Андрей Степанов – Управление развитием компании: инновации, стратегия, мотивация (страница 4)

• проект является длительным по срокам и объемам работ;

• проект является технически сложным;

• проект представляет собой систему, состояющую из отдельных подчастей, которые должны быть объединены в единое целое;

• руководству предприятия необходим единый источник информации и ответственности за проект в целом;

• необходим строгий финансовый контроль за реализацией проекта;

• необходимо быстрое реагирование на изменения условий проекта;

• проект связан с привлечением большого числа функциональных подразделений;

• возможно появление конфликтов между линейными подразделениями, привлекаемыми к реализации проекта;

• существует необходимость ведения внешнеий деятельности (осуществления закупок, заключения договоров).

Недостатки иерархически функциональных структур управления проектами, создаваемых в рамках организации без специализированных подразделений:

• неспособность организации эффективной совместной работы;

• соперничество между линейными подразделениями может привести к потере информации;

• ответственность за взаимоотношения и координацию могут быть размыты из-за неправильного распределения обязанностей;

• с ростом организации руководству становится сложнее уделять внимание проблемам отдельных проектов.

Альтернативны в методологии управления проектами в рамках традиционных иерархических структур:

• назначение головного подразделения ответственным за реализацию проекта;

• осуществление контроля проекта высшим руководством;

• четкое определение прав и обязанностей подразделений;

• назначение координатора проекта.

Координационная группа состоит из высшего руководства, которое содействует реализации проекта.

Условия создания координационной группы:

• проект оказывает большое влияние на функционирование и экономическое положение предприятия;

• проект требует ресурсы предприятия на длительный период;

• с проектом связаны значительные риски.

В группу включаются руководители, которые имеют знания и опыт, имеют право распоряжаться ресурсами, руководят подразделениями, участвующими в проекте.

Задачи координационной группы разделяются на задачи планирования и реализации.

Рисунок 4. Общая схема управления проектов в рамках организации

К задачам планирования относятся:

• определение целей проекта;

• разработка организации проекта (построение организационной и информационной структуры, распределение прав и обязанностей, разработка положения о руководстве проекта, определение процедуры заключения договоров, определение процедура контроля и формирования отчетности о ходе проекта).

К задачам реализации относятся:

• выбор управления проектом;

• обеспечения правами на ресурсы;

• сопровождение реализации проекта;

• работа с внешней средой и факторами риска;

• разрешение конфликтных ситуаций.

Руководитель проекта по своим личным качествам, способностям и полномочиям должен иметь авторитет в организации и обладать определенным уровнем характеристик, например: квалификацией в предметной области проекта, коммуникабельностью, способностью к принятию решений и контролю изменений, навыков планирования и т.д.).

Рабочая группа состоит из сотрудников, непосредственно работающих над осуществлением проекта и подчиненных руководителю проекта. Между рабочей группой и подразделениями существуют устойчивые связи, так как реализация проекта осуществляется в сотрудничестве с компаниями, а полученный результат должен быть интегрирован в имеющуюся структуру.

Каждый участник проекта имеет двух руководителей: руководителя проекта и руководителя по виду деятельности, таким образом, создается матричная структура. Следовательно, при отборе сотрудников в рабочую группу следует руководствоваться определенными критериями персонала:

• компетенции и опыт работы;

• количество специализированных знаний;

• возможность участия в проекте;

• способность работать в коллективе;

• личные интересы и мотивации.

6.1 Основные функции управления проектом

Состояние проекта характеризуется изменением ряда параметров и показателей, которые определяют существо проекта и на основании которых определяется успешность его реализации. Совокупность параметров и является тем, что управляется на проекте, то, что является объектом управления.

Для проектов выделяются наиболее существенные объекты управления, которые называют основными функциями управления проектов и которые разделяются на базовые и интегрирующие

Базовые:

1. Цели проекта, задачи и работы, которые должны быть выполнены, а также необходимые ресурсы, определяющие содержание проекта или его предметную область – функция управления предметной областью проекта.

2. Для каждого проекта устанавливается требование к качеству результатов, по которым оценивается успешность завершения проекта. Определение этих требований и их контроль требуют управления качеством проекта.

3. Для каждого проекта устанавливаются сроки его выполнения, все работы должны быть тщательно спланированы и контролируемы с точки зрения выполнения – управление сроками.

4. Бюджет, управление стоимостью различных этапов проекта определяются содержание управления стоимостью.

Интегрирующие

1. Для каждого проекта возникают задачи по подбору кадров, распределению прав и ответственностей, по определению эффективности совместной работы, все это определеяет функцию управления персоналом.

2. Для каждого проекта необходимо иметь информацию о ходе его реализации, действия по передаче информации об организации каналов связи определяют управление коммуникациями.

3. Внешние исполнители привлекаются к выполнению работ на основе контрактов. Деятельность по подготовке, планированию, заключению и контролю за выполнением контрактов отводится функции управления контрактами.

4. Реализация проекта связана с неопределенностями и рисками, уровень рисков можно снизить за сет принятия специализированных мер, совокупность действия по определению и снижению уровней риска проекта составляет содержание функции управления рисками.

6.2 Жизненный цикл проекта

Каждый проект проходит ряд этапов, их совокупность составляет жизненный цикл:

• начальный, концепция проекта

• планирование;

• реализация;

• окончание.

Каждому этапу присущи определенные работы:

• начальный этап: сбор данных и анализ состояния, определение целей, задач, требований и ограничений проекта, утверждение концепции проекта;