Сергей Левченко – Нейросети против бумажного ада [Как писать заявления, жалобы, обращения и письма без паники] (страница 7)
Факт:
«По словам ребёнка, 13 мая на уроке прозвучала фраза ... . Прошу провести проверку ситуации, выслушать участников и сообщить, какие меры будут приняты для безопасности и нормального учебного процесса. Персональные данные других детей в обращении не указываю».
Факт - это не всегда абсолютная истина. Иногда вы не можете знать всего. Тогда важно писать аккуратно.
Не «сотрудник украл документ», если вы не знаете.
Лучше: «Документ был передан сотруднику ... числа. На текущий момент документ не возвращён, информация о его местонахождении мне не предоставлена».
Не «банк незаконно списал деньги», если вы не проверили основание.
Лучше: «Прошу разъяснить основание списания и предоставить информацию об услуге, периоде и способе подключения».
Не «сосед специально портит имущество», если у вас только предположение.
Лучше: «Зафиксировано повреждение общего имущества в период с ... по ... . Прошу организовать осмотр и сообщить порядок дальнейших действий».
Такой язык кажется менее ярким. Зато он безопаснее.
[ОСТОРОЖНО]
Обвинение без доказательств может испортить даже правильное обращение. Если вы не знаете, пишите: «прошу проверить», «по имеющейся у меня информации», «прошу разъяснить», «прошу сообщить», а не назначайте виновного сами.
Факт в обращении обычно отвечает на несколько вопросов:
• когда;
• где;
• что произошло;
• кто участвовал;
• что уже сделано;
• какой ответ получен;
• чем подтверждается;
• что сохраняется сейчас.
Эмоция отвечает на другой вопрос: как человеку от этого.
В официальном письме эмоцию можно оставить очень дозированно, если она объясняет значимость ситуации. Например: «Ситуация создаёт неудобства для жильцов, включая пожилых людей и семьи с детьми». Или: «Отсутствие ответа не позволяет понять порядок дальнейших действий». Но не нужно строить весь текст на переживании.
Письмо не должно доказывать, что вам больно. Оно должно показывать, что произошло и чего вы просите.
ИИ может помочь сделать перевод эмоций в факты.
[БЕЗОПАСНЫЙ ЗАПРОС К ИИ]
Я напишу эмоциональное описание ситуации. Помоги выделить из него только факты: даты, события, обращения, ответы, документы, доказательства и возможное требование. Не добавляй ничего от себя. Если факт не подтверждён, отметь его как предположение и предложи более осторожную формулировку.
Такой запрос особенно полезен, когда человек перегрет. Нейросеть может разложить текст на две части: «факты» и «оценки». Но после этого человек должен сам проверить, что действительно было.
Пример.
Исходный текст:
«Эта управляющая компания вообще ничего не делает. В подвале сырость, стены мокрые, вонь стоит ужасная, заявки игнорируют, уже весь дом болеет, а они только деньги собирают».
ИИ должен выделить возможные факты:
• в подвале замечена сырость;
• стены мокрые;
• есть запах;
• заявки подавались, но нужно указать даты и номера;
• нужно проверить, есть ли фото/видео;
• утверждение «весь дом болеет» требует подтверждения и в обращении лучше его не писать как факт;
• фраза «только деньги собирают» является эмоциональной оценкой и не помогает.
Рабочий вариант:
«В подвале дома по адресу ... обнаружена сырость и мокрые участки на стенах. Запах ощущается в зоне входа в подвал и на первом этаже. 10 и 12 мая были направлены заявки № ... и № ... , однако письменный ответ по существу не получен, осмотр при мне не проводился. Прошу организовать осмотр подвального помещения, сообщить причину сырости, срок устранения проблемы и предоставить письменный ответ. Фото от ... прилагаю».
Здесь есть ещё одна важная вещь: текст не пытается доказать всё сразу. Он запускает следующий шаг.
Многие люди хотят вложить в первое обращение всю историю: как давно дом разваливается, как соседка звонила в прошлом году, как предыдущий дворник тоже говорил, что всё плохо, как у кого-то плесень, как все устали, как вообще это безобразие длится годами.
Иногда длинная история нужна. Но чаще первое письмо должно быть короче.
Длинный текст без структуры трудно читать. В нём даже сильные факты тонут.
Лучше писать слоями:
• короткое описание проблемы;
• хронология по датам;
• что уже предпринималось;
• что приложено;
• что просите сейчас.
Если история длинная, можно добавить приложение или отдельный список дат.
[КОНСТРУКТОР ФАКТОВ]
Перед обращением выпишите отдельно:
1. Дата первого события.
2. Дата последнего события.
3. Место.
4. Номер договора, заказа, заявки или обращения, если есть.
5. Краткое описание проблемы в одном предложении.
6. Что уже делали.
7. Какой ответ получили.
8. Что не решено.
9. Какие доказательства есть.
10. Что просите сейчас.
Только после этого пишите текст.