Сергей Каледин – Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе табличного редактора Ехсеl (страница 1)
Сергей Каледин
Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе табличного редактора Ехсеl
План
1. Основные функциональные возможности современных табличных процессоров. Рабочее окно табличного процессора и его элементы
2. Типовая технология подготовки табличного документа на основе табличного процессора
1. Основные функциональные возможности современных табличных процессоров. Рабочее окно табличного процессора и его элементы
Назначение процессоров электронных таблиц – обработка и наглядное отображение данных, представленных в табличной форме. В целом, табличные процессоры обеспечивают:
- ввод, хранение, редактирование, сортировку, отображение и печать данных;
- построение графиков и диаграмм по данным таблицы и вывод их на печать.
- обработку данных с помощью встроенных (стандартных) математических, логических и иных функций;
- поиск в одной или нескольких таблицах данных, удовлетворяющих заданным критериям, в т.ч. выполнение функций баз данных, создание сводных таблиц, консолидация данных;
- моделирование – для оптимального решения поставленной задачи (Подбор параметра, Таблица подстановки);
- программирование (встроенный язык VBA) для задания процесса автоматической обработки данных в соответствии с требованиями пользователя (программирование макрокоманд).
Табличные процессоры предоставляют:
- справочную систему и контекстную подсказку;
- средства для оформления и модификации экрана и таблиц, которые могут быть определены в соответствии с требованиями пользователя (разбиение экрана на несколько окон, фиксирование заголовков строк, столбцов таблицы, ее форматирование);
- различные шаблоны для создания бланков и прочих документов.
Перед непосредственным освоением приемов работы с табличным процессором Ехсе1 необходимо усвоить ряд терминов.
§ Рабочая книга (или просто книга) – предназначенный для обработки и хранения данных файл с произвольным именем и расширением .xls, включающий набор листов, к которым могут относиться: рабочие листы, диаграммы, слайды, макросы, диалоговые листы или модули Visual Basic, позволяющие использовать язык Visual Basic при разработке макросов для Excel. По умолчанию рабочая книга содержит 3 рабочих листа, но это число можно изменять. Количество листов в рабочей книге ограничено доступной памятью.
§ Рабочий лист (или просто лист) - основная электронная таблица.
§ Активная ячейка – ячейка, к которой применяются все выполняемые в данный момент действия. Активизация ячейки производится щелчком левой клавиши мыши, после чего ее контур выделяется черной рамкой. Ее адрес и содержимое отображаются в Строке формул.
§ Указатель ячейки – адрес ячейки, состоящий из названия (индекса) столбца и номера строки. Например, ячейка В4 находится на пересечении столбца В и строки 4.
§ Поле имени – область, отображающая адрес активной ячейки.
§ Строка формул – это отличительный элемент окна программы Excel (устанавливается при использовании пункта меню Вид→Строка формул), назначение которого состоит в:
- отображении содержимого выделенной ячейки полностью;
- просмотре формулы, установленной в ячейке (т.к. в ячейке на листе выводится результат вычислений по этой формуле);
- редактировании записанной в ячейке информации.
Как любая программа операционной системы Windows, Excel выполняется в своем собственном окне, которое открывается после ее запуска.
Окно Excel содержит следующие элементы: строку заголовка, строку меню, панели инструментов, строку формул, рабочую область, ярлыки листов, строку состояния и полосы прокрутки.
Рабочая область окна Excel — это электронный эквивалент разграфленного на строки и столбцы листа бумаги. В верхней и левой части электронной таблицы находятся области, содержащие заголовки строк и столбцов. Каждый столбец имеет имя, заданное буквами латинского алфавита: А, В, … Z, АА, АВ, … ZZ, а каждая строка – номер: 1, 2, 3…65536. Разбиение рабочей области на ячейки является максимально возможным, т.е. разбить ячейку на более мелкие нельзя. Поэтому при формировании структуры таблицы используют только объединение ячеек исходя из положений минимальной ячейки.
В рабочей области окна указатель мыши может принимать различную форму:
внутри ячейки - большой знак "плюс», показывающий на возможность выделения диапазона ячеек;
в нижнем правом углу текущей ячейки - черный крестик, так называемый «маркер автозаполнения», который используется для ввода различных списков, последовательностей и копирования формул;
на границе текущей ячейки - стрелка влево - для перемещения содержимого выделенного диапазона ячеек.
Чтобы просматривать достаточно большие таблицы, используются горизонтальные и вертикальные полосы прокрутки.
В нижней части окна расположены инструменты для управления рабочей книгой: кнопки для смены листов и ярлычки листов. Ярлычок активного листа отображается как выделенный. По листам рабочей книги можно передвигаться по щелчку левой кнопки мыши или с помощью клавиатуры: комбинация клавиш Ctrl + Page Down - перейти на следующий лист, Ctrl + Page Up - к предыдущему листу.
Находящаяся в нижней части экрана строка состояния содержит информацию о том, что в данный момент исполняется программой. Например, состояние Готово означает, что Excel выполнил предыдущую операцию и готов принять новые данные. В строке состояния указываются также имена клавиш, таких, как Caps Lock и Num Lock, если эти клавиши используются. Кроме того, здесь может отображаться результат вычисления суммы, среднего, максимума и др. функций, применяемых к любым выделенным числам.
2. Типовая технология подготовки табличного документа на основе табличного процессора
Операции над рабочими книгами и листами Excel
Приемы работы с файлом книги Excel (создать, открыть, сохранить) выполняются аналогично Word.
Над рабочими листами можно выполнять операции удаления, добавления, скрытия, копирования, изменения названия листа и цвета его ярлычка (для удобства работы). Для этого следует выполнить следующие действия:
1. Выделить ярлык листа или группы листов (удерживая клавишу Ctrl для несмежных листов или Shift - для смежных).
2. Вызвать один из пунктов меню (в зависимости от операции)
§ Правка ®Удалить (Переместить / Скопировать).
§ Вставка ®Лист.
§ Формат® Лист ®Переименовать; Скрыть или Цвет ярлычка.
Или выполнить нужную команду, вызвав контекстное меню ярлычка листа.
При работе с большими таблицами бывает сложно определить, к какой строке и к какому столбцу относится информация, так как их названия отображаются лишь в начале таблицы. Воспользовавшись командой Окно → Разделить рабочий лист, можно разделить лист на два или четыре подокна с полосами прокрутки и зафиксировать в одном из них (либо в обоих) часть таблицы с заголовками строк или столбцов. Благодаря этому при просмотре любой области таблицы будет легко определить, к каким строкам или столбцам относятся данные в подокнах. Для этого перед вызовом команды активизируется ячейка, левее которой будет проходить вертикальная линия разбивки и выше – горизонтальная. При разбивке рабочего листа разделяются также полосы прокрутки. Разместив линии разбивки должным образом, их местоположение нужно зафиксировать, воспользовавшись командой Окно → Закрепить области.
Для изменения позиции зафиксированной линии разбивки следует активизировать команду Окно→ Снять закрепление областей и переместить линию с помощью мыши в другую позицию. Удалить линию можно посредством двойного щелчка на ней. Для того, чтобы удалить все линии разбивки сразу, нужно вызвать команду Окно→Снять разделение.
Ввод/удаление, копирование, редактирование данных.
Ячейки рабочего листа могут содержать значения (числа, тексты, даты, время, логические значения и значения ошибок), формулы и форматы (т.е. представление, в котором данное значение должно отображаться). При вводе значения в ячейку Excel устанавливает способ его форматирования и отображает введенное значение в клетке таблицы согласно установленного формата. Значения без установленного формата, введенные в ячейку пользователем, отображаются в строке формул.
Прежде чем произвести ввод данных в ячейку необходимо осуществить перемещение курсора к нужной ячейке. Для ускорения этой операции служат клавиши клавиатуры (изучается на практическом занятии).
Чтобы произвести ввод данных требуется произвести активизацию или выделение ячейки, или блока ячеек. Такими блоками могут считаться также ячейки строки или столбца. Применяются следующие способы выделения ячеек:
- всего столбца: щелчок кнопки мыши на названии столбца в строке заголовка столбцов;
- всей строки: щелчок мыши на номере строки в столбце номера строк;
- всего листа: кнопка таблицы Excel (самая верхняя левая);
- одной ячейки: щелкнуть по ней указателем мыши;
- нескольких отдельных (несмежных) ячеек: выделяются щелчком левой клавиши мыши при удерживаемой клавише Ctrl;
- блока ячеек: выделить верхнюю ячейку и, не отпуская указатель мыши, перетащить его на расстояние нужного блока. Смежные ячейки могут быть также выделены щелчками левой клавиши мыши в ячейках крайних позиций диапазона (по диагонали) при удерживаемой клавише Shift. Аналогично клавише Shift работает клавиша F8.