Филиппов Андрей – 101 способ сокращения расходов компании (страница 3)

И, напоследок, такая мелочь, как туалет внутри своего офиса – роскошь, за которую платите вы. Берите офис с туалетом на вашем этаже.

3 способ «Опенспейсы и эргономика»

В первую очередь, мы должны определиться с нормативом площади на одного сотрудника. В среднем по компаниям он составляет 4 кв. м. на человека. Если у вас получилось больше, то, следовательно, это первое над чем необходимо работать – занимаемся эффективным расставлением мебели. Не получается у самих – приглашаем специалиста по эргономичной расстановке мебели.

Рациональное использование офисного пространства, создающее максимально комфортные условия для работы сотрудников, способно повысить его эффективность и при этом сэкономить на площадях. Самый большой минус кабинетных планировок – это большое количество коридоров, не удобных для рассадки зон, например, у двери, на проходе и так далее. В каждую комнату необходимо вешать дополнительный кондиционер или выводить сплит-систему, устанавливать больше светильников, датчиков противопожарной сигнализации, больше требуется средств на ремонт, убирать такие помещения гораздо сложнее и дороже, и так далее.

Работайте в опенспейсах. В больших пространствах можно поставить большое количество столов, установив между ними перегородки. В офисах очень много пространства попросту скрадывается. При одной и той же площади офиса в одном большом опенспейси можно разместить в полтора раза больше сотрудников, нежели, если этот офис состоит из нескольких кабинетов.

Опенспейсы отлично подходят большим компаниям, у которых в штате есть участники групп, решающие одну общую задачу. Такие офисы позволяют регулировать количество рабочих мест, увеличивать или уменьшать. Отделение рабочих мест стеллажами или перегородками позволяет использовать площадь с максимальной эффективностью.

Сотрудников в опенспейсе видно и, следовательно, их легче контролировать начальнику. Сотрудники также видят друг друга и им проще взаимодействовать между собой.

Для бухгалтерии и управляющего аппарата рекомендуется выделять отдельные кабинеты.

4 способ «Кофе и печенье»

Популярный расход в офисе – это печенье и конфеты, а также кофе, чай, фрукты и тому подобное. Этот приятный бонус для работника – никто не останется голодным, если пропустил обед. А сытный работник – это довольный работник. Повышается лояльность сотрудников к компании.

Многие компании располагают достаточными финансовыми ресурсами для того, чтобы сделать «жизнь в офисе» как можно комфортнее, ведь, чем приятнее находиться на работе, тем больше и лучше сотрудники работают. Так что, это правильно – создавать атмосферу в офисе максимально располагающую, но всё же разумное расходование средств идёт в разрез с чрезмерными тратами на этот самый «офисный комфорт».

Итак, начнём с самой простой графы расходов «Еда и напитки». В большинстве случаев компании тратятся именно тогда, когда проводят корпоративные мероприятия. Зачастую всё закупается впопыхах, в ближайшем магазине и в излишке. Но ведь можно заключить с кафе или рестораном некое соглашение. Например, вы заказываете еду на все праздники, дни рождения и прочие мероприятия у данного заведения на постоянной основе, составляете календарь корпоративных мероприятий и праздничное меню. Поверьте, вам точно не составит труда договориться о разумной стоимости за сервированные блюда, вместо колбасных нарезок из ближайшего супермаркета.

Если корпоративные мероприятия проводят, пожалуй, все компании, то снэки, кофе-машины, фреш-бары могут себе позволить единицы. Казалось бы, если компания может себе позволить всю эту «офисную роскошь», то, о каком сокращении расходов может идти речь? К сожалению, многие компании сейчас переживают кризис и, в первую очередь, нужно сокращать издержки, связанные именно с комфортом, без которого можно обойтись. Но этот совсем не значит, что нужно просто взять и перестать покупать свежие фрукты и всевозможную пищу для перекусов. Но, можно обратить внимание на то, где всё это закупается, возможно, стоит найти более выгодных поставщиков. Или же стоит отказаться от дорогостоящей машины с дорогостоящими кофейными капсулами и перейти на бюджетный вариант. Если компания переживает очень сложный период, то, скорее всего, придется отказаться от данных излишеств. И, поверьте, сотрудникам в компании будет сложно привыкнуть к отсутствию всех этих благ, но по-настоящему преданных работников это не отпугнёт, а, скорее всего, приободрит. Ведь вы решили, в первую очередь, сокращать не количество сотрудников и не заработанные платы, а то, что было приятным бонусом, но никак не необходимостью.

Начинаем с того что капсульное кофе можно заменить молотым – себестоимость кружки кофе снижается в три раза. Большинство не разбирается в кофе и чае, поэтому не стоит тратиться на какие-либо экзотические сорта.

Чтобы каждый день не заполнять вазу с конфетами, поставьте вазу с узким горлышком и широким дном, таким образом, вы избежите того, что конфеты будут брать горстями.

Конфеты должны быть маленького размера. Многие берут одну конфетку, а если она в два раза меньше, то и покупать вам в дальнейшем в два раза меньше. Ну, а если кто-то привык набирать по многу конфет, то размер тут уже не имеет значения. Покупайте конфеты одного цвета и одного вкуса.

Приведу пример. В одном детском клубе дети привыкли набирать много конфет разного цвета, тогда администрация пошла на хитрость и стала выкладывать все конфеты только одного цвета. Расход конфет снизился в два раза.

Берите сосальные конфеты самых простых производителей. Уж чего, а знатоков таких конфет вы точно не найдете, отсюда и вывод – зачем переплачивать?

Убирайте излишества – фрукты, овощи и прочее. Оставляйте минимальный набор: чай, кофе, сахар, печенье и конфеты.

Однако, как показывает практика, печенье съедаются в течение первых пары часов с того момента, как они были выложены на всеобщее обозрение и, сколько их не подкладывай, они также быстро уходят. Удивительно, но остаются еще недовольные, которые говорят, что им не хватило, а некоторые говорят, что лучше бы зарплату повысили.

Поэтому вывод следующий: если работник решит уйти в другую компанию, никакое печенье его в этом не остановит, а значит, такая мотивация скорее носит формальный характер. Следовательно, данные расходы мы нормируем путем выделения конкретной суммы на данные расходы, делим закупленные продукты на недели и выкладываем дозированно. Например, пачку чая, рассчитанную на неделю, мы кладем полную в понедельник и, если в четверг она будет пустой, то после некоторых возмущений, сотрудники сами поумерят пыл любителей гонять чаи и количество пакетиков аккуратно растянется до конца недели. Печенье рассчитываем по дневным нормам и с утра выкладываем на кухне.

Дополнительным положительным эффектом послужит тот факт, что сотрудники будут больше проводить времени на своем рабочем месте, а не на кухне.

5 способ «Оргтехника»

Сейчас сложно представить себе офис без компьютеров, принтеров, сканеров, мобильных телефонов и еще кучи всевозможных технических новшеств. Отказываться от всех этих благ не представляется возможным, да и не нужно. Но можно правильно приобретать технику, необходимую для офисной работы, экономя значительные средства.

Во-первых, запомните поговорку: «Скупой платит дважды». Поэтому, даже не думайте покупать самое дешевое в надежде, что оно долго прослужит. Но и покупая всё самое дорогое, подумайте неоднократно, а действительно ли офис-менеджеру, например, нужен IMac? Конечно, если в вашей компании имидж играет одну из главных ролей, то стоит выбор остановить на элитной технике, но исходя из практичных соображений, ставку нужно сделать на «среднечке», который уже успел завоевать доверие потребителя. И не забывайте: чем дороже приобретенные вами ноутбуки, телефоны, сканеры и прочее, тем дороже будут стоить и их комплектующие.

Во-вторых, если говорить о конкретных примерах, то отличным показательным случаем будет выбор между струйными принтерами и лазерными. Да, струйный принтер среднего звена будет стоить около 60$, но картриджи для этого принтера, в лучшем случае, в магазинах со строгой гарантией качества будут стоить около 30$. Даже печатая совсем немного, три картриджа в год обойдутся вам в 90$, что, в общем-то, приумножает стоимость самого струйного принтера. Совсем другое дело, 200$ за лазерный принтер, который не требует частой заправки и прослужит вам долгую службу.

В-третьих, покупайте ксероксы, принтеры, МФУ одной модели – всё это позволит не держать большой объем картриджей, и при выходе из строя одного из аппаратов, он может выступить донором для других.

В-четвертых, при покупке техники, не доплачивайте за дополнительную гарантию. Процесс официальной гарантии довольно затратный по времени, гораздо быстрее обратиться в сервисную службу.

Когда мы говорим про ремонт обычной, не профессиональной, дорогой оргтехники, то лучше обратиться не в компанию, а к специалисту на фрилансе, который диагностирует неисправность, подскажет, какую деталь купить, и вы ее сможете приобрести через интернет.

6 способ «Гарантийное обслуживание и ремонт офисной техники»

Заключение контрактов на гарантийное обслуживание и ремонт офисной техники – закономерное и логичное действие. На первый взгляд, такой трепетный и внимательный подход к имуществу компании может показаться правильным и необходимым, но так ли это на самом деле?