Лео Бабаута – Дзен-продуктивность: 10 привычек для спокойной работы. Иллюстрированное издание (страница 2)
5 проблем, которые решает Дзен-продуктивность:
GTD – это серия изменений привычек. Это главная причина, по которой люди «соскакивают» с системы: они пытаются внедрить слишком много новых привычек одновременно. Как я часто пишу в блоге, фокус на одной привычке за раз – это лучший путь, гарантирующий успех. Кроме того, пользователи GTD часто не применяют проверенные методы изменения поведения.
Решение Дзен-продуктивности: Мы внедряем по одной привычке за раз. Не пытайтесь освоить всё сразу – это перегружает. Внедряйте систему фазами, используя проверенные методы (30-дневный челлендж, обязательства, награды и лайфхаки для мотивации).
В GTD недостаточно внимания уделяется самому действию. Хотя система называется «Как привести дела в порядок», на практике мы часто занимаемся лишь тем, что «приводим дела в систему». Сама книга, описывая отличный метод, уделяет стадиям сбора и обработки гораздо больше внимания, чем стадии реального выполнения.
Решение Дзен-продуктивности: Сместить акцент на действие – на то, как завершать свои задачи простым и спокойным способом.
GTD слишком неструктурирована для многих. Свобода GTD и принятие решений «в моменте» – это прекрасно, но для многих отсутствие структуры становится источником хаоса. Людям часто нужны четкие ориентиры в течение дня.
Решение Дзен-продуктивности: Мы предлагаем пару привычек для решения этой проблемы: планирование (3 Самые Важные Задачи на день и «Крупные камни» на неделю) и рутины (ежедневные ритуалы). Эти привычки опциональны, но они отлично дополняют сильные стороны GTD.
GTD пытается сделать слишком много, что приводит к стрессу. Система не делает различий между всеми входящими задачами, в чем заключается её прелесть, но и её проблема. Мы вносим в списки абсолютно всё и в итоге чувствуем себя перегруженными.
Решение Дзен-продуктивности: Фокус на упрощении. Уберите со своего стола и из своих планов как можно больше лишнего, чтобы сосредоточиться на действительно важном и делать это качественно.
GTD недостаточно фокусируется на ваших целях. Это система, работающая «снизу вверх», с уровня «взлетной полосы». Она отлично справляется с текучкой, но часто игнорирует общую картину. В результате мы делаем то, что подвернулось под руку, а не то, что должны делать.
Решение Дзен-продуктивности: Мы определяем главные вещи на неделю и день. Кроме того, в систему включена привычка еженедельного обзора целей, чтобы вы сохраняли фокус на них в течение всего года.
Повторюсь: GTD – гениальная система, и она работает. Но Дзен-продуктивность берет проблемы, с которыми сталкиваются люди при её реализации, добавляет другие мощные концепции и адаптирует систему для реальной жизни.
Глава 2: Обзор – Что это такое?
Давайте посмотрим, что же такое Дзен-продуктивность на самом деле: это набор из 10 привычек, которые помогут вам организовать дела, упростить жизнь, взять всё под контроль и действительно начать выполнять задуманное.
Если вы решите внедрить Дзен-продуктивность, вы не обязаны осваивать все 10 привычек. Вам следует выбрать те, которые лучше всего подходят вашему индивидуальному стилю, и сосредоточиться на их мастерстве.
Каждую из этих привычек следует изучать и практиковать по одной (в идеале) или максимум по 2–3 за раз. Сосредоточьтесь на изменении конкретной привычки в течение 30 дней, а затем переходите к следующей. Я знаю, что это может быть трудно, но в долгосрочной перспективе привычки закрепятся лучше, если вы будете работать над ними последовательно. В течение года вы овладеете ими всеми – и я не думаю, что стать полностью организованным и продуктивным за один год – это плохое достижение.
Порядок, приведенный ниже, является лишь предложением – вы можете внедрять их в любой последовательности. Привычки 1–8 являются наиболее важными, но я советую вам серьезно рассмотреть и привычки 9–10. Ниже представлен краткий обзор каждой из них:
Сбор: Повсеместный захват. Всегда носите с собой маленький блокнот и записывайте любую задачу, идею или проект, которые приходят в голову. Выгружайте всё из памяти на бумагу, чтобы не забыть. Чем проще инструмент, тем лучше. По возвращении домой или в офис переносите эти записи в свой основной список дел.
Обработка: Принимайте быстрые решения по пунктам во «Входящих». Не откладывайте их. Накопление дел – это форма прокрастинации в принятии решений. Разбирайте свои «Входящие» (почту, блокнот, голосовые сообщения) хотя бы раз в день. Двигайтесь строго сверху вниз: сделайте сразу (если это занимает меньше 2 минут), выбросьте, делегируйте, отправьте в архив или внесите в список задач на будущее.
Планирование: Устанавливайте Самые Важные Задачи на неделю и на день. Каждую неделю намечайте «Крупные камни» и планируйте их в первую очередь. Каждое утро выбирайте 1–3 задачи и обязательно выполняйте их. Делайте главные дела как можно раньше, чтобы гарантировать их завершение.
Действие: Выполняйте одну задачу за раз, не отвлекаясь. Это одна из важнейших привычек Дзен-продуктивности. Выберите задачу и сосредоточьтесь на ней, исключив всё остальное. Отключите почту и телефон. Если вас прервали, запишите запрос в блокнот и немедленно вернитесь к текущему делу. Никакой многозадачности.
Простая надежная система: Ведите простые списки и проверяйте их ежедневно. Используйте списки по контекстам (работа, дом, звонки), если они вам помогают. Не создавайте сложных структур и не тратьте время на бесконечный поиск новых инструментов – это лишь отвлекает от работы. Достаточно одного списка для каждого контекста и списка проектов.
Организация: Место для каждой вещи. Все входящие материалы должны сразу попадать в систему: либо в список задач, либо в архив, либо в корзину. Кладите вещи на их места немедленно, не позволяя им скапливаться на столе. Чистое пространство помогает сфокусироваться.
Обзор: Еженедельно проверяйте систему и свои цели. В ходе еженедельного обзора анализируйте прогресс по годовым целям и намечайте шаги на следующую неделю. Раз в месяц выделяйте время на более глубокий обзор, а раз в год оценивайте свои жизненные приоритеты.
Упрощение: Сокращайте списки до самого необходимого. Если вы попытаетесь сделать всё, вы быстро перегорите. Пересматривайте свои задачи и проекты, удаляя всё, что не ведет вас к главным целям. Упрощайте свои обязательства и поток входящей информации.
Рутины: Устанавливайте ритуалы. Создайте утренние и вечерние рутины, чтобы придать дню структуру и спокойствие. Утренняя рутина может включать проверку календаря, упражнения и выполнение первой задачи. Вечерняя – подготовку к следующему дню и подведение итогов.
Поиск страсти: Ищите работу, которая вас вдохновляет. Эта привычка может стать последней в списке, но она самая важная. Если вы любите то, что делаете, вы не будете прокрастинировать. Превратите свою деятельность в нечто захватывающее, и ваш список задач станет для вас списком наград.
Глава 3: Минималистичная Дзен-продуктивность – простая альтернатива
Для некоторых людей внедрение 10 новых привычек, даже если делать это по одной, кажется ошеломляющей и все еще слишком сложной задачей. Поэтому для тех, кто хочет внедрить самую простую систему из возможных, я предлагаю минималистичную версию Дзен-продуктивности – способ быть продуктивным без лишней суеты.
Эта версия состоит всего из четырех привычек (сбор, обработка, планирование и действие) и требует только двух инструментов: маленького блокнота и ручки.
Четыре основные привычки:
Сбор: Всегда носите с собой блокнот и записывайте любую задачу, идею или проект, которые приходят вам в голову. Выгружайте их из головы на бумагу немедленно, чтобы ничего не забыть.
Обработка: Принимайте быстрые решения по пунктам в ваших «Входящих». Не откладывайте их на потом. Разбирайте входящие каналы (почту, блокнот) как минимум раз в день.
Планирование: Устанавливайте Самые Важные Задачи на неделю и на каждый день. Выполняйте их первыми, чтобы гарантировать результат.
Действие: Фокусируйтесь на одной задаче за раз, исключив все отвлекающие факторы. Не пытайтесь работать в режиме многозадачности.
Что исключает минималистичная версия Дзен-продуктивности
Эта версия оставляет в стороне шесть привычек: ведение системы множественных списков, тотальную организацию вещей, еженедельные обзоры, упрощение проектов, установку жестких рутин и поиск страсти.
Хотя я считаю эти шесть привычек очень ценными, они не являются абсолютно необходимыми для работы базовой системы.
Минималистичная реализация (Инструкция)
Как именно работает эта система на практике? Вам не нужны приложения или сложные сервисы. Только блокнот и ручка.
Используйте блокнот для мгновенной фиксации. Записывайте всё, как только подумали об этом. Это освобождает ваш разум от напряжения.
Создайте Главный список. Вернувшись к рабочему столу или домой, переносите записи из блокнота в один общий список дел. Его тоже можно вести в этом же блокноте.
Ежедневное планирование. Каждое утро просматривайте свой Главный список и выписывайте на новый лист (или в начало текущей страницы) 1–3 Самые Важные Задачи на сегодня. Это и есть вся ваша система планирования. Больше ничего не нужно.