Скотт Беркун – Сделано (страница 7)

Однако прежде чем пытаться составить более грамотные графики, нужно понять, какие проблемы они решают. Если они настолько ненадежны, зачем вообще тратить на них время? Графики выполняют несколько задач – и лишь немногие из них связаны с прогнозом времени.

Три задачи графика

Любые графики, идет ли речь о подготовке вечеринки или обновлении сайта, служат трем целям. Первая – наметить, когда что будет сделано. График – это своеобразный контракт с каждым участником процесса, подтверждающий, что он выполнит свои задачи за определенный период времени. Как правило, это первое, что вспоминают в связи с графиком проекта. Графики зачастую направлены за рамки проектной команды, на внешние цели, а не на внутренние. Их используют, чтобы заключить сделку или согласовать сроки с клиентом. Последний часто платит не только за услугу, но и за своевременность ее оказания (например, UPS или FedEx). Чтобы дать клиентам и партнерам возможность строить планы, опираясь на конкретный проект, следует обговорить, когда произойдут те или иные вещи.

Вторая задача графика в том, чтобы каждый сотрудник рассматривал свои усилия в рамках общего плана и постарался сделать так, чтобы его вклад сочетался с вкладом других. Пока не будет чернового варианта графика с конкретными датами и сроками, маловероятно, что команда заметит взаимосвязи и зависимости. Без графика все будут заниматься собственными задачами и не поймут, как их работа влияет на других.

Только когда все детали будут записаны с именами людей рядом с каждой задачей, можно сделать реальные расчеты и проанализировать допущения. Это касается даже небольших команд или работников-индивидуалов. График обладает психологической силой, так как публично демонстрирует все обязательства. Сложно забыть или проигнорировать то, что вывешено на доске в коридоре и напоминает всей команде о необходимости выполнения намеченного. Когда есть предварительный график, менеджеры могут поднять вопрос о том, насколько реально выполнить некоторые задачи, и сравнить требования к проекту с имеющимися возможностями.

Этот психологический сдвиг называется функцией принуждения. Функция принуждения – это все, что (при реализации) естественным образом вынуждает изменить мировоззрение, отношение или поведение. Итак, графики – важные вынуждающие функции для проектов. При грамотном применении они обязуют всех тщательно обдумать работу, которую нужно сделать. Эта функция – критически важный шаг к реализации потенциала проекта. Даже если та или иная работа сорвется или займет в два раза больше времени, обязательства и связи, выстроенные в результате предварительного графика, можно соблюсти. Итак, вторая задача графика способна полностью сохранить свою ценность, даже если сам график окажется неточным. К примеру, если проект сильно отстает от сроков, наличие графика все равно позволит довести его до конца.

Третья задача графика – дать инструмент для мониторинга и разделения работы на небольшие части. Если разбить работу на задачи, которые занимают день или два, людям легче понять, что нужно делать. Представьте, что строителям дома дали только одно указание: построить дом за 120 дней. С такой слабой детализацией всем, включая прораба, будет сложно понять ход работы. Но если прораб сможет составить еженедельный график работы, то остальные поймут, какие задачи и когда необходимо выполнить, в чем заключаются приоритеты команды, и смогут задать значимые вопросы, уточнить те или иные допущения. С точки зрения МП, хороший график рисует четкую картину проекта, уже на раннем этапе отмечает трудные места, а также повышает вероятность того, что нужный результат будет достигнут.

Чем масштабнее и сложнее проект, тем важнее график. В крупных проектах больше зависимостей между людьми, а решения и сроки сильнее влияют друг на друга. Проблемы в работе намного проще распознать членам небольшой команды. Когда у последней срывается график, это плохо, однако если опоздание составляет полдня, то понадобится еще полдня и дополнительные усилия всего трех человек, чтобы восстановиться. Кто-то останется в офисе допоздна или, если нужно, вся команда может собраться и помочь наверстать упущенное. На крупных проектах, с десятками или сотнями участников и компонентов, отставание на один день может быстро перерасти в серьезную проблему и вызвать сбой в самых неожиданных областях. Зачастую ни о каком восстановлении речь уже не идет. Но и в большой, и в маленькой команде графики дают менеджерам возможность задавать вопросы, вносить коррективы и помогать команде выявлять проблемы и реагировать на них по мере их появления.

С учетом этих трех задач сразу видно, что даже идеальный график не решает всех проблем проектов. График не исправит плохого проектирования или некорректной разработки и не защитит проект от слабого менеджмента, нечетких целей и неэффективной коммуникации. Несмотря на то что составление хорошего графика тоже требует немалого времени, нельзя забывать, что это всего лишь список слов и цифр. Кто-то должен использовать их как инструмент управления и стимулирования проекта. Так что пора заняться терминологией и изучить методологию программного обеспечения – тяжелую артиллерию проект-менеджмента.

Палочка-выручалочка и методология

Существует множество систем планирования и управления разработкой программного продукта. Их часто называют методологиями, то есть сводом практик, нацеленных на достижение определенного результата. Самые распространенные включают в себя каскадную модель, спиральную модель, модель быстрой разработки приложений, экстремальное программирование и разработку по функциональным элементам. Все эти методы направлены на решение схожих организационных или проектных проблем. У каждого есть сильные и слабые стороны, и нужны знания и опыт, чтобы решить, что какому проекту подходит.

Однако моя цель в этой главе, да и в книге, не в том, чтобы сравнивать различные методологии. Напротив, я считаю, что нужно овладеть концепциями, на которые они все опираются, чтобы преуспеть с любой из них. Методологию всегда следует адаптировать и корректировать под спецификации каждой команды и проекта, а это возможно, только когда ваши знания намного глубже поверхностных. Итак, если вы прислушаетесь к основным идеям этой главы и книги, вероятность вашей эффективности возрастет, независимо от того, какой методологией вы пользуетесь. Я объясню аспекты некоторых методов, однако если вам нужен подробный анализ, его придется поискать в других источниках[20]. Хотя методы разработки программного продукта важны, это не палочка-выручалочка. Худшее, что можно сделать, – слепо соблюдать правила, которые явно не работают, просто потому, что они указаны в какой-нибудь известной книге или рекомендуются авторитетным экспертом. Зачастую зацикленность на процессе – тревожный признак: она может свидетельствовать о попытке менеджера уклониться от трудностей и ответственности или погрузиться в бюрократические процедуры, которые заменяют настоящие лидерские действия. Более того, одержимость методологией иногда указывает на слабые стороны организации. Как Том ДеМарко пишет в книге «Человеческий фактор»[21]:

Одержимость методологией – еще один пример иллюзии высоких технологий. Люди убеждены, что самое главное – технология. ‹…› Но какими бы ни были технологические преимущества, они возможны лишь за счет значительных жертв со стороны команды.

Сосредоточившись на методе и процедуре, вместо того чтобы выстраивать процедуры в помощь людям, МП приступают к планированию, ограничивая вклад отдельных сотрудников. Они акцентируют внимание на правилах и их соблюдении, вместо того чтобы учить сотрудников думать, адаптировать, совершенствовать эти правила. Так что любую методологию следует использовать крайне осторожно: нельзя навязывать ее команде[22]. Напротив, методология должна поддерживать, стимулировать команду, помогать ей достичь результата (в главе 10 вы найдете советы на эту тему).

Соблюдение (или несоблюдение) сроков никогда не зависит только от выбранной методологии. Существуют факторы, которые влияют на все проекты, и МП должны понять их до того, как составлять график работы. Однако прежде чем обсудить это, давайте перечислим компоненты графика.

Как выглядят графики

Есть одно базовое правило для графиков – правило третей. Расчет будет приблизительным или, как говорится, на коленке, однако это самый простой способ понять графики. Если у вас большой опыт их составления, вас сейчас точно передернет – я собираюсь максимально упростить весь процесс. И делаю это с целью буквально на пальцах объяснить, что, почему и как может пойти не по плану и что с этим делать.

Итак, разделите имеющееся время на три части – одна для проектирования, одна для разработки и одна для тестирования. В зависимости от подхода эти задачи получат разное название, однако каждый подход предполагает выделение времени для выполнения этих трех задач. В любой день или в любой час вы решаете, что нужно сделать (планирование), делаете это (программирование) и проверяете, анализируете и корректируете сделанное (тестирование).

Согласно правилу третей, один день вы должны уделить написанию кода, один день – планированию и один день – тестированию и исправлению ошибок (рис. 2.1). Что может быть проще! Это удобный способ проверить существующий график или составить новый с нуля. Если общее количество времени не делится на три части, должны быть очевидные причины, почему проект требует неравномерного распределения усилий. Дисбаланс в правиле третей (например, тестированию уделяется на 20 % больше времени, чем внедрению) допустим, если он не случаен.