
Плохая наблюдаемость – одна из главных причин неудач в управлении изменениями. Руководитель не видит реального положения дел и принимает решения вслепую. Или управляет только тем, что видит как объект управления, его часть или считает что « это нечто » и есть объект управления
Условие 3: Влияние на объект
Система управления должна иметь возможность воздействовать на объект управления. Недостаточно просто наблюдать – нужно иметь возможность влияния.
В бизнесе это полномочия, ресурсы, власть. Иногда менеджеру поручают управлять изменениями, но не дают ни полномочий, ни ресурсов. В такой ситуации управление невозможно по определению.
Практический вывод:
Прежде чем начинать управление изменениями, убедитесь, что выполнены все три условия:
1. Вы можете занять позицию над деятельностью (разотождествленность)
2. У вас есть информация о реальном положении дел (наблюдаемость)
3. У вас есть рычаги влияния (возможность воздействия)
Система управления выполняет несколько ключевых функций.
Разные авторы выделяют разное количество функций, но есть базовый набор, который признается всеми:
Планирование
Определение целей и способов их достижения.
Планирование отвечает на вопросы:
• Куда мы хотим прийти?
• Как мы туда придем?
• Какие ресурсы нам нужны?
• Сколько времени это займет? Планирование бывает стратегическим (долгосрочным) и оперативным (краткосрочным).
Организация Создание структуры и распределение ресурсов для выполнения планов. Организация отвечает на вопросы:
• Кто будет это делать?
• Как распределены роли и ответственность?
• Какие процессы и правила необходимы? Результат организации – организационная структура, регламенты, процедуры.
Мотивация Создание условий, при которых люди хотят достигать целей организации. Мотивация работает с потребностями, интересами, стимулами людей.
Контроль Измерение результатов и сравнение их с планами. Контроль отвечает на вопросы:
• Что получилось?
• Есть ли отклонения от плана?
• Почему возникли отклонения?
Координация Согласование действий разных частей организации. Координация обеспечивает, чтобы все работали слаженно, как единое целое.
Корректировка Изменение планов или действий на основе результатов контроля. Корректировка замыкает управленческий цикл и связывает управление с изменениями.
Важно:
Управление реализует все эти функции, но сводится к трем функциям
базовой
схемы кибернетики Функции "видеть" (контроль), "решить" (планирование), "сделать" (организация) становятся ключевыми в контексте изменений.
Система управления – это не монолит, а сложная конструкция из нескольких подсистем:
Подсистема позиционирования – фиксирует и удерживает долговременные интересы организации
Подсистема целеполагания – формирует цели организации
Подсистема наблюдения – фиксирует параметры ОУ, значимые для целедостижения
Подсистема сравнения – оценивает насколько фактические значения параметров ОУ соответствую целевым , заданным
Подсистема выявления проблемы и постановки задачи – формулирует причину отклонения текущих значений параметров от целевых как управленческую проблему и вырабатывает задачу на коррекцию
Подсистема ситуационной оценки – оценивает и вырабатывает альтернативы возможности для решения поставленной задачи
Подсистема принятия решения – выбирает из альтернатив наиболее эффективную с точки зрения позиционных интересов
Подсистема оформления принятого решения – переводит решение в логику и язык процессов ОУ
Подсистема ввода решения – осуществляет императивное воздействие на параметры процессов ОУ для приведения их в целевое значение
Все эти подсистемы должны работать согласованно.
Сбой в любой из них приводит к проблемам управления.
Резюме главы
1 Управление – многогранное понятие: это наука, искусство, функция, процесс и аппарат одновременно.
Фундаментальная модель управления – контур с обратной связью Винера.