Андрей Хилев – Утрой продажи (страница 10)

– У нашего вообще-то двести, но он говорит японцу гордо: – У нас десять!

На следующий день они встречаются, японец выглядит уставшим и не выспавшимся, и говорит:

– Слушай, я всю ночь думал и никак не могу понять: что у тебя этот десятый работник в полную смену делает?

Расточитель времени – Неэффективные коммуникации.

Подумайте о том, как сделать так, чтобы коммуникации в компании были тем, которые помогут сократит время, ведь не стоит тратить время на сочинение письма или распоряжения, если достаточно просто позвонить.

Пример:

Procter & Gamble специально создали внутренний портал для сотрудников, где они могут легко найти необходимую информацию, общаться и делиться знаниями. Этот портал способствует более эффективной коммуникации и совместной работе.

Расточитель времени – Нерешительность.

Часто руководитель боится поступить неправильно. Как быть тогда, когда решение необходимо принять? Есть такой метод – «Посоветуйся с часами». Этот метод изобрел венчурный инвестор Патрик МакГиннис.

“Для выбора между всякими повседневными мелочами я использую метод «Посоветуйся с часами». Я сокращаю список вариантов до двух. Затем назначаю каждому варианту по одной стороне моих часов – правую или левую. Смотрю, на какой половине циферблата находится секундная стрелка в этот момент.

Решение принято. Это звучит глупо, но, если попробуете этот метод, ты мне ещё спасибо скажешь. Очень сильно экономит время”.

Есть другой вариант, не откладывая в долгий ящик, подойти к вышестоящему руководителю, обрисовать ситуацию, предложить 2-3 решения и попросить помочь принять правильное решение.

Пример:

Amazon известен своим принципом "двухпроцентного решения". В соответствии с этим принципом, если руководитель не может принять решение в течение небольшого времени (например, 10-15 минут), то он/она обязан передать его для принятие решения выше по иерархии. Это помогает избежать долгих затянутых обсуждений и способствует более быстрому движению проектов.

Расточитель времени – социальные сети и сайты.

Очень много работников вместо того, чтобы работать занимаются только тем, что просматривают всевозможные сайты и публикации. Как это ограничивать – есть 2 пути: сделать блокировки группы сайтов, для того чтобы работники не могли туда заходить. Второй путь – отслеживать на сервере активность работника на сайтах, затем удерживать стоимость впустую потраченного времени работника с его бонусов, или доплат.

Пример:

В Daimler AG была внедрена система мониторинга активности сотрудников. Она отслеживала время, проведенное на определенных сайтах, и предостерегала сотрудников о превышении лимитов. Это стимулировало более ответственное использование интернета на рабочем месте.

Расточитель времени – использование и писание бумаг в офисе.

Живя в 21 веке глупо писать на бумаге, передавать ее на согласование, исправление. Не тратьте впустую время, есть куча бесплатных программ, которые в автоматическом виде будут отражать всю динамику, анализы, прогнозы. Там, где есть возможность- переводите все в цифру. Это обойдется намного дешевле. Подумайте, если ваш сотрудник тратит на составление бумажных отчетов хотя бы 2 часа в неделю, умножьте цифру на общее число работников, приплюсуйте время ознакомления с бумагами всех руководителей, затем исправления и корректировки, затем умножьте эти потери на год – и вы самим увидите экономию, то любая платная программа будет просто эффективнее и будет меньше стоить.

"Работа растягивается до той степени, насколько она доступна." Закон Паркинсона

Это означает, что время, выделенное на выполнение задачи, часто заполняется чем-то еще, не зависимо от сложности самой задачи. В результате, если у вас нет четкого плана и контроля над временем, задачи могут занимать у сотрудников гораздо больше времени, чем это действительно им необходимо.

Проведите у себя мозговой штурм по теме – что сотрудники считают главными источниками потери своего времени. Подумайте над инструментами его сокращения. Вы один никогда не сможете оценить основные источники потерь, не зная о том, что на самом деле ими является. У вас есть только представление о факте, но поверьте, что мнение одного или двух человек – это только предположение. Правду знают те, кто работает в компании.

Рекомендации Томаша Навратила, эксперта по управлению:

" Топ-5 главных причин неоправданной потери рабочего времени это:

– поздний приход на работу и ранний уход.

– перекуры. Я бы вообще не разрешал курить на предприятии. Запрещено же государством! Зачем оставили курилки? Перекур вас расслабляет, а вы должны работать…

– слабая внутренняя логистика. Когда вы идете за инструментом, что-то ищете – теряете время и расслабляетесь.

– ожидание принятия решений: это огромная потеря времени.

– крайне тяжелые бюрократические процессы согласования чего-либо. Уверяю вас, что все согласовать можно не за 6, а за два часа".

Нет ничего сложного в том, чтобы начать заниматься этим у себя. Сразу вы можете отключать доступ на все не нужные сайты, с компьютеров, поработать над неэффективными коммуникациями.

ИДЕЯ № 11. ДУМАЙТЕ И ПЛАНИРУЙТЕ НА БУМАГЕ.

Слово – "бумага" тут используется иносказательно, вы можете это делать в календарях, программах, везде, с чем вы работаете.

Почему необходимо планировать?

Если у вас стоит точка Х для того, чтобы отдых был полноценным, и Вы хотите поехать отдыхать, или посетить парк – ставьте шкалу обратного отсчета. Что ВЫ должны успеть “ДО”, а что “После”. Мероприятия, которые будут мешать, просто уберите или перенесите. Это Ваша жизнь.

Анекдот:

В футбольной команде сменился капитан и команда стала подряд все матчи выигрывать. Бывший капитан думает, в чем же дело? Игроки ведь те же самые. Позвонил новому капитану и попросит объяснить, в чём успех.

Новый объясняет:

– Да, это очень просто. У тебя раньше перед матчем судья просил монетку, чтобы жребий бросать?

– Просил.

– Ты, что ему давал?

– Ну, не знаю, гривенник.

– А я сто баксов.

Но поверьте, вначале это будет казаться будет не удобным, не нужным. Вы будете считать, что сами успешно справляетесь, не включая ни точки начала, ни точки конца. Не льстите, вы опять вернетесь с точки, которой начинали…

На самом деле всегда и везде успевает человек, который не спешит! Он просто планирует сам и имеет или в голове (что редкость), или на бумаге план, что и когда надо сделать.

Все что не в плане должно быть оценено с точки зрения -а насколько это мероприятие для меня важно именно сейчас. Если не важно – перенести.

Например:

Ничего страшного, если к Вам обратился руководитель со срочной работой. Вы спокойно, уверенно, поставьте своего руководителя в известность, что у вас уже на сегодня есть срочные и первоочередные работы. Вы его предупреждаете, что вы сейчас занимаетесь этой работой, которую должны окончить к … Если Вы вдруг должны срочно заняться другим, то работа не будет окончена в срок и далее будет перенесена.

Руководитель пусть сам примем решение, будет ли он делать сам, перепоручит ее другому, или избавит Вас от другой срочной работы.

Не стоит убиваться или убивать работников работой по 14 часов. Это ваша жизнь и она у вас одна.

Вам в помощь "МАТРИЦА Эйзенхауэра". Решения, которые мы хотим принять, необходимо разложить на 4 папки –

А) Срочные и Важные (делаю сам);

В) Важные, но не срочные (делаю при первой возможности);

С) Срочные и не важные (делегирую);

D) Не срочные и не важные (перепоручаю или откладываю).

На листе сделайте матрицу и распишите свои дела

Важные и срочные на неделю/ месяц/квартал/год

______________________________________________________

______________________________________________________

Важные и не срочные

______________________________________________________

______________________________________________________

Срочные и не важные

______________________________________________________

______________________________________________________