РЕАЛЬНЫЕ АДМИНИСТРАТОРЫ ПРОЕКТОВ – ГАЙД ДЛЯ АДМИНИСТРАТОРА ПРОЕКТОВ Как войти в профессию, найти первую работу, пройти испытательный срок и вырасти до менеджера проектов (страница 4)
держит в порядке трекер задач;
создаёт, редактирует и закрывает задачи по согласованным правилам;
контролирует диаграмму Ганта или иной план-график;
готовит совещания;
собирает материалы к встречам;
фиксирует решения;
рассылает протоколы;
напоминает ответственным о сроках;
обновляет статусы;
помогает менеджеру проекта видеть реальную картину;
ведёт проектную документацию;
следит за актуальностью файлов, версий и ссылок;
помогает команде не терять информацию;
готовит регулярные отчёты;
поддерживает процессы проектного управления.
Менеджер в любой момент должен открыть Asana, Jira, Kaiten, Trello, MS Project или иной инструмент и понять, что происходит в проекте, увидеть, что требует его срочного вмешательства, или спокойно пойти в отпуск, зная, что операционный контур проекта находится под контролем.
Чего администратор проекта делать не должен
Чтобы с самого начала не перепутать свою роль с ролью личного ассистента, офис-менеджера или руководителя проекта, запомните несколько правил.
Первое: не берите задачи от других сотрудников без согласования с руководителем.
Вы же не даёте поручения инженеру или маркетологу? Нет. И они вам их не дают. На любые попытки загрузить вас сторонними поручениями можно спокойно отвечать: «Мне ставит задачи руководитель проекта. Давайте я уточню у него приоритет».
На самом деле такие истории чаще всего единичны, и достаточно один раз обозначить границы, чтобы коллеги поняли.
Второе: не принимайте решений и не действуйте в обход руководителя.
Через 3-5 месяцев, когда вы освоитесь в компании, может возникнуть соблазн действовать самостоятельно, а если вы раньше руководили, — раздавать задачи самостоятельно. Выдыхаем. Снимаем прорастающую корону.
Все важные действия – письмо акционеру, договор с подрядчиком, изменения в бюджете, перенос ключевого срока, изменение содержания проекта – согласовываем с PM.
Вы можете готовить проекты писем, вносить предложения, придумывать решения, анализировать ситуацию, собирать варианты. Но всё это сначала обсуждаем с начальником, и только после его «ок» начинаем действовать.
Третье: менеджер проекта – ваш руководитель.
Это значит, что он не только даёт задачи, но и отвечает за ваше развитие, понимание процессов, ваше самочувствие в команде. Вы имеете полное право спрашивать у начальника о перспективах, повышении зарплаты, развитии, сложностях в коммуникации и приоритетах.
Но важно не путать доверие с самостоятельным захватом власти. Администратор проекта усиливает PM, а не конкурирует с ним.
Часть 1. Что ждёт администратора проектов
Карьерная траектория
Администратор проекта – это трамплин.
Посмотрите на карьерный путь при качественной работе администратором проекта.
За 6-12 месяцев вы освоите базовые процессы, инструменты, наработаете сеть контактов в компании. Вы уже не просто «человек с курсов», а специалист с реальным опытом.
За 1-2 года вы можете вырасти до координатора проектов или младшего менеджера проектов. К этому моменту вы уже ведёте небольшие направления, отвечаете за отдельные блоки проекта, самостоятельно готовите отчётность и понимаете, как устроены процессы.
За 2-3 года можно дорасти до полноценного менеджера проектов. Вы уже видели достаточно рабочих ситуаций, чтобы понимать, где начинаются риски, почему сроки срываются, как заказчики меняют требования, почему задачи зависают, как команды сопротивляются изменениям и как на самом деле работает проектное управление.
Зарплатные ожидания
Стартовая зарплата администратора проекта обычно ниже, чем у проектного менеджера. В зависимости от региона, отрасли, размера компании, уровня английского языка и сложности проектов можно ориентироваться на диапазон от начального уровня до уверенного среднего.
Мы можем говорить о своем опыте в компаниях с локацией в Москве и компаниях с филиальной сетью по России. На старте такие организации готовы платить от 120 000 рублей «на руки». Через 1-1,5 года – повышение до 150 000 рублей «на руки». По информации от коллег, которые трудятся в компаниях поменьше, суммы на начальных этапах крутятся в районе 100 000 рублей «на руки».
Для начинающего специалиста разумно смотреть не только на деньги, но и на качество опыта. Если у вас есть выбор между компанией, где платят чуть больше, но вы будете перекладывать файлы и выполнять хаотичные поручения, и компанией, где платят немного меньше, но есть сильный PM, проектный офис, инструменты, документация и понятные процессы, второй вариант может быть выгоднее для карьеры.
Но это не значит, что нужно соглашаться на любые условия. Важно смотреть на весь пакет:
официальный формат оформления;
оклад;
премии и бонусы;
график;
удалённый, офисный или гибридный формат;
переработки;
перспективу пересмотра оплаты;
обучение;
качество руководителя;
зрелость процессов;
репутацию компании.
Работа администратора проекта – это инвестиция в будущую карьеру. Но инвестиция не должна превращаться в эксплуатацию.
Что на самом деле делает администратор проекта
А теперь переведём с языка HH на человеческий язык.
Менеджер проектов – достаточно искажённое словосочетание. Кого только не называют так: и специалистов, которые оформляют счёт-фактуры, и людей, которые принимают оплату в копировальном центре, и сотрудников ресепшен.
Здесь давайте определимся. Менеджером проектов мы считаем человека, который отвечает за реальный проект – с командой, сроками, бюджетом и измеримым результатом. Ответственность на таком человеке колоссальная, и занятость у него такая же.
Реальный менеджер проектов отвечает «головой» за результат, и у него, помимо условной Jira или рассылки протокола, есть задачи более высокого порядка: встречи с руководством, отчёты для заказчиков, защита бюджета, переговоры с подрядчиками, эскалации, изменения содержания, риски, претензии, стратегические решения.
И в структуре реального проекта появляется жизненная необходимость в администраторе проекта, который возьмёт на себя текущие проектные задачи.
Что это такое простыми словами?
Нужно держать в порядке трекер: создавать, редактировать и закрывать решённые задачи, контролировать статусы, следить за актуальностью сроков и ответственных.
Нужно готовить совещания и рассылать протоколы. Менеджер должен согласовать материалы и утвердить протокол. Все остальные действия – бронирование переговорной, сбор материалов, подготовка повестки, рассылки – во власти администратора проекта.
Нужно собирать статусы у исполнителей. Не в стиле «ну что там?», а структурированно: что сделано, что не сделано, почему, какой новый срок, какие блокеры, нужна ли помощь PM.
Нужно поддерживать проектную документацию. Файлы должны называться понятно, лежать в правильных папках, иметь актуальные версии, быть доступны нужным людям и недоступны тем, кому доступ не нужен.
Нужно готовить отчётность. Weekly Status Report, отчёт по задачам, отчёт по рискам, отчёт по встречам, отчёт по изменениям – всё это может быть зоной ответственности администратора.
Нужно помогать PM видеть слабые сигналы: задача висит без движения, подрядчик не отвечает, заказчик задаёт один и тот же вопрос третий раз, команда не понимает приоритет, в документации противоречие.