Иосиф Ребельский – Азбука умственного труда (страница 2)

Основной лозунг Лиги Времени гласит: «Сначала вскрой механизм времени, потом реформируй». Попробуем расшифровать этот лозунг, и перед нами предстанет весьма важный совет: «Не начинай коренной ломки своего нынешнего “времяпрепровождения”, не создавай “блестящих” планов рационального использования своего времени в будущем, не издавай наказов и приказов самому себе о том, когда вставать, когда отдыхать, когда ложиться, “сколько времени тратить на еду, на туалет”, пока ты с карандашом и бумагой в руках не учел, как же ты сейчас расходуешь свое время».

Учет расходования времени производится при помощи специальных суточных карточек. Такие карточки составлены тт. Стрельбицким, Гастевым, Керженцевым, Шпильрейном, Лигой НОТ и т. д.

Карточки, составленные Лигой НОТ, продаются в виде книжек под общим названием «Хроноблокнот».

К каждому хроноблокноту приложена краткая объяснительная записка о методах заполнения суточных карточек.

Со своей стороны мы считаем необходимым вам посоветовать следующее. В первые недели, пока вы не привыкли регистрировать свое время, заполняйте карточки только по основным разделам расхода времени и только спустя несколько недель переходите к детальному заполнению карточек.

Заполнение суточной карточки даст вам более или менее детальную регистрацию фактически расходуемого вами времени, но отсюда еще далеко до рационализации расходования времени, которая вас в конечном счете интересует.

Первым шагом к рационализации расходования времени следует считать составление предварительного плана расхода времени.

Этот план (технически) наносится на приведенную выше регистрационную карточку в виде линий, а затем по нему (чернилами или карандашом другого цвета) проводится регистрация фактически израсходованного времени. Когда перед вами предстанут провалы в выполнении плана, перерасход времени, нецелесообразная трата времени – словом, все пункты расхождения между планом и его выполнением, – ставьте раньше всего вопрос «Почему» и, только ответив на него, приступайте к устранению допущенных ошибок.

Это, однако, делается не так легко, и вам, товарищи, нечего отчаиваться, если это вам не так быстро удастся, и главное, не жалейте, что даром израсходовали время на регистрацию расхода времени, составление плана и т. д. Все эти труды в будущем, несомненно, оправдаются: регистрация – первый шаг, составление плана – второй шаг, а борьба за полное и точное выполнение этого плана – третий и последний шаг на пути действительной рационализации расходования своего и чужого времени.

IV. Записи заданий

Для правильной организации умственного труда большое значение имеет также своевременная запись всего того, что тебе надо сделать за сегодняшний день, за текущую неделю, за наступающий месяц, за предстоящий год, и последующий контроль за тем, сделано ли предначертанное, а если не сделано, то почему.

В литературе по научной организации труда существует целый ряд специально отпечатанных тетрадей и карточек для ведения указанных записей; но, во-первых, все эти пособия рассчитаны на определенный тип работников умственного труда – на крупных администраторов, ответственных организаторов – а во‐вторых, они и по существу слишком громоздки.

Для нас, учащихся, пропагандистов и т. д., нужны, особенно для начала работы, более примитивные пособия. На первое время можно все виды записей вести в одной общей тетради. Для этого общая тетрадь в 1–2 писчих листа подразделяется на 4 части: «Постоянное расписание занятий», «Недельное расписание занятий», «Что мне надо сделать сегодня», «Что я предполагаю сделать в ближайшее время».

Следует только помнить, что расписание – это не план, это только практическая запись текущих работ.

I. Постоянное расписание в первую очередь нужно учащимся, а затем ответственным работникам, у которых в течение, положим, целого полугодия в одни и те же дни и часы бывают определенные заседания. Составить «постоянное расписание» очень нетрудно: учащиеся, например, просто списывают его с расписания учебной части.

II. «Постоянное расписание» – это своего рода карта местности, план города, которые дают общее представление, общую ориентировку. Деталей тут нет.

III. «Постоянное расписание занятий» – это первичный справочник по распределению часов рабочего дня, основной «напоминатель».

IV. Из «Постоянного расписания» мы черпаем основные материалы для составления «Недельного расписания».

V. В «Постоянном расписании» отмечаются только занятые часы; здесь не видно, чем заполнены промежутки между занятыми часами.

VI. «Постоянное расписание» составляется вперед на полгода или даже сразу на целый год. Лучше всего составлять это расписание не в самом начале учебного или «рабочего» года, а спустя 2–3 недели, когда чувствуется более устойчивый распорядок работ.

VII. Если в «Постоянное расписание» вносится ряд изменений – переставляются часы, меняются предметы занятий, – лучше всего все расписание переписать на следующую по порядку чистую страницу; для этого в указанной выше общей тетради и отводится 10–15 страниц под «Постоянное расписание занятий».

VIII. Рядом с указанием часов и названием занятий рекомендуется кратко пометить № аудитории, где будут происходить занятия, и фамилию лектора или адрес учреждения или организации, и фамилию постоянного председателя данного заседания и т. д.

I. Составление «Недельного расписания» имеет своей целью дать точное представление о сумме работ, которые предстоит проделать за 6 дней, и своевременно напоминать, какой вид работы, в какой день и час предстоит выполнить.

II. «Недельное расписание» составляется накануне каждой недели, но место для «Недельного расписания» разграфляется вперед на несколько недель, так как часто получаешь задания задолго до момента их выполнения.

III. В «Недельное расписание» вносятся работы более или менее длительного характера – работа в кружке, личные доклады, присутствие на заседаниях, часы консультантской работы, время на подбор материалов или на подготовку к докладу и т. д., очередные же задания, как – приобрести такую-то книгу, прочесть такую-то статью в газете, посетить такого-то работника, навести справку о такой-то работе, проверить правильность такого-то факта и т. д., – вносятся в листок под общим названием – «Что мне надо сделать сегодня».

IV. В «Недельное расписание» раньше всего вносятся выборки из «Постоянного расписания», затем работы, почему-либо не выполненные в прошлую неделю, но подлежащие непременному выполнению, наконец, очередные задания на неделю.

Запись под общим названием «Что мне надо сделать сегодня» составляется очень просто. Страницы записной тетради подразделяются на 2 части – одну большую, на которой мы помещаем краткое содержание задания, и другую – меньшую, на которой мы отмечаем, выполнено ли задание, а если нет, то почему.

В эту запись вносятся, как мы уже указали выше, небольшие разрозненные задания, которые не подходят для расписания недельных заданий.

Запись «Что мне надо сделать сегодня» составляется накануне рабочего дня, но место для этой записи подготовляется за несколько дней вперед, так как часто приходится в понедельник записать то, что надо сделать в пятницу.

Очень часто приходится пополнять эту запись в течение того рабочего дня, на который она составлена, так как в процессе работы может появиться целый ряд новых заданий на сегодняшний день.

Запись «Что мне надо сделать сегодня» следует просматривать возможно чаще и у себя за рабочим столом, и приходя в то или иное учреждение, а иногда даже в вагоне трамвая и на улице – это спасает нас от «лишних кругов» и дает возможность, будучи в одном месте, выполнить все задания, связанные с этим местом.

Невыполненные задания следует переносить изо дня в день, пока они не будут выполнены.

Отметки о невыполнении того или иного задания также очень просты: плюс обозначает, что задание выполнено, минус – что задание не выполнено. Иногда рядом с минусом приходится отмечать причину невыполнения задания, а для устранения этой причины занести в запись одно или несколько новых заданий.

Запись «Что я предполагаю сделать в ближайшее время» имеет громадное значение. Мы знаем, что «своевременно не записанная мысль – потерянный клад», а последняя запись значительно уменьшает количество своевременно незаписанных мыслей.

Эта запись составляется так же, как запись «Что мне надо сделать сегодня», с прибавлением только одной графы: «Какую работу надо предварительно выполнить для проведения в жизнь основного задания».

Запись «Что я предполагаю сделать в ближайшее время» заполняется обыкновенно не в определенные дни и часы, а в процессе работы. Слушаешь, например, доклад, и у тебя возникает мысль о необходимости познакомиться с таким-то вопросом, и ты эту мысль тут же записываешь; или работаешь над статьей, и тебе приходит мысль написать какую-то другую статью, ты и это помечаешь и т. д.

В запись «Что я предполагаю сделать в ближайшее время» надо также почаще заглядывать, чтобы своевременно перенести то или иное задание в «Недельное расписание». Конечно, ни о каком обязательстве пользоваться всеми этими записями не может быть и речи. Каждый из нас пользуется теми видами наших записей заданий, которые его больше всего устраивают.