Дмитрий Пермяков – Создаём таблицу для складского учёта в Microsoft Excel 2010. Самоучитель по Microsoft Excel (страница 3)

Независимо от того, какой системой мы пользуемся, нам нужно номенклатуру распределить на логически обоснованные группы. Это связано и с тем, что у каждой номенклатуры может быть огромное множество дополнительных характеристик. Причём характеристики могут быть настолько различны, что придётся продумывать отдельную форму (карточку) для каждой группы номенклатуры.

Представьте себе, что у вас пищевое производство. Ваше сырьё – это продукты питания. Для обслуживания оборудования вам нужны запчасти. Ясное дело, что у сахара например, будет один набор характеристик, а вот описать подшипники или прокладки и всё их разнообразие, тут вообще другой принцип.

Поэтому мы с вами выделим отдельные номенклатурные группы для бакалеи и для запчастей. В условиях создания таблицы, для ведения складского учёта, мы просто выделим отдельные группы и всё, а если мы работаем с более сложной системой (например 1С), то будем разрабатывать отдельную карточку номенклатуры для каждой такой специфичной позиции (у бакалеи будет своя карточка, у запчастей своя, у бытовой химии или спецодежды своя).

В любом случае, нам нужно начать с того, что необходимо классифицировать номенклатуру. Для того, чтобы избежать сложных рассуждений на тему построения классификаций и теоретизирования на тему выбора методов группировки, декомпозиции множеств, просто приведу ряд примеров из практики и поясню их.

И нужно напомнить, что тема складского учёта очень стара. Зачастую многие классификаторы и справочники уже давно составлены и их можно купить или запросить у поставщика. Нередко такие справочники поставляются вместе с системой учёта. Поэтому, прежде чем заныривать в творчество с построением своих названий и классификаций, имеет смысл приложить усилия к поиску готовых справочников.

Кроме того, готовые справочники имеют ряд важных преимуществ. Они общепринятые, а значит вы будете говорить на одном языке с поставщиками и профессионалами занимающимися этой номенклатурой. В ряде случаев это может вам сэкономить и время, и деньги. Среди технарей существует особое отношение к клиентам, которые способны правильно назвать необходимую им прокладку или подшипник.

В моём профиле на ЛитРес (вот ссылка https://www.litres.ru/author/dmitriy-vladimirovich-permyakov/?lfrom=1119238734&ffile=1 ) скоро появится отдельный бизнес-процесс о работе склада, в нём я уделю отдельно внимание вопросам описания номенклатуры. Советую подписаться, чтобы не пропустить это издание.

Отчёт в складском учёте

Если мы корректно ведём записи (регулярно и целостно), то возможности таблицы, которую мы с вами создаём, приятно удивят вас. В отчётах можно увидеть очень многое и заблаговременно отреагировать, избежав нехватки товаров или сырья, вовремя заметить перерасход, выявить воровство. Ну и банально понимать что, где и сколько у вас есть.

В вопросе отчёта есть одна хитрость, которую правильнее отнести не конкретно к складскому учёту, а скорее вообще к принципам управленческого учёта и аналитики данных. Этот принцип работает и тогда, когда мы с вами контролируем продажи, анализируем воронку продаж, и тогда, когда мы решаем вопросы управления финансами. И естественно, в отношении складского учёта. Даже если мы с вами будем говорить о психике человека, то и тут этот принцип работает.

Для того, чтобы сделать хоть какой-то вывод, нам нужно как минимум два значения. Другими словами что-то с чем-то сопоставить. Вот, собственно, в этом и состоит суть практически любого отчёта. Просто в некоторых случаях мы это делаем в уме, а в некоторых сопоставляя цифры, которые непосредственно есть в отчёте.

Исходя из этого, все отчёты можно разделить на 3 группы:

То, что мы сопоставляем с контрольными значениями (например, неснижаемый остаток).

То, что мы сравниваем по периодам (например, расходы за зимние и летние месяцы года).

Третья группа – сравнение между объектами (например, продажи на разных торговых точках).

Например, нам нужно обеспечить неснижаемый запас. Для этого мы рассчитали скорость расходования (время за которое мы продаём товар + сколько времени нам нужно, чтобы пополнить запасы) или нам нужно проконтролировать, чтобы небыло перерасхода (для этого мы установим лимит отгрузки в месяц). Оба примера потребуют от нас установки некой нормы и, далее мы будем сравнивать фактические остатки или расход с этой нормой.

Мы можем сравнить расход (продажи) кофе летом и зимой и обнаружить, что на зимний период нужно кофе запасать больше, а вот минеральной воды запасы снижать. Этот вариант предполагает сравнение расходов по периодам.

Если у нас с вами несколько магазинов, то естественно, нам нужно знать, какой из них нуждается в больших запасах одного товара, а в каком этот товар не продаётся.

Для того чтобы была возможность пользоваться тем или иным отчётом, нужно позаботиться заранее. Так, если мы хотим сравнивать продажи между магазинами, нам нужно каким-то образом это записать, предусмотреть соответствующий реквизит.

Мы будем с вами более детально рассматривать вопросы построения отчётов и их анализ в процессе создания таблицы. На этом этапе важно сформировать общее представление.

Переходим к разработке самой таблицы.

Проектируем таблицу

Начинаем с общего

Ради того, чтобы вопрос проектирования структуры таблиц был прозрачен и понятен, мы с вами и заглядывали в основы складского учёта и обсуждали особенности отчётов.

Есть ещё и моменты, которые часто упускают пользователи Microsoft Excel.

Начнём с разницы между столбцом и строкой.

Для многих разницы куда именно разместить значение в заголовок столбца или в строки нет. Для Excel разница есть. Не буду вас загружать лишней информацией, но предлагаю задуматься, работает ли такой стандартный инструмент как фильтр в отношении столбцов или только в отношении строк? (он работает только в отношении строк). Когда мы с вами делаем простую таблицу, это можно проигнорировать, но если мы проектируем уже систему учёта, то это принципиально.

Если вы уже знакомы с Microsoft Excel, то знаете такую функцию, как фильтр. Обратите внимание, он ставиться только в отношении столбца

Зная эту хитрость со столбцами и строками, нам нужно определиться какие столбцы будут в нашей таблице. В этом вопросе нам необходимо проговорить ещё одну хитрость. Я о ней уже косвенно упоминал, но теперь нужно её, так сказать, утвердить.

Понятное дело, что мы составляем систему учёта для того, чтобы контролировать ситуацию на нашем складе. Причём мы не можем с вами наверняка сказать, какого рода ситуация возможна и что нам захочется проверить буквально завтра или через год. Поэтому нужно как-то сделать так, чтобы у нас было достаточно информации практически на все случаи жизни. Этого можно вполне достичь. Для того чтобы это было возможно, мы свами разделим систему записи складских событий и отчёты в отдельные, условно независимые друг от друга структуры.

Говоря простыми словами, у нас с вами будет отдельные страницы файла Excel, и у каждого из них будет определённая функция.

Рисунок 1. Вкладки таблицы складской учёт.

Настоятельно рекомендую, пока вы не создали свою первую таблицу, использовать в точности такие же названия как и у меня. Так будет проще ориентироваться в формулах и ссылках. Освоив тонкости, вы сможете их переименовать.

Оперативные данные.

В этой вкладке будут жить наши первичные записи. Именно в неё мы будем заносить все наши складские события (поступления, расход, корректировки, списания и т.д.). Как раз от того, на сколько качественно мы с вами продумаем структуру записей в этой вкладке (странице) и будет зависеть всё остальное. В том числе и состав соседней вкладки.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.