Наталья Сергеева – Кубики, миллиарды и пельмени: как я наводила порядок в жизни (страница 2)

И там, как и везде, нужно было считать деньги.

На любом крупном предприятии работают сотни людей. Пятьсот, а то и больше специалистов. У каждого своя задача: кто-то отвечает за продажи, кто-то – за оплату труда, кто-то – за содержание зданий (и служебных, и производственных), кто-то просто считает, как бухгалтер. И вся эта огромная, разнородная масса информации стекается в одну точку. К экономисту.

Задача экономиста – собрать данные со всех служб. Доходы, расходы, планы, потребности. Всё это нужно систематизировать, структурировать, а потом – самое интересное – запланировать на следующий год. Сначала по месяцам, потом по неделям. Разложить миллиардный годовой бюджет на копеечки.

Это была настоящая ювелирная работа.

Потому что дальше начинался контроль. Мы отслеживали каждое отклонение – план-факт анализ. И здесь были жёсткие правила: если отклонение от плана превышало пять процентов, считалось, что экономическая работа проведена некорректно. А за это был спрос. Серьёзный.

Но при этом в этой работе было место и для творчества. Огромный массив информации нужно было не просто обработать, а организовать так, чтобы с ним можно было работать. Мы постоянно учились, осваивали новые программы, придумывали, как ещё можно усовершенствовать таблицы, как сделать процесс красивее и точнее. Потому что бюджетирование – это не просто скучная цифровая работа. Это искусство. Искусство превращать хаос в систему.

А потом мы отчитывались перед вышестоящими инстанциями. За каждую копейку, за каждое отклонение. И это было не страшно, если ты действительно всё разложила правильно.

Переломный момент

Всё изменилось, когда я попала в IT-компанию. Это было первое предприятие, где мы полностью отказались от бумажных носителей.

Помню свой первый день. Прихожу на рабочее место, на меня надевают наушники, заводят аккаунт в Google и объясняют: всё, что связано с работой, – в Google-таблицах, в документах, в облаке. Я говорю:

– Стоп, пардон, а где мой принтер? Мне нужен принтер.

А мне отвечают:

– Принтер вам не нужен. Мы всё делаем в электронном виде. Все таблицы, все отчёты, весь документооборот – только так.

Честно говоря, сначала было непривычно. Я же выросла на папках, на отчётах, которые надо распечатать, подшить, подписать. Но очень быстро я поняла, какое это счастье – никакой бумаги.

Никаких пыльных архивов. Никаких кип документов, которые потом непонятно куда девать. Всё хранится в облаке, всё ищется за секунду, всем можно поделиться одним кликом.

Мне эта идея понравилась настолько, что на всех следующих работах я уже сама отучала коллег от бумажного мышления. Приходила и говорила: зачем вам эти папки? Зачем эти бесконечные распечатки, которые потом пылятся в архиве? Всё можно сделать проще, чище и быстрее.

И знаете, получалось. Люди сначала смотрели с подозрением, а потом втягивались и благодарили. Потому что порядок – он не в папках на полке. Порядок – в голове. А в компьютере он просто отражается.

Я сейчас пишу это всё вам, и у меня мурашки по коже бегут. Потому что это была не просто работа. Это была моя стихия. Там, где другие видели гору цифр и паниковали, я видела тот самый детский пол с кубиками. Просто кубики выросли. А удовольствие от того, что ты создаёшь порядок из ничего, осталось навсегда.

-–

Чему меня научила эта глава

Урок 1. Любой хаос можно разложить на составляющие.

Когда перед вами гора проблем – не пытайтесь схватить всё сразу. Разложите на части, и страх уйдёт.

Урок 2. Отклонения – это не ошибка, а информация.

План-факт анализ в жизни работает так же: если что-то пошло не так, вы просто получили новые данные.

Урок 3. Бумага – не равно порядок.

Настоящий порядок – когда лишнего нет. И в документах, и в вещах, и в голове.

-–

Глава 4. Антикризисный экономист

Из всех мест, где я наводила порядок, самым ярким был, пожалуй, агропромышленный комплекс «Ситно». Я пришла в торговый дом и первое, что увидела – полное отсутствие бюджетирования.

Торговый дом существовал. Магазины работали. Но никто не понимал ни своих планов продаж, ни своих расходов. Люди ориентировались только на бухгалтерскую отчётность, а она, как мы знаем, не является управленческой. Бухгалтерия смотрит назад, а нам нужно было смотреть вперёд.

Сложность была ещё и в структуре. Она постоянно менялась. Законодательство, налоги – всё это влияло на то, как мы оформляли юрлица. Сегодня в одно юрлицо входит пять торговых точек, завтра – десять, послезавтра их перетасовывают заново. Всего было около пятнадцати юрлиц, и в каждое входило от десяти до пятнадцати магазинов.

И теперь представьте задачу: нужно разложить бюджет – доходы и расходы – по каждой торговой точке. То есть создать не один бюджет и не пять, а около ста полноценных бюджетов. И каждый должен быть связан с другими, потому что точки работают в одной системе.

Для меня это было самое интересное время.

Я погружалась в это с утра до вечера. Выходные тоже уходили на работу. Я не замечала, как бежит время. Муж не понимал, почему я бегу на работу в субботу. Позже я договорилась с руководителем и водителями, что могу делать эту работу из дома. Мне разрешили.

Надо отдать должное моему директору и учредителю – Павлу Павловичу. Он был очень признателен за то, что я делала. Чувствовалось, что он видит результат.

Работа была огромная. Мы начинали с объёмов продаж – сколько и чего реализует каждая точка. Потом считали расходы. Потом налоги, исходя из запланированной прибыли. И всё это нужно было оформить красиво, в Excel, на листах, которых порой набиралось больше сотни. И каждый лист, каждая ячейка были связаны между собой формулами. Одно меняешь – всё пересчитывается автоматически.

Глаза боятся, а руки делают.

Но цифры – это только половина дела. Была ещё работа с людьми. Нужно было найти общий язык с каждым отделом, с каждым сотрудником. Объяснить, что мы от них хотим. Убедить, что это не просто очередная прихоть экономиста, а реальная необходимость. И всё это – в кратчайшие сроки.

Потому что планирование на следующий год начинается во второй половине текущего. Август, сентябрь – и уже в октябре мы должны защитить бюджеты перед руководством. На всё про всё – пара месяцев.

В общем, в итоге у нас всё получилось. Все бюджеты были оформлены, согласованы, отправлены. Система заработала.

А я, как обычно, стала смотреть по сторонам в поисках нового хаоса. И когда я решила уходить, произошло то, что я запомнила надолго.

Мне позвонил Павел Павлович. Лично. По рабочему телефону. Не через секретаря, не через заместителя, а сам. И спросил:

– Что не так? Что вас не устраивает?

Для меня это было показателем. Он молодой учредитель, хозяин огромного агропромышленного комплекса, где уже не сотни, а скоро, наверное, десятки тысяч сотрудников будут работать. Он участвует в совещаниях с Китаем, он держит в руках гигантскую структуру. Но при этом у него хватает внимания и уважения, чтобы позвонить обычному экономисту и спросить, почему тот уходит.

Он руководит, как дирижёр оркестром. Тихо, точно, справедливо. И у него есть дело до каждого. Я ушла, но уважение к этому человеку осталось навсегда.

-–

Чему меня научила эта глава

Урок 1. Начинай с хаоса, но всегда держи в голове конечную цель.

Сначала определи главное: доходы, расходы, прибыль. Остальное – детали.

Урок 2. С людьми сложнее, чем с цифрами, но интереснее.

Правильно сформулированная письменная задача – половина успеха.

Урок 3. Баланс не обязан быть каждый день. Он может быть за год.

Мы с мужем работали по очереди – и в итоге всё сложилось.

Урок 4. Уважение к людям важнее любых цифр.

Павел Павлович это показал.

-–

Глава 5. Почему люди боятся систем (и почему не стоит)

Как ни странно, но на работе с ответственностью всё обстоит куда проще, чем в жизни.

Там есть иерархия. Есть понятные правила. Если от Павла Павловича приходит запрос – нужно подготовить бюджеты, я спускаю задание ниже, через электронный документооборот, и прошу сотрудников в определённые сроки и в определённой форме предоставить информацию. И они предоставляют. Потому что это работа.

На работе организовать систематизацию гораздо проще, чем дома или в каких-то других жизненных нюансах.

Сложностей как таковых нет. Самое главное – определить суть. Понять, какие факты нужны, структурировать правильные вопросы, создать правильные запросы. Если запрос чёткий – ответ будет чётким.

А вот в жизни всё иначе.

Мой дом – моя система

В моём доме, конечно, тоже всё системно. Я уже рассказывала: кубики, порядок, всё по полочкам. И мои дети, которые уже взрослые, впитали это. У них тоже всё разложено, им легко ориентироваться в своих пространствах. Они приучены к этому с детства, и, забегая вперёд, скажу: это счастье – когда дети не бунтуют против порядка, а принимают его как норму.

Но сложности начинаются, когда я выхожу за пределы своего дома.