Сергей Кузнецов – Современные технологии документационного обеспечения управления (страница 3)

Следовательно, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» распространил действие «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» на все государственные структуры, а не только на федеральные органы законодательной и исполнительной власти.

Необходимо сразу отметить, что поскольку с принятием «Правил делопроизводства…» «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»[9], отличавшаяся гораздо большей детализацией делопроизводственных процедур по сравнению с Правилами, утратила силу, при подготовке инструкций по делопроизводству сотрудники служб ДОУ могут руководствоваться «Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

Кроме того, закон № 149-ФЗ «Об информации…» регламентирует вопросы работы с документами в электронной форме.

Пункт 4 статьи 11 предусматривает, что «в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами». Таким образом, закон закладывает правовую основу для обмена документами в электронной форме.

С 2016 года вступила в действие новая статья Закона, придавшая ускорение процессу перехода к электронным документам – статья 11.1 «Обмен информацией в форме электронных документов при осуществлении полномочий органов государственной власти и органов местного самоуправления».

В соответствии с этой статьей «органы государственной власти, органы местного самоуправления, а также организации, осуществляющие в соответствии с федеральными законами отдельные публичные полномочия, в пределах своих полномочий обязаны предоставлять по выбору граждан (физических лиц) и организаций информацию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью» [8, ст. 11.1]. Кроме того, «информация, необходимая для осуществления полномочий органов государственной власти и органов местного самоуправления, организаций, осуществляющих в соответствии с федеральными законами отдельные публичные полномочия, может быть представлена гражданами (физическими лицами) и организациями в органы государственной власти, органы местного самоуправления, в организации, осуществляющие в соответствии с федеральными законами отдельные публичные полномочия, в форме электронных документов, подписанных электронной подписью».

Другими словами, все государственные органы обязаны по выбору граждан или организаций выдавать им документы, подписанные электронной подписью, и принимать от граждан и организаций документы в электронной форме.

В 2013 году в Закон было внесено понятие «единой системы идентификации и аутентификации» (ст. 2), определено, что круг информационных систем, доступ к которым осуществляется с использованием единой системы идентификации и аутентификации, определяется Правительством РФ. Расширено также понятие общедоступной информации (ст. 4), в которое было включено размещение информации, допускающей автоматизированную обработку. В значительной части изменения в законодательстве направлены на возможность прекращения доступа к информации, размещенной в открытом доступе в сети Интернет по требованию компетентных органов, решению суда и т. п., если информация содержит государственную тайну, нарушает права субъектов персональных данных. Появились требования к государственным информационным системам, содержащим открытую информацию, обеспечивать размещение такой информации в сети Интернет. Другими словами, если организация попадает под действие Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (ред. от 09.03.2016), то используемая БД должна обеспечивать прямую публикацию необходимой информации из БД в сети Интернет.

Изменения в Закон № 149-ФЗ, связанные с внесением в него в 2014 г. статьи 15.2, посвященной защите авторских прав на фильмы и видеоматериалы, могут иметь значение только для крупных корпораций, использующих системы дистанционного обучения с авторскими видеокурсами (лекциями).

В целом, этот закон предусматривает возможность юридически значимого межведомственного электронного документооборота.

Важно отметить, что в Законе даются определения ключевых понятий: электронный документ, информация, информационные технологии, информационная система, поисковая система, информационно-телекоммуникационная сеть, обладатель информации, доступ к информации, конфиденциальность информации, предоставление информации, распространение информации, электронное сообщение, документированная информация, оператор информационных систем. Это как раз именно те термины, которые нашли наибольшее распространение в автоматизированных технологиях ДОУ. Основное понятие, появившееся в Законе в 2010 году, – это понятие электронного документа – документированной информации, представленной в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Специальные статьи посвящены принципам правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации. В них регулируется право доступа к информации, в том числе и ограничение доступа к информации, порядок распространения информации. Важнейшей является статья 12, посвященная государственному регулированию в сфере информационных технологий. Защите информации посвящена статья 16.

Основной закон, обеспечивающий переход к электронным документам, – Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» [11]. Именно он регламентирует придание юридической силы документам в электронной форме. Последние изменения в этот закон вносились 23.06.2016.

С 1 июля 2013 года все организации, использующие цифровую подпись, работают только по этому закону, так как хотя закон и был принят еще в апреле 2011 года, но до 1 июля 2013 года он действовал наряду со старым Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», что позволяло использовать старые технологии электронно-цифровой подписи в переходный период. Сейчас переходный период завершен и юридическую силу имеют только документы, подписанные в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Подробно вопросы использования электронной подписи также рассмотрены в главе 3 «Основные требования к составлению и оформлению документов», пп. 3.4.15 и в главе 6 «Организация электронного документооборота» пп. 6.3 настоящего издания.

Массовое создание и использование компьютерных баз данных обострило проблему обеспечения защиты документов и информации от несанкционированного доступа. Этот вопрос рассматривается в целом ряде законов. Всю информацию и документы ограниченного доступа можно разделить на несколько категорий: документы, содержащие государственную тайну; документы, содержащие коммерческую тайну, и служебная информация ограниченного распространения (для служебного пользования).

Прежде всего, выделим информацию, отнесенную к государственной тайне. Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 08.03.2015) [12] дает исчерпывающее перечисление сведений, составляющих государственную тайну (статья 5). В законе также дано определение реквизита «гриф секретности» – «реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него».

Положения закона детализирует Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» от 30.11.1995 № 1203 (ред. от 30.11.2016) [13].

Более широкое применение имеет Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. 12.03.2014) [14]. Закон «регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам». Однако, когда мы говорим о государственной тайне, мы имеем в виду исчерпывающий список сведений, которые могут быть отнесены к этой категории. А в отношении коммерческой тайны действует обратное правило: закон устанавливает перечень сведений, которые не могут быть отнесены к коммерческой тайне, а все остальное относится к компетенции конкретных лиц и организаций, осуществляющих предпринимательскую деятельность. Закон дает определения коммерческой тайны, информации, составляющей коммерческую тайну, режима коммерческой тайны, обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, и т. п.