Андрей Зубков – Как навести порядок в делах с помощью ИИ: разложите хаос по полочкам (страница 6)

Сделайте сбор за один подход, но ограничьте время, чтобы не застрять. Подойдёт 30–60 минут. Ваша цель – не идеальный список, а максимально полный.

Шаг 1. Найдите все источники, где у вас могут быть дела.

Результат: короткий перечень мест, которые вы сейчас проверите.

Проверьте: заметки в телефоне, блокнот, стикеры, чат с собой, избранное в мессенджерах, письма «надо ответить», календарь (как источник обещаний), вкладки «прочитать потом», список покупок, фото/скриншоты, где вы что-то сохраняли «на потом». Если вы ведёте несколько списков задач – тоже включите их.

Шаг 2. Пройдитесь по источникам и выпишите всё, что выглядит как «надо сделать».

Результат: черновой набор пунктов без структуры.

Правило простое: если это требует действия – переносите. Если сомневаетесь – тоже переносите. Не пытайтесь в этот момент решать, важно это или нет. Важно не потерять.

Шаг 3. Перенесите всё в единый список «входящее».

Результат: один список, в котором собраны все найденные пункты.

«Входящее» может быть в любом удобном месте, но оно должно быть одно. Это может быть отдельная заметка, отдельный список в приложении задач или документ. Главное – чтобы вы могли быстро добавлять туда новые пункты и так же быстро возвращаться к нему для разбора.

Перенос делайте максимально прямолинейно: копируйте текст, переписывайте коротко, пересылайте сообщение в одно место – как вам проще. Если пункт повторяется в разных местах, оставьте один вариант, а остальные не трогайте: сейчас вы собираете, а не чистите.

Шаг 4. Записывайте пункты так, как они есть, не улучшая формулировку.

Результат: скорость выше, сопротивление ниже.

Новички часто застревают на «как правильно назвать задачу». На сборе это мешает. Пишите грубо: «документы», «позвонить», «подарок маме», «разобраться с оплатой», «врач». Если вы не уверены, что именно имели в виду, не выдумывайте – лучше пометьте как непонятное (следующий шаг).

Шаг 5. Отметьте непонятные элементы, которые требуют уточнения.

Результат: список пометок, где именно нужна помощь ИИ или уточнение у людей.

Непонятный элемент – это пункт, по которому вы не можете ответить хотя бы на один из вопросов: что конкретно нужно сделать, для кого/с кем, к какому сроку, какой следующий шаг. Такие пункты помечайте прямо в «входящем», например, добавляя в конце: «(?)» или «нужно уточнить». Не пытайтесь сейчас вспоминать и раскручивать – ваша задача только заметить.

Чтобы уточнять с помощью ИИ, вам пригодится простой формат: вы даёте ИИ сырой текст пункта и просите превратить его в понятное действие и вопросы для прояснения. Важно: если в пункте есть личные данные, названия компаний, номера, адреса – замените их на нейтральные слова (например, «клиент», «банк», «поликлиника»).

Вот шаблон запроса, который можно копировать. Вставляйте по одному непонятному пункту или небольшим блоком:

«У меня есть пункт из списка дел, он сформулирован неясно:

“[вставьте пункт]”.

Сделай так:

1) Предложи 1–2 варианта, как превратить это в конкретную задачу (глагол + результат).

2) Определи “следующий шаг” – самое маленькое действие, которое можно сделать за 5–15 минут.

3) Составь список уточняющих вопросов (до 5), чтобы стало понятно, что именно нужно сделать и к какому сроку.

Не придумывай факты – если данных нет, пометь как “нужно уточнить”.»

Сценарий применения выглядит так. У вас есть: заметка «налоги», письмо с темой «договор», сообщение в чате «напомни про врача», список покупок на листке и несколько вкладок «прочитать». Вы ставите таймер на 45 минут и создаёте один список «входящее».

Проходите по источникам и переносите всё подряд: «налоги (?)», «договор с подрядчиком – ответить (?)», «врач – записаться (?)», «купить батарейки», «прочитать про страховку». На этом вы останавливаетесь: ничего не распределяете по дням и не решаете, что важнее.

Затем берёте только пункты с «(?)» и по одному отправляете в ИИ по шаблону. Для «налоги (?)» ИИ предлагает варианты вроде «собрать документы для декларации» или «проверить сроки оплаты», даёт следующий шаг «найти письмо/уведомление в почте» и задаёт вопросы «за какой период, какой тип налога, есть ли дедлайн». Вы возвращаетесь в «входящее» и рядом с пунктом дописываете уточнение или новый, более понятный пункт, если информации достаточно.

После этого шага у вас должно остаться три вещи, которые стоит удержать. Первое: все ваши разрозненные дела теперь в одном «входящем», и это уже снижает напряжение. Второе: на первом сборе вы не наводите порядок – вы переносите, быстро и без улучшений. Третье: всё непонятное помечайте сразу и уточняйте отдельно, в том числе с помощью ИИ, не заставляя себя «вспомнить прямо сейчас».

Глава 10. Как ИИ помогает разбирать входящее

Обычно входящее копится в разных местах: сообщения в мессенджере, письма, заметки в телефоне, голосовые, фото чеков. В какой-то момент вы открываете всё это и не понимаете, с чего начать. Часть пунктов – реальные дела, часть – просто информация, часть уже не актуальна. Если пытаться разбираться «в голове», легко пропустить важное или потратить час на пересортировку.

Ключевой принцип простой: ИИ помогает не «спланировать вашу жизнь», а быстро превратить сырой список входящего в аккуратные категории, чтобы вы дальше приняли решения сами. То есть ИИ делает черновик разборки, а вы – финальную проверку и правки.

На практике разбор входящего работает как короткая последовательность шагов.

Сначала соберите входящее в один кусок текста. Не нужно переносить всё идеально. Возьмите 5–20 пунктов: строки из чата, темы писем, фразы из заметок. Важно, чтобы каждый пункт был отдельной строкой. Результат шага – небольшой список, который можно целиком скопировать.

Дальше отправьте этот список в ИИ одним сообщением и попросите разложить элементы по типам. Здесь полезно договориться о простых определениях.

Задача – это одно конкретное действие, которое можно сделать за один подход (например, «позвонить», «отправить», «купить»).

Проект – это результат, который требует нескольких шагов (например, «подготовить поездку», «сделать ремонт», «запустить рассылку»).

Заметка – это информация без действия прямо сейчас (например, «идея», «ссылка», «адрес», «мысль»).

Мусор – это то, что не нужно хранить: реклама, дубли, устаревшее, «на всякий случай», если вы точно не будете к этому возвращаться.

Чтобы ИИ не расплывался, задайте формат ответа. Удобно просить таблицу или списки с четырьмя разделами. Ещё важнее – попросить ИИ, если возможно, предложить «следующий шаг» для проектов и задач. Результат шага – черновая сортировка: что куда относится и что, вероятно, делать дальше.

После этого наступает ваша часть: проверка и корректировка. ИИ не знает ваших договорённостей, контекста и реальных сроков. Он может перепутать: принять заметку за задачу, назвать проект задачей, предложить лишний шаг или не заметить, что пункт уже выполнен.

Поэтому вы проходите по списку и делаете три вида правок: уточняете формулировки, добавляете недостающие детали (срок, человек, место) и удаляете то, что вам не нужно. Результат шага – список, который можно перенести в вашу систему: задачи – в список задач, проекты – в список проектов (или отдельный раздел), заметки – в место для справки, мусор – удалить.

Ниже – цельный сценарий, как это выглядит.

Вы открыли утром мессенджер и заметки и за 3 минуты собрали кусок входящего (каждый пункт с новой строки):

– «Скинь, пожалуйста, договор, который был в прошлом месяце» (Ирина)

– Письмо: «Счёт за интернет до 25 числа»

– «Идея: подарки на день рождения папы – книга/кофе/сертификат»

– «Записаться к стоматологу»

– Ссылка на статью про упражнения для спины

– «В пятницу созвон по проекту в 16:00, подготовить вопросы»

– «Купить батарейки АА»

– «Реклама: скидки на курсы английского»

– «Проверить, почему списались деньги в подписке»

Вы отправляете в ИИ запрос (можно копировать как шаблон):

«Разбери список входящего. Раздели каждый пункт на 4 категории: Задачи (одно действие), Проекты (несколько шагов), Заметки (информация без действия), Мусор (не нужно).

Для задач: перепиши в виде глагола + объект, добавь уточняющий вопрос, если данных не хватает.

Для проектов: предложи следующий шаг (самое ближайшее действие).

Вот список (каждый пункт отдельной строкой):

[вставьте список]»

ИИ отвечает, например, так (сокращённо по смыслу):

Задачи: отправить Ирине договор; оплатить счёт за интернет; записаться к стоматологу; подготовить вопросы к созвону; купить батарейки; проверить списание по подписке.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.