Анна Тереза Коваль – 22 способа все успевать (страница 3)

2. Пронумеруйте дела в той последовательности, в которой их лучше всего выполнять.

3. Начиная рабочий день, обратитесь к списку и начните именно с первого дела. Как только дело сделано и возникает вопрос: что дальше? – не забывайте снова обратиться к списку. Если ваша работа хаотична и непредсказуема, то обращайтесь к списку хотя бы три раза в день: в начале дня, после обеда и за полчаса до конца рабочего дня. Зачем нужно третье обращение, мы поговорим в следующей главе.

4. Поработайте со списком неделю. Вы можете обновлять каждое утро один и тот же список, добавляя в него новые дела, а можете каждое утро (или каждый вечер, если вы «сова») писать новый список и проставлять новый порядок выполнения дел.

5. Через неделю оцените, какой эффект дала вам работа со списком? Хотите ли вы вести его на регулярной основе? Или, возможно, он нужен вам только в периоды повышенной многозадачности и отвлекающих факторов? Если вы выбираете второй вариант – что может помочь вам не забыть начать список в такие моменты? Или что для вас будет четким показателем того, что пора написать список дел?

Глава 5. Поддаются ли форс-мажоры планированию?

Посмотрите на свой план дня (он ведь у вас уже есть?). Выделите из него те дела, которые необходимо сделать именно сегодня, и попробуйте примерно оценить время выполнения каждого из этих пунктов. Суммируйте это время – сколько у вас получилось? Сколько эта цифра составляет в процентах от общего времени вашего рабочего дня?

Например, если у вас стандартный 8-часовой рабочий день, и время, которое вам нужно для выполнения дел «нужно сделать сегодня или вчера», составляет также 8 часов, то это составит 100%.

И… если получилось 90-100%, то у меня есть для вас две новости. Одна плохая и одна… получше. С какой начать? Давайте с той, что получше: мы с вами выяснили, почему вы все время задерживаетесь на работе и/или находитесь во фрустрации из-за того, что не успеваете сделать задуманное.

Плохая новость – ваш план нереален. То есть как бы вы ни работали, вы его не выполните. Потому что ваш план идеален, он выполним только в несуществующих условиях волшебного мира, где в нашу жизнь ничего не вторгается, все зависит только от нас. Клиенты выполняют все договоренности, и даже погода соответствует прогнозу, поэтому никто никогда не задерживается и ничего не забывает. Но ведь так не бывает, верно?

В реальном мире что-то всегда пойдет не так. Но есть и плюсы – ученые уже занялись этой проблемой и выяснили, что для устранения этих «что-то пошло не так» в среднем у человека уходит 20% его рабочего времени. Исследователи даже придумали термин для всего, что идет не так – форс-мажор.

Форс-мажор не зависит от вас, он случается с каждым, и он точно нарушит ваши планы. Поэтому чтобы он не портил вам жизнь ежедневно и не вызывал разочарование (никогда такого не было, и вот опять!), его нужно просто заранее учесть и заложить в свой план.

Итак, критерий реалистичности плана – минимум 20% рабочего времени заложено на решение и учет форс-мажорных ситуаций. То есть при 8-часовом рабочем дне для того, чтобы вы успели сделать все запланированное на сегодня, чистое время на выполнение этих дел должно занимать не более 6,5 часов. И тогда ни внезапная задача от начальника, ни срочный звонок от друга с рассказом о душевной драме на полчаса, ни отсутствие помидоров для борща в магазине, где они всегда-всегда были, не выведет вас из равновесия. У вас есть на это время! Хотя, конечно, говорить «нет!» тоже очень помогает, но этот инструмент мы подробно рассмотрим в другой главе.

Упражнение на внедрение в практику учета форс-мажоров:

1. Оцените свой план дня/недели на реалистичность. Если дела на «сегодня и только сегодня» занимают менее 80% – отлично, переходите к пункту 2. Если более 80% – попробуйте расставить приоритеты и приблизиться к этой цифре. Если все же что-то будет сделать совершенно невозможно, то что из списка это может быть? Где последствия от невыполнения будут минимальны? Этому делу поставьте наименьший приоритет и отнесите его в пункт 2.

2. На оставшиеся 20% времени запланируйте дела тоже, но такие, которые в случае форс-мажора можно перенести на завтра. И теперь, когда возникнет тот самый форс-мажор, сначала выполняйте дела из списка 1, как бы ни тянулась рука к списку 2. Чем больше дел вы сделаете из списка 2, тем на дольше вам придется задержаться. Вы отрываете это время у ваших партнеров, детей, хобби и сериальчиков. Поэтому концентрируйтесь на списке 1, и только после его выполнения, если осталось время – переходите ко второму.

Глава 6. Как получать больше удовольствия от работы со списком?

Список дел – это первый и самый важный шаг к победе в битве за продуктивность. Список, как мы уже говорили, поможет вам осознать реальный объем накопившихся дел, поможет определить эффективную последовательность их выполнения, а возможно и расчистит вам путь к уходу домой вовремя.

Но! Кроме количества выполненных дел важно заботиться и о чувстве удовлетворения от проделанной работы.

И тут нам снова поможет список. На него можно посмотреть и понять, как много было сделано. Он четко покажет, куда уходит время. Им можно, опять же, помахать перед начальством или партнером, который подозревает вас в ничегонеделании.

Но список может и еще больше! Он может дать вам ни с чем не сравнимое удовольствие от процесса вычеркивания выполненных дел…

Стоп! Вот тут кроется ошибка. Психологи говорят нам, что если использовать именно вычеркивание, то это неосознанно уменьшает значимость полученного результата. Как будто чего-то просто не стало, что-то просто выкинули. Хотя на самом деле наоборот – у нас появился результат (новые клиенты, более опытные сотрудники, чистый пол, новые подписчики, анализ рынка).

Поэтому чтобы получать максимум удовольствия, рекомендуется не вычеркивать, а «отмечать сделанным» – выделять зеленым маркером или ставить галочки напротив дел, в крайнем случае, подчеркивать.

Что нравится вам больше? Лично меня путают галочки – сложно быстро понять, сколько дел еще осталось сделать. Поэтому я комбинирую – и ставлю галочки, и вычеркиваю. Мне нравится так, а какой способ выберете вы?

Задание: в течение нескольких дней попробуйте разные способы отметок выполненных дел и оцените свои ощущения в конце каждого дня. В результате выберите ваш любимый метод и получайте удовольствие. Даже если вы собрались переписать все в новый список, сначала вычеркните все сделанные дела в старом. Остановитесь на секунду и отметьте для себя, как много работы вы сделали!

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.