Лейл Лаундес – Как говорить с кем угодно на работе (страница 16)

• Используя только строчные буквы, вы выглядите инфантильным человеком.

• Не рассчитывайте на то, что ваше сообщение никогда не будет опубликовано.

• Будьте осторожны, используя функцию «Ответить всем».

• Обращайте внимание на разницу во времени из-за часовых поясов.

• Перед отправкой письма запустите проверку правописания и перечитайте текст письма заново.

• Не отправляйте деловые письма и сообщения в выходные дни и нерабочие часы.

• Будьте осторожны, отправляя скрытые копии – вас могут заподозрить в коварстве и интригах.

• Проверьте все ссылки и убедитесь, что они работают.

• Чтобы ваше сообщение не затерялось среди сотен других, которые увидит получатель, когда придет на работу, отправьте сообщение немного позже времени прибытия этого человека на работу.

Располагающее окончание письма и подпись

Хотя электронная почта давно стала неотъемлемой частью нашей жизни, я обнаружила, что люди все еще допускают оплошности при составлении своей подписи, поэтому давайте ненадолго остановимся на этой теме. Если вы пишете кому-то за пределами вашей компании, подойдет простая подпись с данными вашей организации, которая добавляется автоматически (и даже она вам не нужна, если вы пишете кому-то, с кем давно или близко сотрудничаете). Перед подписью вы можете добавить простое «Спасибо», «Заранее Вам благодарен» или «Хорошего дня». Избегайте подписей с вычурными шрифтами, фотографиями, мелькающими логотипами компании или навороченной графикой, которая загружается целую вечность (очень жаль, что вы не можете «отписаться» от некоторых людей, с которыми вам приходится иметь дело).

Следующий прием поможет вам сделать ваши письма более теплыми и личными. Многие работники в письмах клиентам, коллегам или руководству сразу начинают сообщение с их имен, например «Привет, Хайден», «Здравствуйте, Хайден», «Здоро́во, Хайден» или даже просто «Хайден». Но не позволяйте этому средству привлечения внимания адресата – его собственному имени – потерять свой вес, употребляя его в привычном месте. Заставьте его работать на вас, использовав в другой части вашего сообщения, чтобы отметить важный момент либо подчеркнуть вашу взаимосвязь в конце послания.

Люди оживляются, когда слышат свое имя в толпе, и точно так же они будут уделять больше внимания вашему сообщению, когда встретят в его тексте свое имя. Предположим, вы хотите, чтобы Хайден ответил на ваш вопрос к определенному времени. Если вы напишете просто «Мне нужен ваш ответ к 14 часам пятницы», он может пропустить эту фразу или не придать ей особого значения. Отметьте важность этой фразы, включив в нее имя адресата. Напишите так: «Мне нужен ваш ответ, Хайден, к 14 часам пятницы», и он обратит больше внимания на крайний срок.

Кроме того, использование имени получателя в самом конце сообщения воспринимается адресатом как проявление заботы и внимания к нему. Вы, вероятно, слышали, что имена людей – это самые сладкие для них звуки на свете. Поэтому вместо того, чтобы начать с них ваше электронное письмо, как это заведено, завершите его словами «Было приятно работать с вами, Хайден» или «Я с нетерпением жду вашего ответа, Хайден».

Прием 21

Заострите внимание получателя на определенных фразах, используя его имя

Используйте имя получателя электронного сообщения с выгодой для себя. Если вы хотите выделить конкретную мысль в середине сообщения, подчеркните ее, добавив рядом с ней имя человека, которому вы пишете. Поставив имя адресата в качестве последнего слова в вашем электронном письме, вы можете сделать его более личным и теплым. Только не переусердствуйте: вполне достаточно будет употребить имя получателя один или два раза.

Сделайте ваши сообщения интересными

(без эмодзи)

Практически каждому из нас (даже если он не признаётся в этом другим) нравятся смайлики с сердечками, обезьянками и маленькими рожицами. Удивительно, как же нам раньше удавалось выражать свои чувства без этих маленьких незамысловатых картинок! Сегодня использование эмодзи говорит не столько возрасте отправителя сообщения, сколько о его профессионализме. Времена меняются довольно быстро, но многие до сих пор чувствуют, что эмодзи – свидетельство бедного словарного запаса отправителя. Так что же делать настоящему профессионалу, пристрастившемуся к использованию эмодзи?

Вот несколько советов. Не отправляйте эмодзи людям, занимающим более высокое положение, только если они не стали первыми посылать их вам. Избегайте их в деловой переписке с людьми из других компаний, даже если они – ваши хорошие друзья. Если ваше электронное письмо будет опубликовано, ваша репутация и репутация вашей компании могут быть подорваны. (В личном общении не отправляйте эмодзи любому человеку, кто родился до 1980 года, если только вы не знакомы с ним близко.) Кроме того, есть еще эмодзи в их крайнем выражении – так называемые «гифки», изображения в формате GIF, зачастую анимированные. Это эмодзи на стероидах. Используя гифки в деловой переписке, можно испортить столь многое, что вам лучше забыть об их существовании.

А как насчет самого первого эмодзи – восклицательного знака? Сейчас, когда сообщения переполнены эмодзи, наши чувства притупились, и многие из нас украшают свои послания слишком большим количеством восклицательных знаков. Если в вашем письме больше одного или двух восклицательных знаков, получатель заподозрит, что вы не в состоянии выразить свое настроение на родном языке. Ограничьте количество восклицательных знаков и используйте вместо них словарь синонимов. Люди с богатым словарным запасом считаются более креативными, образованными и интеллигентными. Вам всего лишь нужно выделить нужное слово и нажать на кнопку, и на экране возникнут десятки синонимов, которые помогут украсить и обогатить ваше сообщение без использования эмодзи и восклицательных знаков.

Глава 19

Нужно ли стремиться угодить коллегам?

Некоторые люди лезут из кожи вон, желая понравиться коллегам и начальству, и поэтому понапрасну молча страдают и ничего не говорят им о возникающих проблемах в тех случаях, когда просто обязаны это сделать. Мне приходилось слышать сотни жалоб на условия работы наподобие упомянутых ниже, и большинство из них вполне обоснованны.

«В туалете никогда не бывает туалетной бумаги».

«Тут холодно как в склепе».

«Шум кондиционера сводит меня с ума».

«Рабочие кресла здесь твердые как камень».

Первым делом спросите себя: «Могу ли я смириться с этим? Могу ли я просто проглотить это и продолжать заниматься своими делами?» Если это возможно, то сначала попытайтесь поступить именно так, потому что нытиков и жалобщиков никто не любит. Но если вы будете терпеть невыносимые условия работы и не станете никому о них говорить, то можете оказаться в той же ситуации, что и попугай Полли.

Вы что-нибудь слышали о попугае Полли, который говорил на 14 языках? Позвольте рассказать вам историю об этой удивительной птице.

Любящий муж искал подарок для своей жены на двадцатилетнюю годовщину их свадьбы. Однажды, проходя мимо зоомагазина, он услышал голос попугая, который прокричал ему:

– Эй, привет! Я знаю 14 языков.

– Что? – произнес изумленный мужчина, останавливаясь и поворачиваясь к витрине магазина.

– Oui[9], – произнес попугай по-французски.

– Ты… Ты… Ты серьезно? – спросил его мужчина.

– Certo[10], – ответил попугай по-итальянски.

– Не может быть! – воскликнул мужчина.

– Sí[11], – сказал попугай по-испански.

Мужчина зашел в магазин и спросил, сколько стоит этот попугай.

– Пять тысяч долларов, сэр, – ответил продавец.

– Пять тысяч долларов? – воскликнул мужчина.

– Да, сэр, – подтвердил продавец. – Это единственный попугай в мире, который говорит на четырнадцати языках.

«Хорошо, – подумал мужчина, – моя жена любит иностранные языки, и это наша двадцатая годовщина…»

– Ладно, – вздохнув, сказал он и выписал чек на пять тысяч долларов.

Через минуту мужчина уже шагал домой с попугаем под мышкой (попугая звали Полли Лингвист).

Мужчина решил устроить насест для попугая на кухне, прямо над раковиной, чтобы жена сразу же увидела редкую одаренную птицу, когда вернется домой. Соорудив насест, он вдруг вспомнил, что не купил птичий корм, хлопнул себя ладонью по лбу и помчался назад в зоомагазин.

Когда он вернулся, его жена уже была дома. Она обняла мужа и воскликнула:

– Дорогой, я и представить себе не могла, что ты вспомнишь о нашей годовщине, не говоря уже о том, что ты удивишь меня таким замечательным подарком!

Муж расплылся в улыбке. Жена продолжала:

– Дорогой, ты даже вспомнил, что я очень люблю фазанов, это так мило…

– Фазанов? – потрясенно переспросил муж.

– Да, – ответила жена. – Я уже ощипала, разделала и нафаршировала его. Он лежит в духовке и будет готов через полчаса.

– Что ты наделала! Это был не фазан! – воскликнул мужчина. – Это был попугай! Более того, этот попугай стоил пять тысяч долларов, потому что знал четырнадцать языков!

– Да неужели? – удивилась жена. – Почему же он ничего не сказал мне об этом?

Вы, вероятно, уже догадались, какова мораль этой истории: если вы ничего не сказали… Я вовсе не утверждаю, что тогда вы тоже окажетесь в духовке, как бедный попугай, но если вы не расскажете кому следует о возникшей проблеме, этот человек все равно рано или поздно узнает о ней, и тогда он наверняка подумает: «Болван, почему ты ничего не сказал?»