Владимир Дусикенов – Искусство деловых переговоров. Мягкие навыки (страница 3)
– Завершающая стадия анализа прошедших переговоров: последние 30% успеха достигаются после завершения основной части переговоров путем тщательного анализа произошедшего. Эта фаза позволяет сделать выводы относительно дальнейшей продуктивности сотрудничества, избежать ошибок в будущем и скорректировать планы дальнейших коммуникаций.
Таким образом, грамотное распределение усилий на каждом из трех этапов является залогом достижения оптимального результата переговоров.
Итоговые правовые последствия договоренности
Документ, подписанный по итогам переговоров, становится полноценным правовым актом, имеющим обязательную силу исполнения. Стороны несут равнозначную юридическую и моральную ответственность за исполнение взятых на себя обязательств, зафиксированных в подписанном соглашении.
Подготовка первоначального проекта договора зачастую начинается уже на стадии предварительного планирования переговоров. Важнейшие условия будущего контракта предварительно обсуждаются участниками до начала основных обсуждений.
Организация самого переговорного процесса предполагает формирование специальных комиссий или рабочих групп для рассмотрения различных аспектов будущих соглашений. Это обеспечивает поэтапное рассмотрение сложных ситуаций и решение возникающих споров.
Обычно переговоры проходят в формате однократного цикла, когда основные вопросы решаются сразу в одном раунде, без многократного повторения обсуждения одних и тех же пунктов. Для разрешения возможных разногласий нередко привлекают специализированные комиссии, разрабатывающие проект финального документа.
Принятие решений на переговорах основывается на ранее установленных договоренностях и включает различные методы голосования: консенсусное согласие, простое большинство голосов или голосование квалифицированным большинством.
Подготовка к переговорам: пошаговая инструкция
Этап 1. Оценка текущей ситуации
Перед началом любых переговоров крайне желательно проводить комплексную оценку текущего положения дел. В мировой практике распространены два эффективных метода оценки:
– Метод четырех квадрантов («Квадрат Декарта») – этот инструмент используется для выявления ключевых факторов, влияющих на необходимость и эффективность предстоящих переговоров.
– Модель американской школы управления BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement). Согласно ей, начинать переговоры имеет смысл тогда, когда обе стороны понимают, что заключение соглашения посредством переговоров выгоднее, чем самостоятельные действия каждой из сторон отдельно.
Например, руководство университета решает организовать студенческое кафе совместно с ресторанной компанией «Ж». Если диалог проваливается, какие альтернативы могут рассматриваться? Наиболее очевидные варианты:
– Найти другого партнера для открытия кафе, однако сроки реализации будут увеличены, а условия предложенного партнерства окажутся менее выгодными.
– Установить торговые автоматы с горячими напитками, снеками и кондитерскими изделиями внутри учебных корпусов.
– Организовать питание учащихся и сотрудников университета в соседних зданиях учебного комплекса.
Эти альтернативы позволяют просчитать потенциальные издержки и выгоды в зависимости от результатов переговоров.
Этап 2. Организационные мероприятия
При положительном решении о проведении переговоров важно уделить внимание следующим вопросам:
– Подготовке организационной инфраструктуры: места проведения, технических ресурсов, регламентирования хода переговоров.
– Сбору исчерпывающей информации о второй стороне: её интересах, потребностях, возможностях и ограничениях.
– Формулировке собственной позиции, стратегических целей и ожидаемых результатов.
– Психологической подготовке членов команды к встрече и эффективному взаимодействию с оппонентами.
Слова знаменитого американского политического деятеля XVIII века Бенджамина Франклина звучат актуально и сегодня: «Нехорошо составленный план – это тоже плохая подготовка», подчеркивая важность четкого планирования каждого шага перед началом переговоров.
Филд Бегьюли, автор известных работ по психологии переговоров, подчеркивает особую значимость готовности: «Готовность – это недооцененный талант».
Этап 3. Анализ позиций сторон
Эффективность переговоров во многом зависит от ясного понимания собственных возможностей и ограничений, а также точного представления ресурсов и намерений другой стороны. Необходимо учитывать информационное обеспечение процесса, особенно в масштабных международных мероприятиях.
Рекомендуемые шаги на подготовительном этапе:
– Ясно обозначьте свои потребности и желания, чётко разделив первостепенное и второстепенное.
– Определите приоритетные направления ваших требований.
– Проведите полный сбор доступной информации о контрагенте и предмете переговоров.
– Продумайте несколько сценариев развития событий: идеальный вариант исхода, минимальный допустимый результат и наиболее реалистичный прогноз.
Тщательная подготовка и проработка указанных аспектов значительно повышают шансы на успешное завершение переговоров и достижение желаемого результата.
Рассмотрим реализацию данных шагов на конкретном примере:
Шаг 1. Оценка потребностей компаний
Шаг 2. Расстановка приоритетов
Оба партнёра определяют ключевые приоритеты проекта исходя из своей финансовой ситуации и ожиданий от сотрудничества.
Шаг 3. Сбор информации о партнере и предмете переговоров
Компании проводят тщательное исследование возможностей друг друга, изучают опыт реализации аналогичных проектов, оценивают риски и перспективы рынка спортивных комплексов.
Шаг 4. Анализ возможных результатов переговоров
Партнёры рассматривают три сценария развития проекта – идеальный, минимальный и реалистичный, сопоставляя собственные ресурсы и ожидания сторон.
Этап 4. Организация рассадки
Важность правильного выбора схемы рассадки становится очевидной уже на подготовительном этапе организации любых переговоров. От порядка размещения участников зависит комфорт обстановки, уровень взаимопонимания и успешность обсуждения важных вопросов.
Выбор конкретного способа рассадки определяется несколькими ключевыми факторами:
– количеством сторон-участниц,
– степенью официальности встречи,
– уровнем доверия между участниками,
– характером взаимоотношений сторон.
– Формат «Круглый стол»:
Наиболее распространённый и нейтральный способ расположения участников заключается в размещении их вокруг большого круглого стола. Подобная расстановка создаёт атмосферу равенства, подчёркивает значимость каждого участника и снижает риск возникновения конфронтации. Она одинаково эффективна как при двусторонних переговорах, так и при многостороннем взаимодействии. В таком формате все участники находятся примерно на одинаковом расстоянии друг от друга, что облегчает общение и делает процесс взаимодействия открытым и конструктивным.
– Конференц-зал:
– Когда делегации располагаются напротив друг друга, формируется определённая структура пространства, подчеркивающая противостояние сторон. Этот стиль нередко ассоциируется с конкурентностью и обострением восприятия разногласий. Эксперты советуют избегать такой конфигурации при работе над сложными вопросами или при наличии серьёзных противоречий, так как она способна привести к формированию барьеров и негативно повлиять на достижение компромисса.
– Подкова («U»):
– Для двусторонних переговоров наиболее удачной считается форма рассадки в виде буквы U («подковообразная»). Такое расположение позволяет легко поддерживать визуальный контакт, способствует лучшему взаимодействию и облегчает контроль за поведением противоположной стороны. Благодаря открытой структуре создается возможность свободно обмениваться мнениями и своевременно реагировать на изменения в ходе дискуссии.
– Схема «Кабаре»:
Ещё один интересный вариант – разделение участников на группы, когда каждый коллектив заседает за отдельным круглым столом. Такой подход удобен для интенсивных внутригрупповых обсуждений, обмена идеями и выработки предложений. Тем не менее данная конфигурация осложняет координацию между группами и выработку общих решений, если возникает потребность собрать вместе разные точки зрения. Поэтому её целесообразно применять лишь тогда, когда основной задачей является развитие идей внутри отдельных команд.
Этап 5. Формирование ключевых элементов переговорной стратегии
Подготовка к переговорам предполагает тщательную проработку различных аспектов, одним из важнейших является формирование списка вопросов, необходимых для успешного ведения диалога. Эти вопросы призваны стимулировать интерес партнёров, получать ценную информацию, подводить итоги предыдущего обсуждения и направлять ход разговора таким образом, чтобы партнёр начал активно задумываться о возможных решениях.
Необходимо заранее определить несколько категорий вопросов:
– Вопросы, способные привлечь внимание собеседника и поддержать заинтересованность.
– Вопросы, направленные на получение важной информации, необходимой для принятия решений.
– Резюмирующие вопросы, позволяющие обобщить сказанное ранее и закрепить ключевые моменты.
– Стимулирующие вопросы, заставляющие партнёра задуматься и активизировать мыслительные процессы.
Однако стоит учитывать, что существуют также вопросы, которые могут оказать негативное влияние на общую атмосферу переговоров. Такие вопросы лучше исключить из сценария беседы, ведь неуместный вопрос способен вызвать раздражение, недоверие или ухудшение настроя участников.