Алексей В. Кузьмин – Планируй, управляй, достигай! Практическое руководство по эффективным дорожным картам проектов в эпоху цифровых трансформаций (страница 8)

Пример (очень упрощенный):

Разработка проекта строительства новой АЭС начнется, очевидно, с четкого определения цели: «Построить и ввести в эксплуатацию атомную электростанцию мощностью X Х00 МВт к 20XX году с соблюдением всех норм безопасности и экологических стандартов». Scope проекта будет включать все этапы: от изысканий и проектирования до запуска первого и последующих энергоблоков.

Шаг 2: идентификация ключевых этапов

Разбейте путь к цели на крупные этапы и ключевые события (вехи) проекта внутри этапов. Это поможет структурировать работу и сделает проект более управляемым. Для каждого этапа определите ключевые результаты и примерные сроки их достижения.

Пример:

В проекте АЭС ключевыми этапами могут быть (сроки – условные):

1. Инженерные изыскания, проектирование и согласования (2 года).

2. Подготовка площадки (1 год).

3. Строительство основных объектов (4 года).

4. Монтаж оборудования (2 года).

5. Пусконаладочные работы и ввод в эксплуатацию первого энергоблока (1 год).

…

Шаг 3: детализация задач

Для каждого этапа определите конкретные задачи, которые необходимо выполнить. Это поможет команде понять, что именно нужно делать на каждом этапе проекта.

Пример:

Для этапа «Подготовка площадки» в проекте АЭС могут быть следующие основные задачи:

1. Расчистка территории.

2. Создание временной инфраструктуры (дороги, электричество, водоснабжение).

3. Организация строительного городка для рабочих и пр.

…

Шаг 4: определение зависимостей и сроков

Выявите связи между задачами и этапами. Какие задачи должны быть выполнены до начала других? Какие могут выполняться параллельно? Это поможет оптимизировать процесс и избежать простоев.

Пример:

В проекте АЭС нельзя начать строительство основных объектов, пока не завершена подготовка площадки. Однако параллельно с подготовкой площадки может идти процесс закупки и изготовления оборудования с длительными сроками производства для будущей АЭС.

Шаг 5: обеспечение ресурсами

Определите, какие ресурсы (трудозатраты специалистов, материалы, оборудование, финансы) необходимы для выполнения каждой задачи. Это поможет избежать перегрузки команд, простоев и обеспечит своевременное выполнение работ.

Пример:

Для геологических исследований в проекте АЭС потребуется команда геологов, специальное оборудование для взятия проб и анализа грунта, места для размещения людей, питание, транспорт для доставки оборудования на место и т. д.

Шаг 6: определение ключевых показателей эффективности (KPI)

Установите измеримые показатели, по которым вы будете оценивать прогресс и успех проекта. Это могут быть сроки выполнения этапов и вех, качество работ, бюджетные показатели и пр.

Пример:

Для проекта АЭС KPI могут включать:

1. Соблюдение сроков выполнения каждого этапа и вех.

2. Отсутствие превышения бюджета более чем на 5%.

3. Соответствие всем нормам безопасности (0 серьезных нарушений).

4. Энергоэффективность станции после запуска (не менее XХ%).

Шаг 7: визуализация дорожной карты

Теперь, когда у вас есть вся необходимая информация по этапам, вехам и задачам, пришло время визуализировать ее в форме дорожной карты.

Выберите подходящий тип (рассматривали в главе 2) и инструмент (см. ниже) для создания наглядного и в меру информативного представления вашего проекта.

Инструменты и сервисы визуализации

Выбор правильного инструмента для визуализации вашей дорожной карты может значительно повлиять на ее эффективность и восприятие заинтересованными сторонами.

Рассмотрим наиболее популярные варианты:

1. Списки или таблицы (Word или Google Docs, Excel или Google Sheets)

Наиболее распространенный и быстрый, хотя и не самый визуально привлекательный для коммуникации инструмент. Может быть удобным первым шагом для дальнейшей качественной визуализации дорожной карты – быстрое составление и редактирование текстовой основы, а затем ее перенос в более подходящий формат для презентации.

Плюсы:

• Доступность и простота использования.

• Гибкость в настройке и форматировании.

• Возможность легко обновлять данные.

Минусы:

• Ограниченные возможности визуализации.

• Может быть сложно для восприятия при большом объеме данных.

• Не всегда удобно для совместной работы в реальном времени.

Пример:

Мероприятия дорожной карты «Искусственный интеллект» по развитию ИИ-технологий в России до 2030 года, подготовленной Сбербанком для государственной национальной программы, представлены в виде таблицы [31].

2. Программы для создания презентаций (PowerPoint, Google Slides)

Также широко распространенный и гибкий в использовании инструмент, но также может быть неудобен для совместной работы.

Плюсы:

• Широкие возможности для дизайна и визуализации.

• Удобство при презентации проекта стейкхолдерам.

• Возможность создания интерактивных элементов.

Минусы:

• Может быть сложно поддерживать актуальность при частых изменениях.

• Ограниченные возможности для совместной работы в реальном времени.

• Не всегда удобно для представления дорожных карт проектов со сложной структурой, например Национальной технологической инициативы (НТИ).

Пример: