Александр Яныхбаш – Презентации и выступления: кратко, ясно, просто. Подготовка и проведение публичных выступлений (страница 2)

– Нет.

• Встреча с командой.

Тимлид решил произнести небольшую вдохновляющую речь, чтобы поддержать коллег по завершении сложного проекта, но ушел в детали, «загипнотизировал» всех монотонным голосом – и всё превратилось в микс инструкции с банальностями.

– Почувствовали ли коллеги поддержку и ушли ли воодушевленными?

– Нет.

Вы спросите: каково же решение? Как изменить ситуацию и сделать так, чтобы презентации и выступления работали на спикера, а не против него; чтобы помогали убеждать, объяснять или продавать?

Решение – системная подготовка и комплексное развитие спикерских умений. Наши умения должны касаться разных аспектов презентационного процесса. Вспомним список «вредных» советов: ошибки, перечисленные в нем, можно разбить на три группы. И точно так же можно систематизировать корректные действия оратора, если «развернуть» формулировки ошибок на 180 градусов. Соответственно, образуется три группы спикерских умений:

1. Работа с материалом презентации, структурирование речевого контента.

2. Визуальное оформление презентации (слайдов).

3. Работа с аудиторией, навыки проведения выступления.

Из этих трех глобальных аспектов и складывается полноценное владение спикерским мастерством.

Аналогичным образом эта книга состоит из трех частей: 1) подготовка структуры (плана) презентации; 2) создание прототипов слайдов; и 3) советы и рекомендации по проведению публичных выступлений.

Для кого эта книга?

Книга написана для всех, кто берет на себя роль спикера. Сегодня практически любая должность предполагает развитие презентационных навыков. Они необходимы, если:

• вы владелец или менеджер продукта и совмещаете аналитические и сейлз-функции, – соответственно, без презентаций не проходит и недели;

• вы менеджер по продажам или развитию бизнеса и проводите презентации для клиентов или партнеров – потенциальных или существующих;

• вы маркетолог или бренд-менеджер и проводите как внешние презентации (например, выводя на рынок новый продукт), так и внутренние (например, донося информацию до менеджеров из других департаментов);

• вы руководитель или тимлид и развиваете команду, проводите совещания с утверждением планов, мотивируете сотрудников и даже занимаетесь внутренним обучением коллег;

• вы эксперт в какой-либо сфере и вас регулярно приглашают с докладами на митапы или отраслевые конференции;

• вы начинающий предприниматель, «сбежавший» из офиса, или лидер стартап-команды, и перед вами встала необходимость презентовать свои проекты потенциальным партнерам и инвесторам;

• вы первое лицо компании и занимаетесь продвижением бренда, выступаете на крупных мероприятиях;

• вы HR-специалист или бизнес-тренер и проводите адаптационные, обучающие мероприятия или вебинары;

• вы менеджер по рекламе, специалист по стратегическому развитию, бизнес-аналитик, консультант, разработчик, лектор, ведущий детских праздников – иными словами, вы работаете с публикой.

Независимо от того, где вам предстоит выступать – с крупными ли докладами на конференциях или на небольших встречах с клиентами в офисе; вне зависимости от сферы вашей деятельности и опыта работы; независимо от частоты презентаций – пять раз в неделю или всего лишь дважды в году, эта книга для вас.

Как пользоваться книгой и какие задачи она помогает решить?

Все три части книги помогают последовательно создать полноценную презентацию.

Часть I содержит алгоритм создания презентации. Следуя этому алгоритму, вы проработаете план выступления, который поможет вам логично и последовательно излагать свои мысли.

Часть II описывает технологию создания раскадровки. Раскадровка позволяет подобрать ряд наиболее эффективных слайдов, поддерживающих ваше повествование.

Часть III поможет настроиться на выступление. Она содержит советы и лайфхаки, помогающие спикеру удерживать внимание публики, научиться работать с волнением, использовать невербалику, жесты и т. д.

Однако в некоторых случаях достаточно воспользоваться лишь отдельными частями книги. Рассмотрим эти сценарии.

Четыре ситуации, когда пригодится книга

В русском языке у термина «презентация» непростая судьба. Только представьте: в кабинете проходит презентация, на которой человек показывает презентацию. Вот почему многие коллеги по цеху сразу прибегают к синонимам: «не презентация, а выступление» или «не презентация, а слайды». Так и в вашей работе: как ни парадоксально, вам приходится иметь дело с презентациями и с презентациями. Сегодня вы готовитесь к докладу на форуме, а завтра будете делать слайды, которые ваш руководитель вставит в квартальный отчет для совета директоров. А иногда наоборот – бывает, хотя и редко, что слайды вовсе не нужны… Как пользоваться книгой в том или ином случае?

Ситуация 1. Доклад или «живая» презентация на публике

Помните лонг-лист разных видов презентаций и выступлений из самого начала? Неважно, предстоит ли вам научная конференция или лекция, презентация клиенту или руководству, питч инвестору или защита проекта на конкурсе. Как правило, всё это и есть то самое «выступление-со-слайдами» (презентация с показом презентации).

Итак, для проработки первого сценария вам понадобятся:

Часть I – для создания плана выступления.

Часть II – для раскадровки презентации.

Часть III – для настройки на выступление перед аудиторией.

В данном случае книга станет вашим путеводителем по подготовке к ответственному мероприятию.

Ситуация 2. Устное выступление без слайдов

Возможно, вы открываете секцию на конференции. Или как руководитель вы произносите стратегическую, визионерскую речь, где нет графиков и выносить тезисы на слайды тоже не нужно. Быть может, у вас просто мастер-класс на 30 минут у доски перед командой в рамках ежемесячного блиц-обучения.

Для второго сценария пригодятся:

Часть I – для создания плана выступления.

Часть III – для настройки на выступление.

Ситуация 3. Презентация для пересылки по почте

Вы готовите презентацию о компании для клиента, а может быть, отчет о проекте для руководства, но выступать на очной встрече не будете. В этом случае ваш продукт – это лишь файл со слайдами.

Сделать презентацию для третьего сценария помогут:

Часть I – для создания плана выступления.

Часть II – для раскадровки презентации.

Подробнее о методике создания раскадровки читайте в соответствующей части книги.

Отдельно замечу, что эта книга поможет вам развить макетное мышление – умение «видеть» эскизы нужных слайдов и создавать лучшие визуальные материалы.

Я подготовил для вас набор готовых вымышленных слайдов – это примеры макетов, уже «одетые» в дизайн. Они нужны для развития насмотренности и вдохновения. Как говорится, кради как художник, поэтому, если какой-то дизайн слайда вам вдруг понравится, просто копируйте его оформление и размещайте свои данные, тексты и логотипы.

Ситуация 4. Вы всё умеете делать сами, но хотите держать себя в тонусе

Скорее всего, вы уже умеете создавать сценарий, понимаете, что макеты слайдов делятся на разные группы, но иногда вам хочется освежить в памяти какие-то приемы и лайфхаки по работе с публикой.

Тогда заглядывайте в часть III книги, она послужит своеобразной шпаргалкой. Именно там вы найдете подсказки по вовлечению аудитории, работе на камеру и многое другое.

Часть I

Сценарий

Алгоритм подготовки презентации

В начале этого раздела должны были быть мотивирующие фразы о важности тщательной подготовки, но, кажется, вы и сами всё понимаете, поэтому сразу перейдем к описанию шагов подготовки презентации.

Многие, понимая, что им предстоит презентация (выступление), тут же открывают ноутбук и начинают оформлять слайды. И это фатальная ошибка. Дело в том, что сперва нужно проработать даже не структуру и идеи, а начать с таких вводных, которые оказывают критическое влияние на сам излагаемый материал и логику. Речь о стратегических вводных.

Стадия 0. Определение стратегических вводных

На нулевой стадии я рекомендую продумать три основополагающих вопроса, без ответов на которые невозможно эффективно подготовиться к выступлению.

Какова цель презентации?

Итак, на что вы хотите повлиять? Чего хотите добиться своим отчетом или выступлением на митапе или бизнес-завтраке? Что в идеале должно произойти после вашей презентации? В самом начале необходимо обозначить правильную цель презентации.

Что же такое «правильная цель»? Это изменение, которое должно произойти со зрителями по окончании вашего выступления. Оно может заключаться в конкретном действии, принятии решения, отказе от привычных моделей поведения или взглядов. Цель презентации – действие, которое должна совершить аудитория. Спросите себя: «Что было бы идеальным исходом моей презентации?»

Каков состав аудитории?