Сергей Каледин – Компьютерные технологии в товароведении и экспертизе (страница 7)

Замена содержимого ячейки производится автоматически при введении в ячейку новых данных.

Удаление данных в описанных ниже случаях может производиться следующими способами:

при очищении содержимого ячейки использование клавиши Dе1еtе.

- при удалении данных вместе с ячейкой производится выбором команды Удалить из контекстного меню или использованием пункта меню Правка, при этом происходит смещение смежных данных таблицы на освободившееся место.

- при удалении заполненных/пустых строк или столбцов производится выделение левой клавишей мыши номера (для строки) или названия (для столбца) и выбор команды Удалить из контекстного меню или пункта меню Правка.

Перед выбором команд для удаления следует активизировать соответствующие ячейки.

В Excel имеется несколько приемов, ускоряющих ввод наборов данных.

Если на рабочем листе используется повторяющаяся информация, то можно ввести эту информацию с клавиатуры один раз, а в дальнейшем при повторном вводе первых символов ячейки, автоввод внесет остальные символы самостоятельно. Если предложенный автовводом вариант не устраивает, необходимо продолжить ввод нужного варианта с клавиатуры, при этом символы, предложенные автовводом, исчезнут.

Выделив несколько рабочих листов, можно вводить одни и те же данные одновременно в каждый из них. Для этого нужно выделить группу рабочих листов и ввести данные в один из них.

Если создаются метки для генерации последовательностей (чисел, месяцев в году и т.п.) нужно ввести первые два значения последовательности и воспользоваться средством заполнения Excel, которое автоматически выполнит ввод следующих значений. Если ввести 110 и 120, то последовательность продолжится 130, 140 и т.д. После выделения первой пары меток, следует найти на ячейке, с которой будет продолжен ввод значений последовательности маркер автозаполнения и перетащить его в нужном направлении. В процессе перетаскивания каждая ячейка, в образовавшемся диапазоне очерчивается слабо выделенной рамкой и появляется экранная подсказка, сообщающая, что будет введено в текущую ячейку. Excel автоматически дополнит список, когда будет отпущена кнопка мыши.

Известные последовательности, которые могут быть воспроизведены подобным образом, можно узнать через пункт меню Сервис® Параметры®Закладки®Списки.

Если требуется заполнить блок ячеек одним и тем же словом или числом, входящим в список автозаполнения, то при перемещении маркера заполнения нужно удерживать кнопку клавиатуры Ctrl.

Способы копирования данных в Excel:

А) с помощью буфера временного хранения информации:

- выделить ячейку или диапазон ячеек, содержащих данные;

- Правка®Копировать или соответствующая команда контекстного меню или кнопка Копировать на панели инструментов Стандартная;

- выделить ячейку, правее и ниже которой будет осуществляться вставка;

- Правка®Вставить или соответствующая команда контекстного меню или кнопка Вставить на панели инструментов Стандартная.

Б) с помощью маркера заполнения (удобно для копирования форматов или формул):

- выделить копируемую ячейку и перетащить маркер заполнения таким образом, чтобы заключить все заполняемые ячейки в широкую серую рамку. После того, как кнопка мыши будет отпущена, диапазон заполнится скопированными данными, причем, если копировалась формула в ячейках, то будет отображаться результат вычислений по этим формулам, а адреса ячеек будут изменяться от типа ссылок, используемых в исходных формулах.

В) вставка форматов, значений и преобразованных данных (удобно при копировании и вставке части атрибутов ячеек таких, как формат или значения, замене формул их значениями, т.е. «замораживание» результатов):

- выделить ячейку или диапазон ячеек;

- поместить их в буфер обмена (Правка®Копировать);

- выделить ячейку в верхнем углу той области, в которую следует скопировать данные;

- выполнить команду: Правка®Специальная вставка; в диалоговом окне выбрать нужную операцию:

В ячейке данные можно редактировать двумя способами:

1. выделить ячейку и, щелкнув на строке формул, отредактировать данные в строке формул (удобно, когда в ячейке находится текст или длинная формула);

2. редактировать данные прямо в ячейке – для этого дважды щелкнуть на ней, а затем, щелкнув, поместить текстовый курсор на место, куда вносятся изменения, при этом можно внести как новую информацию, так и удалить лишнее.

Оформление таблицы

Для оформления (форматирования) EXCEL располагает средствами, которые представляют результаты работы в удобном виде для чтения и понимания, придают документу четкость и выразительность. Таким образом, возможным является: изменение ширины столбцов, выбор стандартных форматов чисел и дат, включая создание собственных форматов, изменение высоты строк, атрибутов шрифтов, размера, цвета и начертания символов, регулирование размещения текста внутри ячеек, скрытие столбцов, строк и линий сетки, затенение, окрашивание и обрамление диапазонов, создание для листа подложки. Для упрощения задач форматирования могут быть использованы различные стили.

Для установки формата шрифтов в выделенном диапазоне следует воспользоваться пунктом меню: Формат, Ячейки..., вкладка Шрифт или использовать поля Шрифт и Размер шрифта на панели инструментов Форматирование.

Информация, внесенная в ячейку, располагается в ней по умолчанию в одну строку. Чтобы отобразить всю информацию, занесенную в ячейку необходимо произвести одно из следующих действий:

А) уменьшить размер шрифта;

Б) увеличить размер ячейки, что может быть осуществлено несколькими способами:

1. двойным щелчком левой клавиши мыши на правой границе названия столбца или при удерживании нажатой левой клавиши мыши и перемещении границы столбца, причем в обоих случаях указатель мыши должен иметь следующий вид.

2. при использовании пункта меню Формат→Столбец, если в нужном столбце предварительно выделена ячейка. При этом ширина столбца устанавливается из расчета среднего количества символов, умещаемого в ячейке, при стандартном шрифте 0-9.

В) установить в ячейке режим переноса по словам (Формат, Ячейки..., вкладка Выравнивание), чтобы расположить текст в пределах одной ячейки в несколько строк, при этом для вставки принудительного перехода к новой строке в пределах одной ячейки используется сочетание клавиш <Shift + Enter>.

Для изменения высоты строк используются идентичные действия.

Чтобы автоматически изменить размер ячейки, чтобы текст отображался целиком, используется пункт Автоподбор высоты строки или Автоподбор ширины столбца меню Формат→Строка/Столбец или путь Формат→Ячейки→Выравнивание, где может быть отмечена и опция переносить по словам.

В неформатированных ячейках текст выравнивается по левому краю столбца, а числа по правому краю. Для улучшения вида рабочего листа можно:

• выравнивать значения или результаты вычисления формул по левому, или правому краю или по центру ячеек;

• выравнивать названия в выделенном диапазоне ячеек (например, размещать заголовок по центру таблицы);

• менять ориентацию текста внутри ячейки;

• переносить слова внутри ячейки, так чтобы внутри ячейки помещался удобочитаемый абзац;

• объединять ячейки.

Большинство из этих характеристик настраивается с использованием пункта меню: Формат, Ячейки..., вкладка Выравнивание или команд контекстного меню.

Excel располагает множеством стандартных форматов данных:

§ общий - отображает фактическое значение ячейки (например, 1200000,1);

§ числовой - позволяет задать число знаков после запятой, для отображаемого числа (например, 1200000,10);

§ денежный – вводит денежные единицы (1 200 000,10р.);

§ экспоненциальный – для отображения очень больших или малых чисел (1,20Е+06);

§ процентный – вводит после знака числа % (1200000,10%);

§ время (например, 2:24:00);

§ дата (например, 26 июн) и др.

В пользовательские (собственные) форматы можно включить символы и знаки, любой из 16 цветов, устанавливать число знаков после запятой. Таким образом, например, может быть установлено изменение форматов и цветов в зависимости от значений в ячейке.

Так, # ##0,00; [Красный] - # ##0,00 означает, что отрицательные значения будут выделены красным цветом, при этом число в ячейке будет с дробной частью и с разделителем тысяч.

Формат отображения чисел устанавливается с использованием пункта меню: Формат, Ячейки..., вкладка Число. Действие, производимое над данным числом в случае установки того или иного формата можно прочитать в нижней части диалогового окна, а образец отображения - в правой части.

Также Excel позволяет производить форматирование ячейки с учетом содержащихся в ней данных, имеющее название «условное», поскольку оно выполняется на основании проверки определенных условий, таких как значение в ячейке больше или меньше определенного числа или соответствует ли содержимое ячейки определенному слову. Таким образом, могут варьироваться атрибуты шрифта, границ и заливки ячеек.

Чтобы применить условное форматирование к выделенным ячейкам, нужно выбрать команду Формат → Условное форматирование. После того как откроется диалоговое окно Условное форматирование в первом его списке указывается способ условного форматирования — значение или формула.

Если при форматировании должно учитываться значение ячейки (число, текст или дата), в первом списке выбирается пункт значение. В том случае если для формирования условия в окне Условное форматирование нужно использовать формулу, возвращающую значение ИСТИНА или ЛОЖЬ, в первом списке окна слева требуется выбрать пункт формула.