Галина Поподько – Управление проектами (страница 2)

Управление проектом – это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту [2].

Особенности организации проекта в сравнении с традиционной организацией приведены в табл. 1.2. Традиционная организация создается на длительное время, стремится к достижению стратегических целей, основу ее существования формируют повторяющиеся бизнес–процессы. В то время как проект создается на ограниченный срок для достижения конкретной цели, и работы в нем имеют нецикличный характер.

Особенности организации проекта обусловливают различия в подходах операционного менеджмента и управления проектами (табл. 1.3). Элементы проектной деятельности присутствуют практически в любой организации, однако роль и уровень развития проектного управления отличаются в зависимости от специфики деятельности. Проекты чаще всего рассматриваются как инструмент достижения стратегических целей организации, при этом управлению проектами отводится промежуточное положение между стратегическим и операционным управлением.

Таблица 1.2

Сравнение традиционной организации и организации проекта [1]

Таблица 1.3

Отличия операционного менеджмента и управления проектами [1]

Однако существуют организации, в которых проекты составляют основу их деятельности – например, инжиниринговые, строительные компании и др. Различные варианты включения управления проектами в организационную структуру представлены в табл. 1.4.

Наименее значимую позицию управление проектами занимает в организации, построенной по функциональному принципу, тогда как в проектной организации большинство ресурсов компании вовлечено в работы проектов, а руководители проектов обладают значительными полномочиями и независимостью. Степень распространения управления проектами в организации и конкретный набор инструментов и методов проектного менеджмента обусловлены факторами внешней среды проекта, в первую очередь, факторами ближнего окружения.

Для изучения управления проектами широко применяется системный подход, который обеспечивает всестороннее изучение инструментов и методов проектного менеджмента и взаимосвязей между ними.

Систему управления проектами формируют следующие элементы:

● субъекты управления проектами (внешние и внутренние участники проекта);

● объект управления (проект);

● процессы управления.

Таблица 1.4

Управление проектами в различных организационных структурах [2]

Субъекты управления проектами еще называют участниками или стейкхолдерами. Определить их довольно просто: это субъекты, которые могут повлиять на проект, вплоть до его прекращения. Выделяют следующие основные виды участников проекта:

● заказчик – будущий владелец и пользователь результатов проекта, несет ответственность за проект перед обществом и законом;

● инициатор – автор главной идеи проекта, может совпадать с заказчиком;

● инвестор (спонсор) – вкладывает средства в проект (например, банки, инвестиционные фонды), является владельцем имущества, приобретаемого за счет их средств до тех пор, пока им не будут выплачены все средства по контракту;

● руководитель (менеджер) проекта – лицо, которому заказчик и инвестор делегируют полномочия по руководству работами по осуществлению проекта;

● команда проекта – временный коллектив, создаваемый на период действия проекта;

● контрактор – вступает в отношения с заказчиком и выполняет в проекте работы по контракту (части проекта или проекта в целом);

● субконтрактор – вступает в отношения с контрактором и несет ответственность за выполнение своей части работ;

● органы власти – выдвигают социальные, экологические и иные требования к проекту;

● потребители конечной продукции проекта – покупатели и пользователи конечной продукции проекта, за счет их средств осуществляется компенсация средств, вложенных в проект;

● другие участники проекта – конкуренты, общественные группы, население и др.

Для успеха проекта важно определить полный круг заинтересованных сторон, учесть их интересы и наладить коммуникации (см. п. 1.3).

Предметом изучения дисциплины управление проектами являются процессы управления проектами. Выделяют 47 различных процессов управления проектами, которые объединяются в 5 групп [2]:

процессы инициации – для определения нового проекта или новой фазы существующего проекта путем получения авторизации на начало проекта или фазы;

процессы планирования – для установления содержания работ, уточнения целей и определения направления действий для достижения целей проекта;

процессы исполнения – для выполнения работ, указанных в плане управления проектом, с целью соответствия спецификациям проекта;

процессы мониторинга и контроля – для отслеживания, анализа, регулирования исполнения проекта, выявления областей, требующих внесения изменений в план, и инициирования соответствующих изменений;

процессы закрытия – для завершения всех операций в рамках всех групп процессов в целях формального закрытия проекта или фазы.

Весь проект или отдельную его фазу можно представить в виде модели взаимосвязи групп процессов (рис. 1.4).

Кроме того, 47 процессов управления проектами разделены на 10 областей знаний, каждая из которых представляет собой важный срез системы управления проектами [2]: управление интеграцией; управление содержанием; управление сроками; управление стоимостью; управление качеством; управление человеческими ресурсами; управление коммуникациями;

управление рисками; управление закупками; управление заинтересованными сторонами.

Рис. 1.4. Модель взаимосвязи групп процессов управления проектами

Таким образом, каждый из 47 процессов управления проектами относится одновременно к одной из 5 групп и к одной из 10 функциональных групп. Такая двойная классификация может быть представлена в виде матрицы процессов.

Не существует универсального набора процессов управления проектами, подходящего для любого проекта. В зависимости от требований внешней среды проекта, отраслевой специфики определяется конкретный набор процессов, удовлетворяющий потребностям управления.

1. Назовите основные этапы развития концепции управления проектами.

2. Дайте определение понятия «проект», назовите основные признаки проекта, охарактеризуйте его внешнюю и внутреннюю среду.

3. Опишите виды жизненного цикла проекта.

4. Охарактеризуйте типы организационных структур по включению управления проектами.

5. Назовите и охарактеризуйте 5 групп процессов управления проектами.

1.2. Разработка проекта

Предынвестиционный анализ (или инициация) проекта – это фаза предварительного сбора и анализа информации о содержании и основных условиях реализации проекта.

Инициация проекта начинается с выявления его источника – проблемы или потребности в повседневной или профессиональной жизни людей. Примером проблемы может служить неудовлетворенность пользователей первоначальным дизайном приборной панели автомобиля из-за несоответствия эргономическим требованиям (к примеру, руль загораживает спидометр). Примером потребности является желание водителя иметь в автомобиле систему навигации.

В организации выявление проблем может осуществляться на уровне высшего руководства (при формировании стратегии фирмы или в ходе работы профессиональных консультантов, приглашенных руководством) или на уровне рядовых исполнителей и линейных менеджеров, если в организации создана система сбора информации о назревающих проблемах/потребностях, которая мотивирует сотрудников на постоянное улучшение работы компании. Существует несколько способов выявления проблем или потребностей, все они изучаются в рамках смежных управленческих дисциплин – общего менеджмента, маркетинга, социологии, теории статистики, финансового менеджмента и др.

Приведем несколько примеров таких методов:

Метод пяти почему. Этот метод похож на метод «дерева проблем», однако более прост в применении. Его автором считают Сакеши Тойода, основателя компании «Toyota motors». Суть метода состоит в том, чтобы, задав пять почему, сформулировать корневую проблему, а не бороться с ее последствиями.

Маркетинговые исследования проводятся для определения будущего спроса на новый продукт или создаваемый бизнес.

Бенчмаркинг помогает распознать проблему через сравнение показателей организации с данными организации-лидера или средними показателями в отрасли.

Методы опросных листов и интервью позволяют выявить источник проекта в общении с потребителями, работниками и другими целевыми группами.

Анализ финансово-хозяйственной деятельности компании позволяет выявить слабые звенья в организации.

Крайне важно доказать актуальность проекта с помощью одного или нескольких методов выявления проблем/потребностей, поскольку ресурсы организации ограничены и на них претендуют другие проекты. Упрощенно актуальность проекта отвечает на вопрос, зачем нужно реализовать проект. По итогам анализа проблемы/потребности уточняется содержание проекта – его предметная область. Предметной областью (содержанием) проекта является основной результат его реализации – новый мост, продукт, услуга, организационное изменение и др. Для уточнения содержания осуществляется сбор требований заинтересованных сторон проекта и создание на его основе описания содержания в виде технического задания, проектной документации строительного объекта, договора или соглашения и др.