Организуйте качественный отдых как в рабочее время, так и вне его. Человеческая жизнь подвержена различным ритмам, и отдых тоже должен следовать этим ритмам. Например, уделяйте 5 минут на отдых каждый час.
Во время перерывов отвлекитесь от работы, чтобы лучше восстановить силы. Вместо того чтобы сидеть в интернете, лучше прогуляйтесь или выполните несколько физических упражнений.
Сделайте свою лень творческой. В моменты бездействия насыщайте свой разум информацией по важным для вас творческим темам и позволяйте себе лениться на полную катушку, не пытаясь решать возникшие проблемы и не испытывая угрызений совести.
Улучшите качество сна, придерживаясь режима и оптимизируя его продолжительность. Наш сон состоит из нескольких циклов, каждый из которых длится 1−1,5 часа. Если продолжительность сна совпадает с длиной цикла, просыпаться будет гораздо легче. Перед сном проветрите помещение, избегайте переедания и разгрузите разум от дневных забот, прогулявшись или прочитав художественную книгу.
Используйте «микросон» в течение рабочего дня. Биоритмы человека предполагают два подъема и два спада в течение суток. Первый спад обычно приходится на 13−15 часов, а второй — на вечер. Если вы отдохнете 10−15 минут во время первого спада, эффективность работы существенно возрастет.
2. Мотивация: как справляться с неприятными задачами
Чтобы быстрее справляться со сложными и неприятными задачами, научитесь настраиваться на них с помощью «якорей», материальных привязок — музыки, цветов, ритуалов. Однако не используйте «якорь», связанный с работой, во время отдыха.
Применяйте «метод швейцарского сыра» — выполняйте задачу не последовательно, а в произвольном порядке. Со временем в «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его станет легко.
Разделите задачу на несколько частей и поощряйте себя после завершения каждой. Каждый день выполняйте хотя бы одну «лягушку» — простую, но неприятную задачу. Обычно такие задачи накапливаются и становятся источником проблем. Если же вы будете решать одну из них каждое утро, они быстро исчезнут и подарят вам хорошее настроение на весь день.
Делите «слонов» (крупные задачи) на «бифштексы» (меньшие части). Если задача велика и кажется невыполнимой, разбейте её на более мелкие и управляемые части. Отслеживайте время, затрачиваемое на выполнение «слоновых» задач. Фиксация количественного показателя может подтолкнуть человека к действию.
«Сожгите корабли» — создайте такие условия, при которых отказаться от выполнения задания будет невозможно. Такие ситуации часто способствуют более эффективной работе людей определённых типов.
Ведите таблицу ежедневных дел и отмечайте выполненные задачи. Слишком много пропусков по какому-либо пункту должно вас насторожить и побудить к действию.
Создайте календарь-пинарик. В верхней строке укажите прошедшие годы, в нижней — будущие, а в строках таблицы — дни месяцев. Каждое утро, начиная работу, зачеркивайте половину дня. Вечером — вторую половину. Это поможет вам осознать течение времени.
3. Цели: как приблизить мечты к реальности
Определите свою миссию, сформулируйте личные ценности и установите долгосрочные цели. Вместо «реактивного» подхода — реакции на внешние обстоятельства, применяйте «проактивный» — стройте свою жизнь по собственному желанию и активно вливайте на события.
Для определения целей представьте, каким вы хотите видеть свой день через несколько лет. Старайтесь освободиться от навязанных стереотипов — дорогих автомобилей, часов и прочих атрибутов, если они не представляют для вас реальной ценности.
Определить ценности поможет «мемуарник». Записывайте в него важнейшие события своей жизни. «Мемуарник» поможет вам составить список ключевых ценностей и побудит уделять несколько минут каждый день вопросу о Главном.
Сформулируйте свою личную миссию в виде эпитафии. Что изменится в мире и останется после вас, когда всё закончится?
Ищите своё призвание. Если миссию можно изменить, то призвание — нет. Призвание — это осознание того, что, кроме вас, никто не справится с этой задачей. Это может быть не только революционное открытие, но и простая жизненная задача.
Выявите 5−7 ключевых сфер вашей жизни, чтобы увидеть общую структуру и достичь гармонии в различных направлениях деятельности. Карта ключевых областей напоминает дерево. Вместо хаоса мелких дел — четкие ветви с листьями-делами.
Нарисуйте график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам, чтобы отслеживать ваше движение. Порой трудно понять, чего хочется, но лучше немного ошибиться и потом скорректировать планы, чем спустя годы осознать, что время прошло, а ничего не достигнуто.
Наиболее близкие и понятные цели сделайте измеримыми с помощью техники SMART:
Четко определите, чего вы хотите и в какие сроки, а затем выразите это в денежном эквиваленте.
4. Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся мире
Контекстное и среднесрочное планирование по методу «День — Неделя» поможет вам всегда уложиться в срок.
Задачам, которые сложно привязать к определённому времени, подойдет контекстный подход. Для каждой такой задачи заведите отдельную страницу в ежедневнике или категорию задач в компьютерной системе планирования.
При командной работе удобно использовать доски контекстного планирования, где в строках перечислены проекты, а в столбцах — участники команды. На их пересечении указаны задачи. Менеджер сразу увидит, за какие задачи отвечает подчинённый, и какие вопросы необходимо обсудить.
Задачи с жёстким сроком исполнения эффективнее планировать на год, неделю и день, учитывая правила перемещения задач между разделами. Вечером, при планировании следующего дня, просматривайте раздел «Неделя». Все актуальные задачи переносите в раздел «День». При планировании следующей недели проверяйте раздел «Год».
Такой подход позволяет избежать жестких рамок и гарантирует, что нужная задача не будет забыта во время просмотра разделов «Год» и «Неделя».
Раздел «Неделя» можно дополнить следующими инструментами планирования.
«Долгосрочный» раздел — это «стратегическая картонка» со списком ключевых целей на ближайшие полгода-год. Она может включать:
По аналогии с принципом «День — Неделя» можно организовать работу сотрудников на доске планирования. Для этого в столбцах перечислите сотрудников, в строках — горизонты планирования, а на их пересечении — задачи.
Для контроля рутинных дел полезна таблица, в строках которой перечислены эти дела, а в столбцах — время, за которое их нужно выполнить. На пересечениях отмечаются выполненные и невыполненные задачи. Пропуск такой задачи не играет большой роли, но большое количество пропусков сразу станет заметно.
Для выполнения долгосрочных задач определите, сколько времени в день на них уйдет, и включите их в недельный план. Для этого возьмите общий объём работы, производительность труда и вычислите, сколько времени потребуется на задачу. Затем разделите это время на части и внесите их в еженедельный план.
5. Планирование: как укладываться в сроки
Настройте личную систему планирования рабочего дня, используя «жёсткие» и «гибкие» задачи. Выделяйте 10 минут на создание полного представления о задачах на день. План дня должен быть собран в одном месте и обязательно в письменном виде. Формат и носитель выбирайте на своё усмотрение. Главное — чтобы вам это действительно нравилось, и вам хотелось к этому возвращаться.
В течение дня корректируйте план в зависимости от обстоятельств. Составленный план — это не догма, он нужен для изменения ситуации.
Заведите «стратегическую картонку» с ключевыми долгосрочными целями. На этот же лист можно записывать задачи, не привязанные к конкретному дню, чтобы они всегда были на виду; держать список актуальных контактов; выписывать «темы для размышлений» и т. д.
В плане дня разделяйте «жёсткие», «гибкие» и «бюджетируемые» задачи.
Сначала планируйте жёсткие, затем бюджетируемые, после — гибкие задачи.
Выделите 2−3 приоритетные задачи в списке и начните с них. К приоритетным делам относятся срочные и контролирующие работу подчинённых. Выполнение задач в таком порядке позволит сделать наиболее важные дела, даже если некоторые менее приоритетные задачи останутся невыполненными.
Запланируйте «жёсткие» встречи с запасом времени. Согласуйте с партнёрами, насколько точно нужно приходить на встречу.
Запасайтесь избыточной информацией на случай, если всё пойдёт не по плану. Это позволит вам сэкономить время, если партнёр не встретит вас, мобильный будет недоступен, а в аэропорту ночью не окажется ни одного такси.
6. Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное
Научитесь отсеивать лишние дела и выделять ключевые задачи. Расширьте арсенал своих «стратегий отказа», чтобы очистить жизнь от ненужных дел. Приучайте окружающих к твёрдому «нет» без объяснения причин.
Применяйте «здоровый пофигизм» и откладывайте ненужные дела на как можно более длительный срок. Часто до их выполнения дело просто не доходит.
«Покупайте» время, нанимая специалистов. При этом можно не привлекать постоянных помощников, а ограничиться разовыми услугами.
Придавая задания подчинённым, не требуйте от них напоминаний о них. Создавайте собственный обзор задач и контролируйте их выполнение самостоятельно.
Используйте для приоритезации задач взвешенные оценки. Определите критерии и значимость каждого из них, чтобы в итоге они давали 100%. Затем оцените задачу по каждому критерию, умножьте оценки на значимость, сложите их и получите итоговую оценку. После этого отсортируйте задачи в соответствии с этими оценками.
7. Информация: как управлять творческим хаосом
Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, которые позволят держать её под контролем.
Читайте не менее одной серьёзной деловой или художественной книги в неделю. Скорочтение оставьте профессионалам, работающим с большими объёмами информации. Читайте меньше, но лучше.
Чаще возвращайтесь к ключевой информации — записывайте номера страниц, мысли, делайте ксерокопии, рисуйте схемы.
Применяйте знания на практике, и только после этого переходите к следующей книге.
В процессе чтения расставляйте приоритеты — лучше вдумчиво прочитать несколько ключевых глав, чем поверхностно пробежать всю книгу.
Отфильтруйте информационный мусор, который поступает из СМИ — старайтесь получать только нужную вам информацию. Записывайте передачи и смотрите их в удобное время и без рекламы, меньше времени проводите перед телевизором или в интернете.
Используйте электронную почту, которая не требует онлайн-присутствия. Вы можете написать сообщение, а адресат прочитает его в удобное время.
Освойте метод слепой десятипальцевой печати — вы начнёте писать быстро и сэкономите много времени.
Отключите уведомления о новой почте, так как они отвлекают от текущих дел. Проверяйте почту 3−4 раза в день. Договоритесь с коллегами о чётком времени проверки. Настройте автоматическую сортировку электронной почты и уделяйте ей внимание в порядке приоритетности.
Используйте папки электронной почты как инструмент контроля «День — Неделя». Распределяйте письма по тематическим папкам и оставляйте во «Входящих» не более 15−20 самых важных сообщений.
«Выращивайте» порядок в документации методом ограниченного хаоса:
Создайте картотеку мыслей. Накопленные мысли могут сочетаться друг с другом и порождать новые. По мере развития каких-либо идей выделяйте их в отдельные направления.
Организуйте информационное пространство в соответствии со структурой человеческого внимания. Сознание может работать только с одним объектом, предсознание — с 5−9, подсознание — с бесконечным количеством. Если вы приблизили что-то к центру внимания, обязательно отдалите что-то от него. Это позволит оптимально расходовать ваше внимание.
Выделите на рабочем столе область для 5−9 основных текущих задач, входящий и исходящий накопители, контекстные лотки и контрольные лотки по методу «День — Неделя». По завершении рабочего дня разложите документы из исходящего накопителя по тематическим папкам.
8. Поглотители: как найти резервы времени
Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать резервы времени. Проведите учёт вашего времени в течение 2−3 недель, чтобы понять, на что вы его расходуете. Примерно раз в час фиксируйте все дела с точностью до 5−10 минут. Мелкие перерывы отмечайте галочками на полях.
Сформируйте 2−3 количественных показателя эффективности и отслеживайте их в динамике. Как только вы начнёте наглядно фиксировать количественный показатель, он начнёт улучшаться.
Периодически проводите повторный хронометраж, чтобы оставаться «в тонусе» и вовремя исправлять перекосы в личном бюджете времени.
Типичный резерв — время в пути. Наполняйте транспортное и командировочное время полезными для вас делами.
Имейте план на случай технических форс-мажоров. Если сломался компьютер — займитесь тем, на что не хватало времени. И обязательно делайте резервные копии важных данных.
Проводите совещания более эффективно:
Помните, что система управления временем требует постоянного совершенствования.
9. «ТМ-бацилла»: как донести ТМ-идею до окружающих
Мы не достигнем 100% эффективности, если не скоординируем свой личный тайм-менеджмент с окружающими. Передайте «ТМ-бациллу» окружающим, чтобы они разумно использовали время. Посчитайте цену своего времени и защищайте его так же жестко, как и деньги.
Предлагая ТМ-идеи своему начальнику, демонстрируйте их полезность для дела, а не комфортность для себя. Начните с инструментов, полезных и недорогих для руководителя. Представьте их «в действии», а не в теории. Ваша идея должна сама прийти в голову руководителю — это упростит её принятие.
Убедите своих сотрудников в эффективности тайм-менеджмента, показывая личный пример. Стимулируйте использование этих методов — сотрудники должны осознать, почему важно и возможно управлять своим временем. Регулярно предлагайте им новые стратегии.
Внедряйте техники тайм-менеджмента постепенно, используя минимальное количество инструментов. Придумайте простые и быстрые мотивационные подходы. Протестируйте методы на одном сотруднике или в одном отделе, чтобы все смогли увидеть реальные преимущества и недостатки.
Для интеграции тайм-менеджмента в личные отношения научитесь достигать соглашений. Не навязывайте партнёру свои предпочтения, ищите компромиссы, которые учитывают интересы обеих сторон.
Выделяйте время для восстановления своей энергии и работоспособности. То, что для вас очевидно, может быть не таковым для другого человека, поэтому чётко объясняйте или записывайте принципы взаимодействия.
Предлагайте тайм-менеджмент детям в игровой форме, развивая в них «проактивный» подход к жизни.
10. ТМ-манифест: от инструмента к идеологии
Использование техник тайм-менеджмента без осознания их идеологии ограничит вас лишь частью их возможностей. Однако, поняв идеологию ТМ, вы научитесь управлять своим временем более эффективно и достигнете нового уровня.
Тайм-менеджмент — это многоуровневая система, способная изменить ценности человека. Вы перейдёте от простого управления временем к размышлениям о своих целях и приоритетах.
Аксиомы тайм-менеджмента:
Даже самые незначительные действия могут улучшить мир. Развивайтесь, двигайтесь вперёд, никогда не останавливайтесь.
Комментарии