Дэниел Левитин – Организованный ум (страница 21)

Составив свой набор карточек, возьмите за правило регулярно их просматривать и сортировать. Пока их не очень много, можете просто разложить их в порядке приоритетности и начать с ними работать. Когда их станет больше, объединяйте по категориям. Вот что может получиться, если несколько изменить систему, по которой Эд Литтлфилд просил меня сортировать его корреспонденцию:

• сделать сегодня;

• сделать на этой неделе;

• можно отложить;

• выбросить или разобраться.

Самое важное тут не названия категорий, а сам факт систематизации. Возможно, у вас получится такой перечень:

• список покупок;

• мелкие дела;

• сделать дома;

• сделать на работе;

• общение;

• попросить Пэт;

• мамина медицинская страховка;

• позвонить.

Дэвид Аллен советует попробовать вот такие группы для сортировки перечня важных дел, причем, заметьте, все четыре названия прямо указывают на необходимые действия:

• сделать;

• делегировать;

• отложить;

• забыть.

Аллен сформулировал правило двух минут: если какое-то дело из списка можно сделать за пару минут, не откладывайте (он советует каждый день отводить на такие мелочи, скажем, по полчаса, иначе они будут накапливаться и потом их гораздо сложнее будет разгрести). Если задачу можно кому-то поручить, так и делайте. Для всего, что требует больше пары минут, отводите специальное время, чтобы первым делом успеть разобраться с мелочами. Некоторые дела наверняка будут терять актуальность, ведь приоритеты меняются: просматривая карточки и замечая такие задачи, не бойтесь от них отказываться.

На первый взгляд, такая система может показаться слишком сложной и отнимающей много времени. В конце концов, вы вполне в состоянии помнить все важное, правда? Ну да, в состоянии, но дело в том, что в силу устройства вашего мозга запоминание оказывается не особенно эффективным. А описанная система не такая уж сложная и дает вам время на обдумывание происходящего. Чтобы было удобнее, можно сделать специальные разделители категорий, причем лучше другого цвета, чтобы их сразу было видно в общей пачке. Некоторые так увлекаются этой карточной системой, что даже начинают делать их разных цветов для всех разделов. Но при таком подходе сложнее перемещать в них карточки, а ведь прелесть этой системы как раз в ее максимальной гибкости: любую запись можно при желании отнести в какой угодно раздел и объединить с другими. Если приоритеты меняются, просто группируете по-новому. При этом даже небольшие темы фиксируются на отдельных листках. Федр записывал на них (он называл их бланками) все свои идеи, цитаты, данные об источниках и результаты исследований и так написал целую книгу. Казалось, неизбежная работа по систематизации информации потребует колоссальных усилий, но получается, что нужно всего лишь создать и правильно организовать стопку карточек.

«Вместо того чтобы мучиться вопросом, с чего начинается метафизика Вселенной, – а на такой вопрос практически невозможно ответить, – ему достаточно было вытащить два бланка и решить, с какого из этих двух лучше начать размышления. Это было несложно, и он всегда находил ответ. Потом он брал третий бланк, сравнивал с двумя первыми и снова спрашивал: “С какого начать?” Если тот оказывался менее приоритетным, чем первый, сравнивал со вторым. Так получалась система из трех упорядоченных бланков. Он повторял этот процесс с появлением каждого нового»[142].

Люди, использующие систему карточек, утверждают, что это высвобождает время. Диктофонные записи приходится прослушивать, и даже если делать это на ускоренной перемотке, то слушать все равно дольше, чем читать. Так что диктофон нельзя считать по-настоящему эффективным инструментом. Кроме того, голосовые файлы гораздо сложнее сортировать. А карточки вы можете перемещать, как заблагорассудится.

Пёрсиг описывает опыты Федра в деталях: «Время от времени он экспериментировал с новыми форматами: использовал цветные пластиковые закладки, чтобы отделять темы и подтемы; наклеивал звездочки, чтобы отмечать относительную важность; делил бланки на части, чтобы отразить и эмоциональную, и рациональную составляющие идеи. Но все это скорее добавляло путаницы, чем упрощало работу, поэтому он отказывался от этих новшеств».

Была в системе Федра особая категория – несистематизированные идеи. «Сюда попадали мысли и соображения, возникавшие в неподходящий момент, когда он был занят чем-то другим: раскладывал свои бланки, шел под парусом, что-то ремонтировал на лодке или был занят чем-то еще и хотел сосредоточиться. Чаще всего в такие моменты мозг говорит новым идеям: “Отстаньте, сейчас не время”, – но подобный подход убивает качество». Пёрсиг пришел к выводу, что некоторые из наиболее удачных идей посещают нас, когда мы заняты совершенно посторонними делами. У вас нет времени оценить мысль и обдумать, как ее применить, вы заняты чем-то и не можете отвлечься. Федр считал, что решением проблемы может стать новая категория бланков или карточек под названием «несистематизированные идеи». «Это была временная пачка; рано или поздно появлялись время и настроение, чтобы разобраться с ними». Другими словами, это был его ящик для всякой ерунды, для которой пока не нашлось места.

Разумеется, не нужно всегда носить с собой полный набор карточек: все, что связано с приостановленными или отложенными делами, а также планами, можно держать на рабочем столе. Чтобы добиться максимальной эффективности, настоящие мастера этой системы просматривают карточки по утрам, перекладывают их в соответствии с ситуацией, а также по мере возникновения идей добавляют новые. Приоритеты неизбежно меняются, и вы сохраняете возможность тасовать записи так, чтобы вам было максимально удобно.

Для многих наличие пунктов в списке важных дел означает необходимость делать выбор, и нередко кажется, что для принятия решений маловато информации. Скажем, появился пункт «определиться с пансионатом для престарелых касательно тети Розы». Вы уже съездили в несколько таких заведений, собрали кое-какую информацию, но ни на чем пока не остановились. И вот утром вы просматриваете карточки и понимаете, что не готовы сделать выбор. Прямо сейчас потратьте две минуты и подумайте, чего для этого не хватает. Даниэль Канеман и Амос Тверски считали: принимать решения так непросто потому, что часто приходится делать это в условиях неопределенности. Вам неизвестно, что может произойти, если вы отправите тетю Розу в один из пансионатов. Вы боитесь сделать неверный шаг. Если можно снизить степень неопределенности за счет сбора дополнительной информации, постарайтесь разобраться, какие именно сведения нужны и как их получить, а чтобы система работала с максимальной эффективностью, запишите на карточки все, что придет в голову. Возможно, стоит поговорить с представителями других пансионатов или обсудить тему с родственниками. Может, просто нужно еще раз обдумать все, что вы уже и так знаете, – в этом случае установите себе крайний срок, к которому нужно быть готовым, запишите его и постарайтесь не нарушить. Важно понимать, что в ходе ежедневного просматривания этих листков вы обязательно должны определиться или предпринять какие-то действия по каждому вопросу: отложить, сделать что-то немедленно или записать новую промежуточную задачу, выполнение которой поможет решить всю проблему.

Система карточек – лишь один из огромного набора инструментов и приемов, позволяющих снять часть нагрузки с мозга, и подходит далеко не всем. Пол Саймон носит с собой блокнот и записывает фразы, которые могут пригодиться в песнях[143]. Джон Пирс, изобретатель спутниковой связи, брал с собой лабораторный журнал, в котором фиксировал все важные дела, а также гипотезы для новых исследований и имена людей, с которыми приходилось знакомиться[144]. Некоторые отмечают в блокнотах наблюдения, соображения, которые важно не забыть, и разные другие мысли: так делали Джордж Паттон (он записывал идеи по военной стратегии и лидерству, а также позитивные мысли для бодрости духа), Марк Твен, Томас Джефферсон, Джордж Лукас[145]. Блокноты дают возможность организовать информацию хронологически и не допускают произвольной сортировки; приходится листать страницы туда-сюда, но многим именно такая система и подходит.

Конечно, карточки выглядят скромно и совсем не технологично, но позволяют создать мощную систему, основанную на выявленных нейробиологами принципах работы внимания, памяти и организации информации. Когда человек погружается в задумчивость и отвлекается от дел, в мозге рождается немало ценных идей, но возникают они в неподходящее время. Фиксируя информацию, мы фактически расширяем собственную память. Создавая внешние хранилища для сведений, к которым можем обращаться в любой момент, как только перейдем к активной деятельности, мы используем сформированное в ходе эволюции стремление мозга к систематизации. Можно даже сказать, что категоризация и использование внешних систем для расширения возможностей памяти позволяют поддерживать баланс между инь и ян, то есть между задумчивой рассеянностью и сфокусированной деятельностью.

Часть II

Глава 3. Организация домашнего пространства

Мало кто из нас возьмется утверждать, что смог идеальным образом организовать рабочее или жизненное пространство. Время от времени мы теряем ключи от машины и важные письма; в магазине забываем купить все, что планировали; пропускаем назначенную встречу, хотя были уверены, что уж о ней-то ни за что не забудем. Дом выглядит ухоженным и чистым, но в шкафах часто полный беспорядок. У некоторых до сих пор стоят нераспакованные коробки после переезда пять лет назад, а документы на рабочем столе накапливаются быстрее, чем мы успеваем решить, что с ними делать. На чердаках, в гаражах и подвалах, даже в ящиках для мелочей творится такое… Остается лишь надеяться, что никто никогда в них не заглянет. И мы с ужасом думаем о том дне, когда понадобится что-нибудь там отыскать.