Виктор Кросс – ИИ как второй мозг. Как перестроить работу с ChatGPT и вернуть себе время (страница 10)
Риск: Нехватка запасов у поставщика B — Вероятность: средняя — Последствия: задержка запуска — Меры по снижению риска: резервный план C — Мониторинг: отчет о запасах каждые 48 часов.
3.2 [Ситуация] Переполненный почтовый ящик: ИИ сначала прочитает за вас, а затем ответит за вас
Введение в сценарий
Вы открываете Gmail — 117 непрочитанных писем. Письма от начальника, клиентов, системные уведомления и новостные рассылки смешаны в одном месте. Вы нажимаете на самое верхнее письмо — это рекламное предложение. Следующее письмо — опять уведомление. Прошло 10 минут, а ни одно важное письмо так и не было обработано. Исследование McKinsey показывает, что специалисты в сфере знаний в среднем тратят 28 % времени на электронную почту; индекс Work Trend Index от Microsoft также указывает на постоянный рост цифрового долга. Вместо того чтобы бороться с этим с помощью силы воли, лучше позволить ИИ сначала «отфильтровать», а затем «составить черновик».
3.2.1 Расширенные функции: классификация, приоритезация, создание трёхстрочного резюме
Шаг 1: Настройка фильтров в папке «Входящие»
Gmail: с помощью фильтра автоматически помечать письма, отправленные с адреса noreply или от системы, меткой «Система» и пропускать их в папку «Входящие»; письма по подписке помечать меткой «Список для чтения».
Outlook: с помощью правил и папки «В фокусе» помечайте письма от внутренних руководителей и ключевых клиентов как «В фокусе».
Шаг 2: Определение приоритета с помощью ИИ и трехстрочное резюме
Выбор инструментов: Gmail + Apps Script или Zapier/Make в сочетании с OpenAI; Outlook + Power Automate + Copilot.
Правила:
Приоритет A: начальник/ключевые клиенты/ответы, требующие ответа в течение 24 часов до срока.
Приоритет B: напрямую связано с текущими проектами.
Приоритет C: можно прочитать, немедленный ответ не требуется.
Пример запроса:
Прочитайте текст следующего электронного письма и выведите:
1. Приоритет (A/B/C)
2. Трехстрочное резюме (предпосылки/просьба/срок или дальнейшие действия)
3. Если требуется ответ, предложите три ключевых пункта ответа; если ответ не требуется, пометьте «FYI»
Будьте лаконичны, используйте коды проектов и имена людей.
Шаг 3: Просмотр и действия
Отображайте резюме, сгенерированное ИИ, в боковой панели письма; либо вносите резюме в инструмент управления задачами (например, Todoist/Asana).
Два раза в день (в 10:30 и 16:00) обрабатывайте письма категорий A и B, остальные партии просматривайте по мере поступления.
Реальный пример
«Предпосылки» Гуо Тин, 29 лет, B2B-бизнес, в среднем 140 писем в день.
«Проблема» Часто пропускает ответы на запросы предложений (RFQ), из-за чего дважды терял контракты.
«Действия» Настроил фильтрацию в Gmail; с помощью Zapier синхронизировал резюме писем категорий A и B с Todoist, добавив к письмам категории A пометку «Срок исполнения сегодня»; сгенерировал трёхстрочное резюме с помощью вышеупомянутого Prompt.
«Результат» Через шесть недель не было серьезных пропусков ответов; среднее время ответа на письма категории A сократилось с 3 часов до 45 минут; он сказал: «Раньше я открывал Gmail 30 раз в день, а теперь — только 4 раза».
Распространённые ошибки и их исправление
Ошибка: передача всех писем на рассмотрение ИИ, что приводит к перегрузке. Исправление: сначала сортировать письма по ручным правилам, а затем передавать ИИ для обработки наиболее важных.
Ошибка: трехстрочное резюме превратилось в пятистрочное. Исправление: добавить в Prompt жесткие ограничения «не более 300 слов» и «не более 30 слов в строке».
Ошибка: фрагментарная обработка в течение всего дня. Решение: зарезервировать в календаре два «времени для обработки почты», а в остальное время отключить уведомления.
Психологическая точка зрения
Усталость от принятия решений приводит к снижению качества решений, принимаемых в вечернее время. Экстернализация критериев принятия решений (правила приоритетов) позволяет снизить затраты на «повторное принятие решения» по каждому письму. Разбиение работы на блоки (batching) позволяет уменьшить потери от переключения между задачами; исследования Рубинштейна и др. по переключению между задачами подтверждают реальное существование таких затрат.
3.2.2 Практические приёмы: шаблон чернового варианта ответа (вежливость, чёткость, призыв к действию) и процесс утверждения
Шаблон чернового варианта ответа
Структура:
Вступительная формула: благодарность/подтверждение получения
Ключевой ответ: три пункта
Призыв к действию: что требуется от собеседника и к какому сроку
Вложения/ссылки: расположение и название файла
Заключение: следующий шаг
Пример:
Здравствуйте, менеджер Ван! Благодарим вас за предоставленный проект договора.
1. Мы согласны с пунктом 3, касающимся этапов оплаты, но предлагаем заменить термин «этапы» на «приемка материалов».
2. Что касается положения о конфиденциальности, необходимо добавить исключение для аудита третьей стороной.
3. Срок оплаты остаётся 45 дней.
Не могли бы вы до 12:00 среды сообщить, можно ли внести изменения в пункт 3? После получения вашего подтверждения я вышлю исправленную версию до конца четверга. В приложении прилагается наша внутренняя версия с пометками красным (имя файла: 2024-06-исправление_v2).
Генерация и процесс утверждения с помощью ИИ
Правила создания черновиков: для писем категорий A и B автоматически генерируется черновик; для писем категории C черновик не генерируется.
Внутреннее утверждение: важные внешние письма сначала направляются руководителю для утверждения в Slack/Teams Approvals; после утверждения отправляются автоматически.
Контроль стиля: добавление в Prompt рекомендаций по стилю организации (официальный/дружественный/лаконичный).
Распространенные ошибки
Ошибка: стиль, сгенерированный ИИ, не соответствует бренду. Исправление: создать собственное руководство по стилю, включающее запрещенные слова и примеры.
Ошибка: все письма отправляются автоматически. Исправление: письма с высоким уровнем риска должны проходить ручное утверждение.
3.3 [Ситуация] Разрозненность сообщений в LINE/Slack: централизованное архивирование и возможность поиска
Введение в ситуацию
10:30 вечера, вы уже собираетесь ложиться спать, как вдруг вспоминаете, что днём в LINE говорили: «На следующей неделе переходим на материал B». Вы просматриваете историю чата: по ключевому слову выскакивает 50 сообщений, но вы не можете найти то самое, в котором было принято окончательное решение:. На следующее утро клиент спрашивает: «Так что же выбрали: A или B?» Вы молчите три секунды. Мессенджеры похожи на автомагистраль — быстро, но мимолетно. Решение заключается не в том, чтобы «реже ими пользоваться», а в том, чтобы «перехватить» ключевую информацию с этой «автомагистрали».
3.3.1 Расширенные настройки: скрипты еженедельного/ежедневного обобщения и извлечение ключевых решений
Шаг 1: Единый вход
Slack: создайте каналы #project-xxx и #decision-xxx, требуйте, чтобы ключевые решения повторно формулировались в канале для принятия решений.
LINE: Внешняя коммуникация по-прежнему ведётся в LINE, но с помощью IFTTT/LINE Message API сообщения из определённых групп синхронизируются с Google Sheet или базой данных Notion.
Шаг 2: Ежедневные и еженедельные сводки
Slack: с помощью Workflow Builder настройте автоматическое объединение сообщений, содержащих ключевые слова «решение», «утверждение» и «на повестке», в одно сообщение каждый день в 17:30; также можно подключить Zapier для отправки данных в AI-систему для генерации сводки.
LINE: с помощью Google Apps Script каждую ночь извлекаются новые строки за день, отправляются в ИИ для создания сводки и сохраняются в Notion в разделе «Daily Digest».