Николай Лукьянов – Бухгалтерский учёт. Курс лекций (полный курс), с изменениями законодательства на 01.01.2026 (страница 10)
• подписи должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Если дата составления первичного учетного документа отличается от даты совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого этим первичным учетным документом, указывается также информация о дате совершения факта хозяйственной жизни.
Согласно ФСБУ 27/2021 в случае, если в первичном учетном документе указаны обязательные реквизиты другого документа, содержащего информацию о факте хозяйственной жизни, следует указать и информацию, которая позволит идентифицировать соответствующий оправдательный документ.
Электронный документооборот
Электронный документооборот (ЭДО) бухгалтерских документов – это процесс обмена необходимыми для ведения бухгалтерского учета документами в электронном формате. Он нужен для:
быстрого обмена документами без риска их потерять,
удобного поиска нужных документов по типу или названию,
безопасности данных, надежного хранения информации.
Сервисы электронного документооборота, например Контур.Диадок, Калуга Астрал, Такском, 1С-ЭДО и др. позволяют создавать, редактировать, подписывать, передавать и принимать электронные документы. Работать в таких системах можно со всеми типами бухгалтерских документов: счетами-фактурами, накладными, договорами, платежными поручениями, счетами, актами, отчетами и другими.
Юридическую силу документам в ЭДО придает электронная подпись. В ЭДО применяется КЭП – квалифицированная электронная подпись. Она позволяет идентифицировать автора документа, гарантирует, что в файл после подписания не вносились правки, и приравнивается к собственноручной подписи. Документы, завизированные КЭП, принимают налоговая, суды и другие контролирующие органы.
Возможность ведения бухгалтерского учета в электронном документообороте закреплена в законодательстве. Так, Федеральный закон №402 «О бухгалтерском учете» регламентирует возможность составления первичного учетного документа в электронном виде и его подписания электронной подписью (ЭП).
Статья 160 ГК РФ регулирует совершение сделок в письменном виде, в том числе с помощью электронных либо иных технических средств. Статья 6 №63-ФЗ «Об электронной подписи» регламентирует признание электронных документов, подписанных ЭП, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. В этом же законе прописан порядок использования ЭП в правоотношениях юридических лиц и ИП, в том числе с применением машиночитаемой доверенности (МЧД).
Порядок подписания документов также устанавливается Технологией межоператорского обмена и методическими рекомендациями.
Организация и порядок ведения бухгалтерского документооборота зависят от конкретных требований и правил, установленных законодательством и внутренними нормативными актами компании. Как правило, делопроизводство включает в себя следующие этапы:
Создание документов. Бухгалтерские документы, такие как накладные, акты выполненных работ, кассовые ордеры и прочие, формируются на основе операций и событий, происходящих в организации.
Регистрация и учет. Документы регистрируются и учитываются в бухгалтерской системе путем присвоения персональных номеров, указания даты и других атрибутов.
Передача и обработка. Документы передаются контрагентам, в соответствующие подразделения или сотрудникам для дальнейшей работы. Например, составленный договор отправляется на подпись поставщику, а счет-фактура – в отдел поставок или финансов.
Хранение и архивирование. Завершенные в делопроизводстве документы хранятся и архивируются в соответствии с требованиями законов. Законодательство устанавливает сроки и правила хранения документации.
Организация вправе применять любые схемы обработки документации. Однако, если документооборот масштабный, а делопроизводство ведется на бумаге, возникают риски: документы теряются и дублируются, ошибки требуют большого количества времени на исправление, а найти нужные документы в архиве бывает непросто.
Существенный минус документооборота на бумаге – ресурсоемкость. Сотрудники тратят рабочее время на распечатку, внесение данных в учетную систему, медленные согласования и подписания. Не позволяет такой документооборот и отслеживать движение документов в организации. Это приводит к срывам сроков, потере лояльности контрагентов, трудностям с контролирующими госорганами. Руководителю сложно определить слабые места, наметить точки роста и построить стратегию развития компании.
Переход на ЭДО поможет закрыть все эти риски. Электронный документооборот первичных документов снижает расходы на бумагу, печать и доставку, сокращает время обработки, исключает риск порчи или потери данных. ЭДО помогает увеличить обороты предприятия, ведь оперативное согласование и подписание документов ускоряют и другие процессы: оплату, отгрузку товаров или предоставление услуг.
Проверка правильности оформления первичных документов. Исправление документов
Какие бы способы проверки не применялись, порядок исправления ошибок в документах зависит от вида выявленного нарушения.
Если операция не соответствует закону или невыгодна экономически, и руководитель принял решение ее отменить, то такой документ просто изымается.
Если найдена арифметическая или иная техническая ошибка, то ее можно исправить, заверив корректировку подписями лиц, составивших документ (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Но важно помнить, что для отдельных видов первичных документов (первички) исправления не допускаются. В первую очередь это относится к кассовым и банковским документам. При обнаружении в них ошибок необходимо заменить неверный документ на новый. Впрочем, закон не запрещает поступать, таким образом, и в отношении других видов первички.
В любом случае нельзя для исправления использовать подчистку, корректор, ластик и другие подобные методы.
Если ошибочный документ связан с двухсторонними расчетами (например, накладная), то после исправления нужно обязательно выслать его правильную версию и контрагенту.
Если документ с искажениями уже был принят к учету, то следует внести изменения и в проводки. Здесь возможны два варианта:
– дополнительная проводка применяется, если запись в учете сделана верно, но на сумму, меньшую, чем необходимо;
– если проводка была сделана неверно в принципе, то она сторнируется (отменяется), а вместо нее производится правильная операция.
Если же искажения первички выявили с большим опозданием, то может потребоваться и внесение изменений в отчетность. Здесь все зависит от существенности ошибки, а также того, был ли уже отчет утвержден собственниками. Порядок корректировки бухгалтерских отчетов подробно регламентирован в ПБУ 22/2010.
Хотя первичные документы подписывают и рядовые сотрудники, совершающие операцию, на практике за любые ошибки обычно наказывают директора. Незнание им нюансов бухгалтерии или других областей законодательства в данном случае значения не имеет, т.к. за организацию учета в компании в целом отвечает ее руководитель.
Случаи, когда за ошибки в документах наказывают главбуха, а тем более – рядовых сотрудников, встречаются нечасто. Такое может быть, если речь идет о доказанных умышленных действиях, например – сокрытии хищений.
Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах разрешают закон о бухучете (от 06.12.2011 № 402-ФЗ) и ФСБУ 27/2021 (приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н).
Согласно данным ФСБУ 27/2021 при внесении исправлений в исходный документ, составленный на бумаге, ошибочную информацию зачеркивают, записывают верную, ставят пометку: «Исправлено» или «Исправленному верить» и указывают дату внесения исправлений. На документе должны быть проставлены подписи лиц, которые составили данный документ, с указанием их Ф. И. О. Если на момент внесения исправления кто-то из них уволился, рекомендуется заверить исправление подписью руководителя. Ставить на исправительной надписи печать закон не требует.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В каких первичных документах не допускаются исправления? Запрещается исправлять кассовые и банковские документы: приходный и расходный кассовый ордера, платежные поручения (п. 16 Положения по бухучету и отчетности, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Такой ошибочный документ нужно заменить новым с верными данными.
Регистры бухгалтерского учета
При введении данных первичных документов в соответствующие разделы программного обеспечения автоматически происходит и хронологическое, и систематическое отражение операций, на основании которых формируются регистры учета.
Регистры бухгалтерского учета – учетные документы, в которых происходит обобщение данных первичного учета. Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта.
Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:
1) наименование регистра;
2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;
3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;